Với tư cách là người đã gắn bó với Gmail từ những ngày đầu, tôi chưa từng gặp vấn đề lớn nào và nó luôn hoạt động ổn định. Tuy nhiên, gần đây, khi nghe các đồng nghiệp bàn tán về những lựa chọn thay thế khác, tôi bắt đầu nhen nhóm ý định thử nghiệm. Trong vô số ứng dụng email trên thị trường, Notion Mail và Proton Mail là hai cái tên thu hút sự chú ý của tôi, chủ yếu vì chúng đều miễn phí và tôi đã từng sử dụng các dịch vụ khác của công ty mẹ. Ban đầu, tôi khá hoài nghi vì đã quá quen thuộc với giao diện của Gmail và thường ngần ngại chuyển sang ứng dụng mới trừ khi có điều gì đó không ổn.
Tuy nhiên, tôi quyết định thử Notion Mail. Lý do chính là vì tôi đã sử dụng Notion rất nhiều trong thời gian gần đây để xây dựng hệ thống quản lý kiến thức cá nhân và tôi rất thích bản sắc thương hiệu của họ. Tôi cũng biết rằng các nền tảng này có sự tích hợp tốt, đó là một yếu tố khác thuyết phục tôi thực hiện sự chuyển đổi. Sau một thời gian sử dụng, tôi có thể khẳng định rằng đó là một quyết định đúng đắn. Nếu bạn cũng đang phân vân và cần một lý do để thử, dưới đây là 5 tính năng của Notion Mail khiến nó trở thành một lựa chọn thay thế Gmail tốt hơn.
Giao diện ứng dụng Notion Mail trên máy tính, thể hiện hộp thư đến sạch sẽ và hiện đại, giúp người dùng dễ dàng làm quen khi chuyển đổi từ Gmail.
5 Tính Năng Nổi Bật Của Notion Mail Khiến Tôi Rời Bỏ Gmail
1. Hộp thư đến tùy chỉnh thông minh với AI
Nếu bạn đã từng dùng Gmail, hẳn bạn đã quen thuộc với các danh mục mặc định mà Gmail tự động phân loại hộp thư đến của bạn: Chính, Quảng cáo, Mạng xã hội, Cập nhật và Diễn đàn. Mặc dù ban đầu tôi nghĩ rằng những bộ lọc này khá hiệu quả, nhưng việc sử dụng Notion Mail đã khiến tôi nhận ra rằng Gmail đã làm một công việc khá “lười biếng” trong việc phân loại.
Notion Mail sử dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) để phân loại email dựa trên người gửi, mức độ quan trọng, chủ đề và tính cấp bách. Chẳng hạn, nếu bạn nhận được một email cần hành động ngay lập tức, Notion Mail sẽ ưu tiên nó lên hàng đầu. Một hộp thư đến được tùy chỉnh như thế này, dựa trên thói quen sử dụng, chắc chắn là con đường tối ưu để quản lý email hiệu quả hơn.
Mô tả tính năng phân loại email tự động bằng AI trong Notion Mail, hiển thị cách ứng dụng sắp xếp hộp thư đến theo các tiêu chí như độ quan trọng và chủ đề.
2. Tích hợp liền mạch với hệ sinh thái Notion
Người dùng thường xuyên của Notion Pages và Notion Calendar sẽ vô cùng yêu thích cách nền tảng này tích hợp chặt chẽ với Notion Mail. Việc này giúp bạn dễ dàng nhập ghi chú và tài liệu trực tiếp vào bản nháp email của mình. Bạn có thể kết nối tất cả các dịch vụ để xem lịch trình của mình và đính kèm một liên kết vào email mà người nhận có thể nhấp vào để bắt đầu cuộc họp với bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là sử dụng các lệnh như /schedule để khởi tạo. Bạn cũng có thể nhập các trang từ Notion vào email của mình. Sự tích hợp này tạo ra một luồng công việc liền mạch, đặc biệt hữu ích cho những ai đang xây dựng hệ thống quản lý kiến thức cá nhân hoặc làm việc nhóm trên Notion.
Ví dụ về cách tích hợp Notion Mail với Notion Pages và Calendar, cho phép người dùng dễ dàng chèn ghi chú hoặc đặt lịch hẹn trực tiếp từ email, tăng cường năng suất làm việc.
