Microsoft Excel, từ lâu đã được xem là công cụ quen thuộc trong các tác vụ liên quan đến số liệu và bảng biểu. Tuy nhiên, nếu bạn nghĩ Excel chỉ dừng lại ở đó, bạn đã bỏ lỡ một kho tàng tiềm năng khổng lồ. Với tư cách là một freelancer, chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc người có nhu cầu quản lý đa dạng các hạng mục từ dự án, khách hàng, đến thu chi và thuế, Microsoft Excel hoàn toàn có thể trở thành “siêu ứng dụng” cá nhân của bạn, giúp bạn tối ưu hóa mọi quy trình và loại bỏ nhu cầu sử dụng hàng loạt công cụ chuyên biệt khác.
Nếu quy trình làm việc của bạn cũng tương tự – phải xoay sở với nhiều khách hàng, có vô vàn deadline mỗi tuần, tạo nhiều hóa đơn mỗi tháng và cần theo dõi chi phí để kê khai thuế – thì đây là những cách tốt nhất để bạn tận dụng Microsoft Excel và biến nó thành trợ thủ đắc lực, được tùy chỉnh riêng cho bạn!
8 Cách Tối Ưu Microsoft Excel Thành Siêu Ứng Dụng Đa Năng
1. Xây Dựng Kho Lưu Trữ Công Việc Hoàn Thành và Theo Dõi Thu Nhập
Đối với những người làm sáng tạo nội dung, việc quản lý danh sách các bài viết, dự án đã hoàn thành là vô cùng cần thiết. Ngay sau khi một bài viết được xuất bản, việc cập nhật chi tiết vào một bảng tính Excel là thói quen hữu ích. Các thông tin cần ghi lại bao gồm ngày xuất bản, tiêu đề bài viết, đường dẫn liên kết và mức thù lao nhận được.
Khi cần tạo hóa đơn vào cuối tháng, bạn chỉ cần một công thức SUM đơn giản ở cuối cột thù lao để tính tổng doanh thu cho từng ấn phẩm. Điều này loại bỏ hoàn toàn việc tính toán thủ công, tiết kiệm thời gian đáng kể. Ngoài ra, một ô liền kề có thể chứa công thức chuyển đổi tiền tệ sử dụng kiểu dữ liệu “Currencies” trong Excel. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn nhận thanh toán bằng USD nhưng sống tại Việt Nam, giúp bạn có cái nhìn theo thời gian thực về thu nhập bằng VND.
Bảng tính Excel quản lý kho công việc, theo dõi bài viết, doanh thu và chuyển đổi tiền tệ
2. Trực Quan Hóa Tiến Độ Công Việc Bằng Biểu Đồ
Để đạt được mục tiêu công việc hàng tháng, dù là số lượng bài viết hay mục tiêu doanh thu, việc đặt ra mục tiêu và theo dõi tiến độ là rất quan trọng. Một trong những cách hiệu quả để làm điều này là trực quan hóa dữ liệu dưới dạng biểu đồ trong Excel.
Từ những chi tiết về mỗi công việc đã nhập, bạn có thể tạo một bảng điều khiển trực quan tính toán số lượng công việc còn lại để đạt mục tiêu. Điều này phục vụ hai mục đích chính:
- Lập kế hoạch: Giúp bạn sắp xếp các công việc còn lại trong tháng, biết chính xác mình cần hoàn thành bao nhiêu công việc mỗi ngày.
- Động lực: Thúc đẩy bạn làm việc hiệu quả hơn để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
3. Tạo Bảng Tính Riêng Biệt Cho Từng Khách Hàng
Đây là một tính năng cơ bản nhưng cực kỳ hiệu quả của Excel mà hầu hết mọi người đều biết. Nếu bạn làm việc với nhiều khách hàng, việc tạo các bảng tính (worksheet) riêng biệt cho từng khách hàng là điều cần thiết để tránh việc dữ liệu bị lẫn lộn hoặc quá tải trong một bảng tính duy nhất.
