Tôi từng là một người hâm mộ cuồng nhiệt của OneNote. Sự tự do của không gian làm việc vô hạn, số lượng trang không giới hạn, cùng với lời hứa về khả năng sắp xếp liền mạch bằng sổ tay và phần mục – tất cả dường như thật hoàn hảo. Tuy nhiên, khi quy trình làm việc của tôi ngày càng phát triển, ứng dụng ghi chú của Microsoft bắt đầu bộc lộ những hạn chế. Tốc độ đồng bộ thường xuyên không ổn định, các mẫu thiết kế đã không được cập nhật kể từ thời tôi còn học đại học, và chưa kể đến sự rườm rà trong tính năng cộng tác.
Ngày càng rõ ràng rằng OneNote không còn theo kịp với những yêu cầu của một người dùng hiện đại như tôi. Dưới đây là những lý do cụ thể khiến tôi quyết định chia tay OneNote để tìm kiếm một công cụ ghi chú tốt hơn.
Giao diện ứng dụng OneNote trên máy tính, thể hiện các tính năng ghi chú và tổ chức
7. Tốc Độ Đồng Bộ Kém Hiệu Quả
Tôi Đã Bỏ Lỡ Nhiều Chỉnh Sửa Và Ghi Chú Mới
Điều này không có gì ngạc nhiên với những người dùng OneNote lâu năm. Mặc dù được trang bị nhiều tính năng, tốc độ đồng bộ chưa bao giờ là điểm mạnh của OneNote. Đây là một trong những khía cạnh gây khó chịu nhất khi sử dụng ứng dụng ghi chú của Microsoft. Vì tôi thường xuyên chuyển đổi giữa máy tính để bàn chạy Windows, MacBook Pro và Pixel 8, nên khả năng đồng bộ liền mạch là vô cùng quan trọng.
Hình ảnh minh họa tính năng vẽ tay hoặc ghi chú phác thảo trong OneNote, thường gặp vấn đề đồng bộ
Đã có nhiều lần tôi thấy mình đang xem một phiên bản cũ của ghi chú. Đôi khi, một ghi chú hoàn toàn mới mà tôi vừa ghi lại trong một khoảnh khắc cảm hứng dường như biến mất một cách bí ẩn. Mặc dù tốc độ đồng bộ của OneNote đã cải thiện đáng kể qua nhiều năm, nhưng nó vẫn tụt hậu so với các đối thủ hiện đại. Các ứng dụng như Bear Notes, Craft và thậm chí cả Google Keep đã đặt ra một tiêu chuẩn mới cho khả năng đồng bộ gần như tức thì.
6. Thư Viện Mẫu (Templates) Lỗi Thời
Thư Viện Mẫu Đã Không Thay Đổi Trong Nhiều Năm
Thư viện mẫu của OneNote để lại nhiều điều đáng mong muốn. Dường như Microsoft đã tạo ra một bộ mẫu cách đây nhiều năm rồi đơn giản là quên mất chúng. Bộ sưu tập này mỏng manh và ở mức cơ bản nhất. Chúng trông và cảm thấy lỗi thời, với thiết kế nhạt nhẽo và không có cảm hứng.
Mẫu danh sách việc cần làm (to-do list) cơ bản và cũ kỹ trong OneNote
So với thư viện mẫu sôi động và năng động của các ứng dụng như Notion, các tùy chọn của OneNote trở nên kém hấp dẫn. Không gian làm việc cộng tác hiện đại hơn này cung cấp hơn 30.000 mẫu thuộc nhiều danh mục khác nhau, đáp ứng mọi nhu cầu.
5. Sự Không Nhất Quán Giữa Các Nền Tảng
OneNote Cho Windows Không Hỗ Trợ Font Aptos Mới
Trải nghiệm OneNote không nhất quán giữa các phiên bản Windows và Mac thực sự gây khó chịu. Cứ như thể hai phiên bản này được phát triển trong các vũ trụ song song.
Mẫu quản lý thời gian trong OneNote, minh họa sự thiếu nhất quán giữa các phiên bản
Ngoài những khác biệt về giao diện người dùng, OneNote cho Windows, đáng ngạc nhiên, lại không hỗ trợ font Aptos mới nhất của Microsoft. Đôi khi, tôi bắt đầu một ghi chú trên Mac với font Aptos, và chúng lại bị chuyển về Calibri trong phiên bản Windows. Hơn nữa, thư viện mẫu chỉ giới hạn ở phiên bản Windows. Với tư cách là người thường xuyên chuyển đổi giữa MacBook Pro và máy tính để bàn Windows, tôi khao khát một trải nghiệm nhất quán trên mọi nền tảng, điều mà OneNote không thể đáp ứng.