3. Snippets – Giảm sự lặp lại, tăng tốc soạn thảo
Nếu bạn thường xuyên trả lời email bằng một mẫu nhất định, bạn sẽ yêu thích tính năng Snippets (Đoạn mã) trên Notion Mail. Bạn có thể lưu các cài đặt trước với các trường tùy chỉnh. Ví dụ, nếu bạn đang tìm việc, bạn có thể thiết lập một mẫu email với trình độ và kinh nghiệm làm việc của mình, trong khi vẫn để trống cho tên công ty và một số thông tin bổ sung bạn muốn đưa vào về công ty đó. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian. Chỉ cần gọi snippet bằng cách gõ /job trong email và điền các thông tin liên quan.
Giao diện tạo và chỉnh sửa Snippets trong Notion Mail, cho phép người dùng thiết lập các mẫu email tùy chỉnh với các trường dữ liệu linh hoạt, tiết kiệm thời gian soạn thảo.
4. Hỗ trợ Markdown nguyên bản
Việc định dạng văn bản trên Gmail cực kỳ cơ bản. Các công cụ gốc không đủ cho những người dùng chuyên nghiệp, đồng nghĩa với việc bạn không thể tạo email theo ý muốn. Notion Mail khắc phục điều đó với sự hỗ trợ định dạng Markdown đầy đủ. Bạn có thể sử dụng các tiêu đề với nhiều kích cỡ khác nhau, dán văn bản từ các nguồn trực tuyến bên ngoài mà vẫn giữ nguyên định dạng, v.v. Nếu bạn là một chuyên gia marketing thường xuyên viết nhiều email hoặc đơn giản là người muốn email của mình trông chuyên nghiệp và có cấu trúc, bạn chắc chắn sẽ đánh giá cao sự thay đổi này.
Minh họa khả năng hỗ trợ Markdown nguyên bản của Notion Mail, cho phép người dùng định dạng email chuyên nghiệp với các tiêu đề và cấu trúc rõ ràng, vượt trội so với Gmail.
5. Soạn thảo nhanh hơn nhờ AI và phím tắt
Tính năng tích hợp AI trong Notion Mail không chỉ giúp phân loại email vào các thư mục khác nhau. Nó còn hữu ích cho việc soạn thảo email bằng các câu lệnh, sửa lỗi ngữ pháp hoặc lỗi hiểu sai, và tinh chỉnh giọng điệu của email. Thậm chí, bạn có thể sử dụng AI để soạn thảo các phản hồi tự động một cách nhanh chóng, nếu bạn không muốn gõ toàn bộ email. Ngoài ra, Notion Mail có thể tham chiếu đến Notion Pages để lấy ngữ cảnh, vì vậy bạn có thể yêu cầu nó tìm nạp thông tin từ một tài liệu trong khi trả lời email.
Bên cạnh tích hợp AI, việc bạn có thể nhanh chóng thêm phím tắt hoặc tham chiếu các mục bằng lệnh ‘/’, giống như trên Notion Pages, là một cách làm tuyệt vời. Nếu bạn đã quen với việc gọi các tính năng hoặc chèn snippets thông qua lệnh khi gõ tài liệu trong Notion, bạn sẽ cảm thấy hoàn toàn quen thuộc khi sử dụng ứng dụng email của công ty này.
Cảnh soạn thảo email trong Notion Mail, thể hiện sự hỗ trợ của AI trong việc tạo nội dung, sửa lỗi ngữ pháp và sử dụng các phím tắt nhanh để tăng tốc độ làm việc.
Trải Nghiệm Chung: Giao Diện Tinh Tế, Hiệu Suất Vượt Trội
Notion Mail minh họa rõ ràng cách một ứng dụng email hiện đại nên được thiết kế. Nó có một giao diện sạch sẽ, tinh tế mà không quá rườm rà. Ứng dụng này hoàn thiện các tính năng cơ bản, giúp bạn có một hộp thư đến không lộn xộn, đồng thời hỗ trợ soạn thảo email bằng các phím tắt và AI. Sự tích hợp AI được thực hiện một cách khéo léo, mang lại trải nghiệm tổng thể dễ chịu. Điều này khiến tôi tự hỏi tại sao mình đã gắn bó với Gmail bấy lâu nay, và tại sao Google đã không cải thiện nó trong nhiều năm mặc dù sở hữu tất cả chuyên môn về AI trong kho vũ khí của mình. Nhờ đó, Notion Mail hiện là ứng dụng email mặc định của tôi, và tôi tin rằng nó cũng nên là của bạn.
