Là một sinh viên toàn thời gian kiêm nhà báo công nghệ, lịch trình của tôi luôn dày đặc với hàng tá việc cần giải quyết: từ deadline công việc, bài tập đại học đến 11:59 tối, hay các cuộc họp Google Meet. Thêm vào đó, tôi có trí nhớ “cá vàng” (dù những người quen biết có thể nói là tệ hơn thế nhiều). Ý tôi là, tôi luôn có quá nhiều thứ diễn ra cùng lúc, và việc chỉ dựa vào trí nhớ chưa bao giờ mang lại kết quả tốt đẹp.
Mặc dù tôi thường tạo danh sách việc cần làm mỗi sáng, nhưng chúng chưa bao giờ đủ để tôi tự mình hoàn thành mọi thứ. Đó là lý do tôi kết hợp chúng với phương pháp time-blocking (phân chia thời gian theo khối) trên lịch của mình để giữ đúng lộ trình và xoay sở mọi nhiệm vụ mà không bỏ sót bất kỳ điều gì. Dù time-blocking đã thay đổi cuộc chơi như thế nào đối với tôi, vẫn có một vấn đề – tôi bắt đầu trì hoãn khi nghĩ về tất cả những gì mình cần làm. Điều đó chỉ khiến tôi muốn chẳng làm gì cả, và nhìn vào một lịch trình dày đặc chỉ làm tình hình tệ hơn.
Trong quá trình tìm kiếm các công cụ để cải thiện quản lý thời gian, tôi đã tình cờ phát hiện ra Reclaim – một công cụ lên lịch bằng AI. Kể từ khi bắt đầu sử dụng, tôi đã để nó xử lý lịch trình của mình, nhờ đó tôi có thể dành nhiều thời gian hơn cho chính các nhiệm vụ thay vì cố gắng tìm một khoảng trống hoàn hảo trên lịch.
Reclaim AI biến danh sách việc cần làm thành các khối thời gian tự động trên lịch
Nói không với việc sắp xếp lịch trình thủ công
Điều này nghe có vẻ vô lý, nhưng tôi cực kỳ ghét việc tạo các khối thời gian theo cách thủ công trong các ứng dụng lịch như Google Calendar. Tôi không nói đến việc phải tự mình tìm ra khi nào mình rảnh rỗi; tôi đang nói đến việc phải kéo và thay đổi kích thước các khối sau khi tìm thấy khoảng thời gian hoàn hảo. Mặc dù bạn có thể nhấp vào vị trí mong muốn và điền chi tiết để lên lịch một nhiệm vụ, tôi luôn cảm thấy cần có một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn.
May mắn thay, Reclaim đã giải quyết được sự khó chịu này cho tôi, và tôi không nghĩ mình phải kéo hay thay đổi kích thước một khối thời gian nào kể từ khi bắt đầu sử dụng nó. Với Reclaim, tất cả những gì bạn cần làm là truy cập trang Tasks, nhấn nút + New Task ở góc trên bên phải và điền chi tiết về nhiệm vụ, bao gồm tên nhiệm vụ và thời gian dự kiến bạn sẽ hoàn thành. Nếu đó là một nhiệm vụ bạn sẽ làm xong trong một lần, bạn có thể bỏ chọn ô bên cạnh Split up (Chia nhỏ).
Tuy nhiên, nếu đó là một nhiệm vụ dài hơn mà bạn nghĩ mình có thể hoàn thành tốt hơn theo từng phần, bạn có thể giữ nguyên ô Split up đã chọn, và Reclaim sẽ chia nó thành các khối thời gian nhỏ hơn tùy thuộc vào lịch của bạn và thời lượng Min duration (Thời lượng tối thiểu) và Max duration (Thời lượng tối đa) bạn đã cài đặt.
Mọi công việc được lên lịch dựa trên mức độ ưu tiên và lịch trình hiện tại
Tránh trùng lịch một cách thông minh
Màn hình ưu tiên của Reclaim cho phép người dùng đặt mức độ quan trọng cho các nhiệm vụ
Reclaim không chỉ đơn thuần tạo các khối thời gian và tự động chèn chúng vào lịch của bạn dựa trên sự khả dụng. Thay vào đó, nó lên kế hoạch lịch trình của bạn dựa trên các cấp độ ưu tiên bạn gán cho nhiệm vụ, thời hạn và sự rảnh rỗi của bạn.
Khi thêm một nhiệm vụ trên trang Tasks, bạn có thể đặt mức độ ưu tiên bằng cách nhấp vào biểu tượng bên cạnh trường tên nhiệm vụ. Sau đó, bạn có thể chọn từ bốn cấp độ ưu tiên: Critical (Quan trọng), High (Cao), Medium (Trung bình), và Low (Thấp). Ví dụ, nếu bạn đột nhiên nhận được một nhiệm vụ khẩn cấp cần làm ngay lập tức, bạn có thể thêm nó vào danh sách nhiệm vụ của Reclaim và đặt mức độ ưu tiên thành Critical Priority.
Ngay cả khi lịch trình trong ngày của bạn đã đầy kín, Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại các nhiệm vụ đã lên lịch trước đó và ưu tiên nhiệm vụ quan trọng. Nó thường đẩy các nhiệm vụ ưu tiên thấp hơn sang cuối tuần.
