Microsoft Excel từ lâu đã được công nhận là một trong những ứng dụng bảng tính mạnh mẽ nhất hiện có. Nó không chỉ là một chương trình quản lý dự án hiệu quả, công cụ lập ngân sách cho tài chính cá nhân, mà còn phục vụ vô số mục đích độc đáo khác như theo dõi quá trình tập luyện, lên kế hoạch du lịch hay thậm chí là chơi game. Mặc dù sở hữu nhiều tính năng ấn tượng, vẫn còn một số lĩnh vực mà ứng dụng “tính toán số liệu” này của Microsoft cần được cải thiện.
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, nhiều đối thủ đã bắt kịp và thậm chí cung cấp một số tính năng ưu việt hơn, giúp nâng cao năng suất và làm cho quy trình làm việc trở nên mượt mà hơn. Dưới đây là 5 tính năng đáng giá mà tôi thực sự mong muốn Microsoft sẽ sớm giới thiệu trong Excel. Thật ngạc nhiên khi chúng vẫn chưa xuất hiện trên nền tảng này, xét đến những lợi ích to lớn mà chúng mang lại cho người dùng công nghệ nói chung và người dùng Việt nói riêng.
1. Cộng tác thời gian thực với tính năng chat
Từ Google Sheets
Tôi không thường xuyên làm việc với bảng tính, nhưng khi cần, tôi chủ yếu dùng để tổng hợp thu nhập, chi phí, các khoản đầu tư, đặc biệt là phục vụ mục đích thuế. Vì tôi không tự mình khai thuế, tôi cần chia sẻ bảng tính với kế toán viên. Đây chính là lúc tôi cực kỳ mong muốn Excel có tính năng cộng tác giống như Google Sheets. Do dữ liệu trong bảng có tính động và có thể thay đổi thường xuyên, việc gửi đi gửi lại bảng tính mỗi khi có chỉnh sửa trở thành một công việc khá phiền phức.
Hơn nữa, nếu kế toán viên có bất kỳ thắc mắc nào về một mục nhập cụ thể, họ thường gọi điện cho tôi để hỏi. Số lượng cuộc gọi chỉ tăng lên khi có nhiều câu hỏi hơn. Nếu Excel cho phép chat ngay trong ứng dụng khi cộng tác với nhiều người dùng, quy trình làm việc sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều so với hiện tại.
Giao diện tính năng chat trong Google Sheets hỗ trợ cộng tác làm việc nhóm
2. Tự động hóa không cần mã hóa
Từ Smartsheet
Excel sở hữu vô số hàm và công thức mở ra một thế giới khả năng mới với dữ liệu. Một khi đã nắm vững cách sử dụng các hàm này, bạn có thể tạo ra “phép thuật” với những con số. Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất là việc học cách sử dụng chúng. Các lập trình viên hoặc những người có kinh nghiệm về mã hóa sẽ dễ dàng tạo tự động hóa trong Excel hơn vì cú pháp tương tự như trong các ngôn ngữ lập trình khác. Nhưng đối với người dùng phổ thông, điều này có thể khá khó khăn.
Tôi ước Excel sẽ có cách tiếp cận tương tự như Smartsheet trong vấn đề này. Ứng dụng này cung cấp một giao diện đồ họa đơn giản, nơi bạn có thể thêm các giá trị đầu vào vào các cột như “nếu điều này” và “thì điều đó”. Ví dụ, giả sử bạn có một bảng tính ghi lại hồ sơ chấm công của nơi làm việc. Trên Smartsheet, bạn có thể lập trình một hệ thống tự động hóa gửi email cho nhân viên với số ngày nghỉ phép còn lại mỗi khi ô tương ứng của họ hiển thị “Vắng mặt”. Bạn cũng có thể làm điều này trong Excel, nhưng nó sẽ đòi hỏi nhiều kiến thức kỹ thuật hơn.
Biểu đồ minh họa quy trình tự động hóa tác vụ trong Excel hoặc các ứng dụng bảng tính khác
3. Nhập dữ liệu trực tiếp với tự động làm mới theo thời gian thực
Từ Quip
Excel hỗ trợ nhập dữ liệu trực tiếp để tạo bảng điều khiển dự án (project dashboard) hoặc thậm chí những thứ đơn giản hơn như bảng Pivot. Bạn có thể nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, như các ứng dụng khác, cơ sở dữ liệu và các trang web trực tuyến. Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất là dữ liệu đã nhập không được làm mới theo thời gian thực. Bạn có thể thiết lập một khoảng thời gian làm mới tự động hoặc sử dụng nút làm mới thủ công để nhập dữ liệu mới theo một tần suất nhất định, nhưng đó vẫn là một bước bổ sung.
