Với vai trò là một freelancer, tôi nhận hàng trăm email mỗi ngày. Dù Outlook hoàn thành tốt công việc của mình, tôi vẫn không ngừng tìm kiếm các phương pháp để tối ưu hóa trải nghiệm email cá nhân. Tôi đã thử hàng tá ứng dụng email khác nhau, nhưng cuối cùng vẫn quay lại giải pháp của Microsoft vì một số lý do nhất định. Tuy nhiên, khi Notion ra mắt ứng dụng email mới của mình – Notion Mail, tôi quyết định thực hiện một thử nghiệm kéo dài một tuần. Tôi muốn xem liệu Notion Mail có thể hiện thực hóa giấc mơ về một trải nghiệm năng suất tích hợp thực sự hay không.
Màn hình iPad hiển thị giao diện Notion Mail với các email và thanh công cụ. Đây là cái nhìn đầu tiên về ứng dụng email mới của Notion.
Notion Mail ghi điểm tuyệt đối với giao diện người dùng
Giao diện quen thuộc, cảm giác như một phần của Notion
Notion đã mang khả năng thiết kế giao diện người dùng (UI) vượt trội của mình vào Notion Mail. Giao diện của ứng dụng này mang lại cảm giác quen thuộc như chính hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM) mà tôi đang sử dụng. Notion Mail không phải là một tiện ích bổ sung cồng kềnh; nó thực sự giống như một phần mở rộng tự nhiên của ứng dụng mà tôi đã dành rất nhiều thời gian để sử dụng. Sự đơn giản là yếu tố then chốt, khi nó loại bỏ sự lộn xộn về mặt hình ảnh mà các ứng dụng email truyền thống thường có.
Giao diện trang chủ Notion Mail với danh sách email, bố cục sạch sẽ và tính năng xem trước email tiện lợi, tương đồng với thiết kế của Notion.
Tôi cũng rất thích những chi tiết nhỏ như khi bạn di chuột qua một email, bạn có thể xem nhanh nội dung mà không cần mở nó. Và việc mở email từ một cửa sổ phụ (side peek)? Công ty gọi đó là side peek, và nó vô cùng tiện lợi để kiểm tra nhanh mọi thứ mà không làm mất đi vị trí làm việc hiện tại của bạn. Notion Mail cũng hỗ trợ chế độ tối (dark mode). Mặc dù nó không có những hình nền đẹp mắt như Outlook đôi khi cung cấp, nhưng thành thật mà nói, tôi thà có những hoạt ảnh mượt mà và nhẹ nhàng hơn là những hình nền phức tạp và gây mất tập trung. Nhìn chung, Notion đã thực sự làm tốt những điều cơ bản về giao diện và trải nghiệm người dùng.
Tính năng Auto Label (Gắn nhãn tự động) giúp tiết kiệm thời gian khổng lồ
AI của Notion thực sự hữu ích
Outlook cung cấp hộp thư đến tập trung (focused inbox) cũng như các thư mục để tổ chức bộ sưu tập email ngày càng tăng của tôi. Tuy nhiên, Notion Mail đã nâng tầm khả năng này với tính năng gắn nhãn tự động (Auto Label). Đối với một người như tôi, người nhận rất nhiều email từ các dự án và khách hàng khác nhau, việc gắn thẻ và sắp xếp mọi thứ thủ công dường như là một nhiệm vụ không bao giờ kết thúc. Nhưng với Auto Label, điều đó gần như đã trở thành quá khứ.
Cửa sổ cài đặt nhãn tự động (Auto Label) trong Notion Mail, cho phép người dùng thiết lập quy tắc phân loại email dựa trên từ khóa và người gửi.
Cách thức hoạt động của tính năng này thực sự rất trực quan. Bạn thiết lập các quy tắc dựa trên các yếu tố như người gửi email, từ khóa trong tiêu đề hoặc nội dung, hoặc thậm chí là địa chỉ email được gửi đến. Sau đó, Notion Mail sẽ tự động áp dụng các nhãn mà bạn đã tạo. Đây thực sự là một tính năng giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Ví dụ, nhóm của chúng tôi sử dụng phần mềm quản lý dự án Asana và tôi nhận được rất nhiều email từ nó. Tôi chỉ cần tìm kiếm Asana từ menu gắn nhãn tự động, Notion Mail sẽ xác định các email liên quan và áp dụng cùng một nhãn cho chúng. Điều này đã trở thành một công cụ tăng cường năng suất to lớn đối với tôi.