Tất nhiên, Reclaim cũng sẽ tính đến số giờ mà nhiệm vụ khẩn cấp đó yêu cầu. Nếu không có khoảng thời gian nào phù hợp, Reclaim tự nhiên sẽ không có lựa chọn nào khác ngoài việc di chuyển nó đến khoảng thời gian sớm nhất có thể, ngay cả khi điều đó có nghĩa là bạn sẽ bỏ lỡ thời hạn. Trong những trường hợp như vậy, bạn cần chủ động điều chỉnh lịch trình của mình theo cách thủ công hoặc chọn chia nhỏ nhiệm vụ thành các phần.
Nhưng phần lớn, Reclaim thực hiện một công việc đáng kinh ngạc trong việc cân bằng giữa sự cấp bách với những gì bạn đã có trong lịch, giúp bạn lên kế hoạch lịch trình theo cách cho phép bạn hoàn thành mọi thứ mà không bỏ lỡ thời hạn.
Tự động chặn thời gian cho “Deep Work” (Thời gian làm việc sâu) trước
Không còn phải hy vọng “tìm thấy thời gian”
Màn hình hiển thị số liệu thống kê thời gian tập trung của Reclaim, bao gồm tổng thời gian và các khối được lên lịch
Vì tôi là một sinh viên toàn thời gian, điều tôi không thể bỏ qua là đảm bảo mình có đủ thời gian dành cho việc học, bất kể lịch làm việc bận rộn đến đâu. Trong một thời gian dài, tôi thường chỉ ngồi học khi có thời gian rảnh rỗi từ công việc, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng khả thi.
Thật kỳ lạ, tôi rất khó tập trung vào một nhiệm vụ trừ khi nó đã được lên lịch trên lịch của mình. Tôi đã thử tạo các nhiệm vụ riêng biệt dành cho việc học, nhưng vì chúng không gắn với các deadline cố định như bài tập hay nhiệm vụ cụ thể, nên ngay khi tôi thêm một nhiệm vụ công việc khẩn cấp, các khối thời gian học sẽ bị sắp xếp lại. Chẳng mấy chốc, tuần mới đã bắt đầu, và tổng số giờ tôi dành cho việc học thấp một cách đáng xấu hổ.
Tính năng Focus Time của Reclaim, được ra mắt vài tuần trước (và vài tháng sau khi tôi bắt đầu sử dụng công cụ này lần đầu tiên), đã thay đổi cuộc chơi. Thay vì chờ đợi cho đến khi lịch của bạn đầy kín các nhiệm vụ cần làm, Focus Time hoạt động bằng cách “bảo vệ các khối thời gian thông minh trên lịch của bạn” trước thời hạn. Ví dụ, tôi đã đặt mục tiêu Weekly Focus Time (Thời gian tập trung hàng tuần) của mình là 20 giờ/tuần.
Cài đặt Focus Time của Reclaim cho phép người dùng tùy chỉnh mục tiêu và thời lượng các khối thời gian tập trung
Bạn cũng có thể cấu hình số giờ Focus lý tưởng mỗi tuần, số giờ Focus tối đa mỗi ngày, cũng như thời lượng tối thiểu và tối đa bạn muốn cho các khối Focus của mình. Với các cam kết công việc của tôi, tôi đặt thời lượng lý tưởng mỗi ngày là ba giờ và số giờ Focus tối đa mỗi ngày là sáu giờ (cho những ngày làm việc nhẹ nhàng). Mặc dù các khối Focus Time được lên lịch trước thời hạn, chúng vẫn linh hoạt. Reclaim sẽ sắp xếp lại chúng một cách thông minh và điều chỉnh theo các mục ưu tiên cao hơn và các cuộc họp.
Điều tuyệt vời nhất là Reclaim sẽ luôn lên lịch cho các nhiệm vụ, bất kể mức độ ưu tiên, trước khi lên lịch Focus Time. Điều này có nghĩa là bạn cũng sẽ hoàn thành được các nhiệm vụ của mình, và bất kỳ thời gian rảnh nào còn lại sẽ tự động được lấp đầy bằng các khối Focus, giúp bạn giữ đúng lộ trình mà không phải hy sinh công việc quan trọng.
Để Reclaim đảm nhiệm phần việc nặng nhọc cho bạn
Đây chỉ là một vài trong số các tính năng của Reclaim đã biến nó thành một công cụ đáng kinh ngạc. Nó là một trong những cách tốt nhất để bạn có thể sử dụng AI nhằm cải thiện năng suất của mình. Reclaim cũng theo dõi thời gian của bạn được sử dụng vào việc gì và cung cấp số liệu thống kê chi tiết trong các khoảng thời gian khác nhau. Nó phân loại thời gian của bạn thành Shallow Work (Công việc nông), Deep Work (Công việc sâu), và Travel (Di chuyển), cho phép bạn xem chính xác mình dành bao nhiêu thời gian cho các nhiệm vụ.
Nó cũng cho thấy bạn dành bao nhiêu giờ làm việc ngoài giờ làm việc đã định, điều này hoàn hảo cho những người làm việc từ xa như tôi! Nếu bạn có thói quen đặt lịch quá tải và ôm đồm nhiều hơn khả năng xử lý, Reclaim cũng có thể tự động thêm các khoảng nghỉ giữa các nhiệm vụ để giúp bạn có một chút thời gian để thở trong những ngày bận rộn. Mặc dù Reclaim có gói trả phí, nhưng phiên bản miễn phí của nó đã đủ dùng cho tôi trong hơn một năm, và tôi không thể không giới thiệu nó.