4. Ghi Chú Dạng Container Đã Lỗi Thời
Không Thể So Sánh Với Các Trình Soạn Thảo Dạng Khối Hiện Đại
OneNote sử dụng các “container” (hộp chứa), về cơ bản là các hộp trong một trang nơi bạn có thể nhóm văn bản, hình ảnh và các yếu tố khác. Mặc dù cách tiếp cận này từng rất sáng tạo vào thời điểm đó, nhưng nó lại cảm thấy lỗi thời so với các trình soạn thảo dạng khối (block-based editors) hiện đại được tìm thấy trong các ứng dụng như Evernote, Notion, Craft và thậm chí cả Microsoft Loop.
Giao diện người dùng OneNote hiển thị cách tổ chức nội dung bằng các "container" lỗi thời
Các trình soạn thảo dạng khối mang lại cách tiếp cận ghi chú linh hoạt hơn nhiều. Mỗi phần nội dung, dù là một đoạn văn bản, một dấu đầu dòng, một hình ảnh hay một đoạn mã, đều được coi là một khối có thể dễ dàng di chuyển và sắp xếp lại. Ngược lại, các container tạo cảm giác cứng nhắc và không linh hoạt, hạn chế cách bạn có thể cấu trúc thông tin của mình.
3. Không Lý Tưởng Cho Cộng Tác Thời Gian Thực
Một Mớ Hỗn Độn Khó Quản Lý
Mặc dù OneNote cho phép chia sẻ sổ tay và đồng chỉnh sửa, nhưng khả năng cộng tác thời gian thực của nó lại chậm chạp so với các đối thủ như Google Keep, Docs và Notion. Tôi nhận thấy các cập nhật trong OneNote diễn ra chậm hơn, gây khó khăn trong việc theo dõi những gì người khác đang làm trong thời gian thực.
Cửa sổ chia sẻ và gửi liên kết trong ứng dụng OneNote trên máy tính
Ngược lại, các ứng dụng như Keep và Notion mang đến trải nghiệm cộng tác hoàn hảo. Các thay đổi xuất hiện ngay lập tức, và mọi người có thể thấy và phản ứng với đóng góp của nhau gần như tức thì.
2. Tích Hợp Hạn Chế Với Ứng Dụng Bên Thứ Ba
Chỉ Hoạt Động Tốt Với Các Ứng Dụng Của Microsoft
Đúng như mong đợi, OneNote có khả năng tích hợp tuyệt vời với các ứng dụng của Microsoft như Excel và Outlook. Tuy nhiên, nó lại tỏ ra yếu kém khi nói đến các ứng dụng của bên thứ ba. Điều này thường tạo ra những rào cản gây khó chịu trong quy trình làm việc của tôi.
Giao diện tùy chỉnh trang trong OneNote, nhấn mạnh khả năng tích hợp hạn chế với ứng dụng bên thứ ba
Hãy tưởng tượng bạn muốn nhúng một tệp từ Google Drive trực tiếp vào ghi chú của mình hoặc tự động gửi các tác vụ từ công cụ quản lý dự án sang OneNote. Đây là những chức năng mà nhiều ứng dụng ghi chú hiện đại cung cấp, nhưng OneNote lại không tích hợp.
1. Các Lựa Chọn Thay Thế Ngày Càng Tốt Hơn
Một Danh Sách Dài Các Đối Thủ Mạnh Mẽ
Hiện nay không thiếu các lựa chọn thay thế OneNote trên thị trường. Bạn có thể chọn Evernote, ứng dụng đang nhận được các bản cập nhật với tốc độ nhanh chóng sau khi được Bending Spoons mua lại. Nếu bạn thích một thiết lập đơn giản, Google Keep có thể là một lựa chọn hấp dẫn.
Tuy nhiên, nếu bạn cần xử lý một quy trình làm việc phức tạp, hãy tìm đến các công cụ hiện đại như Notion, Craft và Obsidian. Các ứng dụng này đã vượt xa giới hạn của một ứng dụng ghi chú thông thường. Tương lai của việc ghi chú đang rất rộng mở, và đã đến lúc OneNote phải bắt kịp hoặc bị bỏ lại phía sau.
So sánh các ứng dụng ghi chú hàng đầu như Notion, Evernote, Obsidian và OneNote
Vượt Xa OneNote
Bức tranh toàn cảnh về các ứng dụng ghi chú sẽ tiếp tục phát triển đáng kể vào năm 2025. OneNote không còn dẫn dắt quy trình làm việc hiệu quả của tôi nữa vì nó không còn phù hợp với cách tôi làm việc hiện tại. Tin tốt là thế giới ứng dụng ghi chú đã bùng nổ mạnh mẽ.
Từ giao diện tinh tế và các công cụ cộng tác mạnh mẽ đến khả năng tương thích đa nền tảng liền mạch và tích hợp mạnh mẽ, có cả một thế hệ ứng dụng ghi chú mới sẵn sàng giúp chúng ta nắm bắt suy nghĩ một cách chuyên nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu và chia sẻ ý kiến của bạn về những công cụ ghi chú hiện đại này nhé!