Bạn có thể tạo một bản sao của bảng tính gốc và chỉ thay đổi các thông tin liên quan như mục tiêu, mức thù lao cho mỗi công việc. Nếu chỉ làm việc với một khách hàng, bạn vẫn có thể tạo nhiều bảng tính trong cùng một tệp Excel cho từng tháng. Điều này cho phép bạn theo dõi tiến độ và hiệu suất theo từng tháng, giúp dễ dàng so sánh và đánh giá.
Giao diện Excel với nhiều bảng tính (worksheet) riêng biệt để quản lý khách hàng
4. Thay Thế Hoàn Hảo Cho Công Cụ Quản Lý Dự Án Chuyên Nghiệp
Nhiều dự án trải qua nhiều giai đoạn khác nhau trước khi hoàn thành. Việc theo dõi trạng thái hiện tại của từng dự án là vô cùng quan trọng để ước tính thời gian hoàn thành. Để làm điều này, bạn có thể tạo các menu thả xuống (dropdown menu) trong Excel bên cạnh mỗi mục công việc, hiển thị trạng thái theo thời gian thực. Điều này mang lại cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án ở một nơi duy nhất.
Ngoài ra, Excel còn cho phép bạn:
- Tạo các cột mốc quan trọng của dự án.
- Phân công dự án cho các thành viên trong nhóm (nếu có).
- Phân tích dữ liệu, tạo biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ và thời gian.
Tất cả những tính năng này đều có sẵn trong Excel. Việc sử dụng Excel thay vì các công cụ quản lý dự án chuyên biệt không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể, đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc freelancer.
Quản lý dự án hiệu quả trong Excel với cột trạng thái và định dạng có điều kiện
5. Lên Lịch Nội Dung Hiệu Quả
Đối với những người làm nội dung, việc xuất bản vào các khung giờ cụ thể trong ngày là điều bắt buộc, tùy thuộc vào loại nội dung. Đây là một lĩnh vực khác mà Excel phát huy tác dụng. Bạn có thể tạo một phần trong bảng tính của mình, liệt kê các khung giờ khác nhau trong các ô liền kề. Ngay khi bạn chọn một công việc để thực hiện, hãy gán nó vào khung giờ tương ứng. Bằng cách này, bạn sẽ ngay lập tức biết khi nào cần lên lịch xuất bản ngay khi hoàn thành.
Phương pháp này cũng có thể được áp dụng để lên lịch đăng video trên YouTube hoặc các nền tảng khác mỗi ngày. Bạn có thể nhanh chóng xem lịch trình và biết khi nào cần đẩy một video mới, mà không cần phụ thuộc vào trí nhớ hay phải đoán mò thời gian đăng tải.
Bảng Excel dùng để lên lịch nội dung, phân bổ bài viết vào các khung giờ cụ thể
6. Quản Lý Danh Sách Thiết Bị Review (và Đừng Bỏ Lỡ Embargo)
Nếu bạn thường xuyên nhận được các thiết bị công nghệ để thử nghiệm và đánh giá, việc duy trì một danh sách cá nhân là điều cần thiết. Từ những chiếc smartphone mới nhất đến máy in 3D hiện đại, hầu như tuần nào cũng có một gói hàng xuất hiện. Trước khi bắt tay vào viết bài, hãy tạo một hồ sơ ghi lại tất cả các sản phẩm mà nhãn hàng gửi đến, cùng với các ấn phẩm mà bạn dự định viết bài về chúng. Điều này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về việc nên đưa ra những bài viết nào cho kênh nào.
Các thông tin bổ sung như thời gian dự kiến hoàn thành bài đánh giá, người liên hệ từ nhãn hàng và ngày cấm phát hành (embargo date) – nếu có – cũng nên được ghi chú trong danh sách này. Bên cạnh mỗi mục, bạn có thể thêm một cột riêng để ghi lại những nhận xét nhanh hoặc ý tưởng ban đầu về sản phẩm. Những ghi chú này sẽ đóng vai trò là tài liệu tham khảo quý giá khi bạn bắt đầu viết bài. Với rất nhiều smartphone ra mắt mỗi tháng và vô số ngày embargo khác nhau, việc tổ chức thông tin ở cấp độ này giúp bạn dễ dàng xác định khi nào cần tập trung vào bài viết nào.