Các nền tảng như Quip cho phép nhập dữ liệu thực sự làm mới theo thời gian thực. Nếu bạn đã nhập một bảng thông qua API, những thay đổi trong dữ liệu nguồn sẽ được phản ánh ngay lập tức mà không cần bất kỳ sự can thiệp thủ công nào. Chẳng hạn, giả sử bạn đã nhập biểu đồ giá cho một sản phẩm đang bán tại cửa hàng và đã lập các dự báo bằng cách sử dụng nó. Giả sử giá của một vài sản phẩm biến động dựa trên nhu cầu, tất cả các dự báo của bạn cũng sẽ tự động thay đổi theo thời gian thực. Đã đến lúc Excel nên có chức năng này để đạt độ chính xác cao hơn.
Tính năng nhập dữ liệu trực tiếp vào Excel cho bảng điều khiển dự án
4. Các mẫu quy trình làm việc có sẵn
Từ Sheetgo
Không có gì ngạc nhiên khi Excel có nhiều mẫu dựng sẵn cho phép bạn thực hiện vô số việc khác nhau. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng chúng để tạo kế hoạch du lịch, biểu đồ calo, hóa đơn cho khách hàng hoặc thậm chí là bảng chấm công cho trường học hay công ty. Mặc dù những mẫu này hữu ích, nhưng chúng không thực sự giúp ích cho chức năng cốt lõi là hoàn thành công việc hàng ngày trong Excel một cách hiệu quả.
Đó là lúc các mẫu quy trình làm việc trực quan trên Sheetgo trở nên hữu ích. Nền tảng này có các mẫu được định sẵn mô phỏng nhiều quy trình làm việc khác nhau, cung cấp hướng dẫn từng bước cho người dùng để thực hiện một tác vụ nhất định. Giả sử bạn được giao nhiệm vụ tạo một báo cáo dự án với nhiều luồng dữ liệu. Nếu bạn sử dụng mẫu Báo cáo Dự án trong Sheetgo, nó sẽ hướng dẫn bạn qua quá trình từ việc nhập dữ liệu từ tất cả các nguồn cần thiết, xử lý dữ liệu theo nhu cầu của bạn, và sau đó thực hiện báo cáo. Vì Excel có thể khá phức tạp đối với người dùng mới, một tính năng như thế này có thể giúp ích rất nhiều trong việc làm cho nền tảng dễ sử dụng hơn.
Mẫu báo cáo doanh thu và bảng tính theo dõi chi phí trong Excel
5. Truy vấn bằng ngôn ngữ tự nhiên
Từ Google Sheets
Một tính năng khác chắc chắn sẽ làm cho việc sử dụng Excel đơn giản hơn là khả năng đặt câu hỏi dưới dạng các câu tự nhiên, giống như cách bạn trò chuyện với một người. Ví dụ, tính năng Explore của Google Sheets (hiện đã bị loại bỏ) từng cho phép bạn hỏi những câu như “doanh số theo khu vực là bao nhiêu?” hoặc “bang nào có số lượng khách hàng tối đa?”. Thuật toán sau đó sẽ quét bảng tính và tìm câu trả lời.
Trong Excel, bạn sẽ phải sử dụng Power Query để có được những kết quả như vậy, và ngay cả khi đó, bạn vẫn phải nhập liệu thủ công để cho Excel biết nơi cần kiểm tra dữ liệu. Hãy tưởng tượng bạn có thể xây dựng một biểu đồ hình tròn bằng một lệnh đơn giản thay vì phải tạo bảng Pivot rồi sau đó tự tạo biểu đồ. Điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian. Không rõ tại sao Google lại loại bỏ tính năng này, nhưng đã đến lúc Microsoft nên thêm nó vào Excel.
Giao diện Power Pivot trong Excel giúp phân tích dữ liệu lớn
Đã đến lúc Excel phải tăng tốc
Không thể phủ nhận rằng Excel vẫn là tiêu chuẩn vàng cho các ứng dụng bảng tính và mọi loại tính toán hay phân tích dữ liệu chuyên sâu. Sự linh hoạt mà nó mang lại với bảng Pivot, dashboard, v.v., khiến nó trở thành lựa chọn hàng đầu cho phần lớn các tập đoàn trên thế giới. Tuy nhiên, việc bổ sung những yếu tố then chốt này sẽ nâng tầm Excel lên một cấp độ mới và thậm chí có thể biến nó thành lựa chọn mặc định cho nhiều lĩnh vực. Điều này thậm chí có thể khuyến khích những người hiện đang sử dụng các giải pháp thay thế miễn phí chuyển sang trả phí cho phiên bản Office hoặc Microsoft 365 mới nhất.