Custom Views (Chế độ xem tùy chỉnh) nâng tầm việc tổ chức email
Cảm giác như một “Focused Inbox” được nâng cấp
Ngoài việc tự động gắn nhãn email, Custom Views trong Notion Mail là một cấp độ tổ chức khác đã cải thiện đáng kể cách tôi quản lý hộp thư đến của mình. Nó cho phép tôi tạo ra các “ống kính” tập trung để hiển thị chính xác những gì tôi cần xem, vào đúng thời điểm tôi cần.
Thay vì chỉ có một hộp thư đến khổng lồ, tôi có thể tạo các thư mục thông minh này dựa trên các nhãn mà tôi đã thiết lập. Ví dụ, tôi nhận hàng tá email từ ngân hàng địa phương của mình (HDFC) về các sao kê, phí, hóa đơn thẻ và nhiều thứ khác. Tôi chỉ cần nhấp vào “New View”, tìm kiếm HDFC, để Notion Mail tìm các email liên quan, áp dụng nhãn và tạo một chế độ xem tùy chỉnh để dễ dàng truy cập. Như thường lệ, tôi có thể tạo một chế độ xem thủ công với các điều kiện cụ thể, nhưng tôi đặc biệt khuyên bạn nên mô tả email để thiết kế một chế độ xem tự động. Trong trường hợp của tôi, nó hoạt động rất hiệu quả.
Tích hợp hoàn hảo với các công cụ Notion hiện có
Một phần không thể thiếu của “gia đình” Notion
Notion Mail mang đến trải nghiệm cốt lõi của Notion mà tôi đã biết và yêu thích. Chẳng hạn, trình soạn thảo block của ứng dụng này là trình soạn thảo tuyệt vời tương tự mà tôi sử dụng cho ghi chú, kế hoạch dự án và mọi thứ khác trong Notion. Vì vậy, khi tôi soạn một email, cảm giác hoàn toàn tự nhiên. Tôi có thể định dạng văn bản với các lệnh quen thuộc, tạo danh sách dấu đầu dòng và thậm chí làm nổi bật thông tin quan trọng.
Trình soạn thảo block của Notion Mail khi soạn email, với các tùy chọn định dạng văn bản quen thuộc, tích hợp liền mạch với hệ sinh thái Notion.
Tính năng lên lịch cũng là một điểm hữu ích khác. Thay vì phải chuyển sang một ứng dụng lịch riêng biệt, tôi có thể đề xuất thời gian họp trực tiếp trong cửa sổ soạn thảo email. Snippets (mẫu email có sẵn) cũng là một thắng lợi về năng suất. Đây về cơ bản là các mẫu email mà bạn có thể tạo và lưu để sử dụng cho các phản hồi thường xuyên.
Notion Mail vẫn còn nhiều điểm hạn chế
Những điều cần cân nhắc khi chuyển từ Outlook
Bây giờ, hãy cùng nói về một số nhược điểm mà tôi đã gặp phải khi sử dụng Notion Mail. Không giống như Outlook, Notion Mail chỉ giới hạn ở các nền tảng máy tính để bàn. Nó không khả dụng trên các nền tảng di động. Tôi đã phải dựa vào Outlook để hoàn thành công việc trên chiếc iPhone 15 Pro Max của mình.
Cửa sổ tạo và quản lý Snippets (mẫu email có sẵn) trong Notion Mail, giúp người dùng tiết kiệm thời gian soạn thảo các phản hồi thường xuyên.
Một hạn chế lớn khác là việc thiếu hỗ trợ cho các nhà cung cấp email như Outlook và iCloud. Hiện tại, Notion Mail chỉ hỗ trợ Gmail (mặc dù công ty đang nỗ lực để hỗ trợ nhiều dịch vụ email hơn trong tương lai).
Notion Mail đã sẵn sàng để sử dụng rộng rãi?
Sau một tuần hoàn toàn dựa vào Notion Mail, trải nghiệm này chắc chắn đã mở ra nhiều điều đáng suy ngẫm. Mặc dù ứng dụng này mang đến một giao diện người dùng mới mẻ, sự quen thuộc với thiết lập Notion của tôi và những cách thức quản lý email thực sự thú vị, Notion Mail chắc chắn còn nhiều thiếu sót với việc không có ứng dụng di động và không tương thích với các nhà cung cấp email khác. Sẽ rất thú vị khi xem Notion giải quyết những hạn chế hiện tại và thu hẹp khoảng cách giữa giao tiếp và cộng tác như thế nào.
Hiện tại, tôi đang quay trở lại sử dụng Outlook, nhưng tôi sẽ theo dõi sát sao sự tiến bộ của Notion Mail. Ngoài Notion Mail và Outlook, Spark cũng là một ứng dụng email mạnh mẽ đáng để bạn khám phá.