Excel dùng để quản lý danh sách thiết bị review, thời hạn embargo và thông tin liên hệ
7. Tạo Hóa Đơn Chuyên Nghiệp Với Các Mẫu Sẵn Có
Vào cuối mỗi tháng, việc tạo hóa đơn cho từng khách hàng hoặc ấn phẩm là một công việc cần thiết nhưng thường tốn thời gian. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể “ủy thác” công việc này cho Excel. Ứng dụng này cung cấp một loạt các mẫu hóa đơn có sẵn mà bạn có thể lựa chọn. Chỉ cần chọn một mẫu phù hợp nhất, và bạn đã hoàn thành một nửa công việc. Sau đó, bạn chỉ cần nhập dữ liệu từ bảng tính quản lý công việc của mình vào mẫu hóa đơn, vì bạn đã có sẵn tất cả thông tin từ tiêu đề công việc đến mức thù lao.
Lặp lại quy trình này cho tất cả các khách hàng, chỉ cần thay đổi tên và địa chỉ người nhận trước khi gửi hóa đơn. Không có Excel, bạn sẽ mất hàng giờ để nhập dữ liệu thủ công vào hóa đơn, đặc biệt là vào những tháng có nhiều dự án hơn. Hãy tưởng tượng phải lặp lại quy trình đó cho tất cả các khách hàng – đó chắc chắn không phải là vị trí bạn muốn.
8. Tính Toán Chi Phí Cho Mục Đích Kê Khai Thuế
Việc tự kê khai thuế đòi hỏi bạn phải duy trì một sổ sách kế toán rõ ràng để tính toán thu nhập vào cuối mỗi năm tài chính. Ở nhiều quốc gia, thuế chỉ áp dụng cho lợi nhuận kinh doanh, cho phép bạn khấu trừ mọi chi phí phát sinh từ hoạt động kinh doanh khỏi tổng thu nhập. Điều này có thể bao gồm tất cả các thiết bị công nghệ bạn mua để thử nghiệm và đánh giá, cùng với các chi phí chung như tiền điện, Wi-Fi, nội thất văn phòng, v.v. Chi phí đi lại để gặp khách hàng mới cũng thường được tính là chi phí kinh doanh.
Bạn có thể duy trì một bảng tính riêng biệt cho mục đích này và ghi lại mọi chi phí phát sinh vào đó. Nhờ vậy, vào cuối năm, bạn sẽ có một con số rõ ràng cần trừ đi từ doanh thu của mình, và đó chính là số tiền bạn cần đóng thuế. Việc tính toán đơn giản này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, vì bạn không phải duyệt qua các sao kê ngân hàng vào cuối năm để tính toán chi phí theo cách thủ công.
Siêu Ứng Dụng Bạn Không Ngờ Mình Đã Có Sẵn
Thay vì sử dụng năm ứng dụng khác nhau để thực hiện các chức năng riêng biệt, tất cả những gì bạn cần là Microsoft Excel và một chút thời gian cho thiết lập ban đầu. Một khi bạn đã có các bảng tính và công thức phù hợp, bạn sẽ sở hữu một công cụ quản lý dự án được tùy chỉnh hoàn hảo, được thiết kế đặc biệt cho nhu cầu của bạn. Theo dõi mọi công việc từ Excel, và tiết kiệm thời gian bằng cách không phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng khác nhau để tìm kiếm một mảnh dữ liệu duy nhất.
Hãy thử áp dụng những mẹo này và chia sẻ kinh nghiệm của bạn về cách Microsoft Excel đã thay đổi quy trình làm việc của bạn nhé!
