Google Workspace là một bộ công cụ vô cùng mạnh mẽ với giao diện phong phú, nhiều tùy chọn AI thông qua Gemini và hàng loạt tích hợp bên thứ ba. Tuy nhiên, đây không phải là lựa chọn riêng tư nhất. Dù Google đã thực hiện nhiều biện pháp để bảo vệ dữ liệu của bạn, nhưng thông tin vẫn được lưu trữ trên máy chủ của Google và tuân theo chính sách quyền riêng tư của họ. Nếu bạn muốn một giải pháp bảo mật hơn, Collabora Online là một lựa chọn tự host tuyệt vời, cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của mình. Mặc dù yêu cầu công sức ban đầu và nỗ lực duy trì máy chủ hoạt động nhiều hơn, nhưng khi quyền riêng tư là ưu tiên hàng đầu, bạn sẽ khó tìm được một lựa chọn tốt hơn.
1. Collabora hỗ trợ đa dạng định dạng tài liệu
Tương thích vượt trội với DocX, ODT, PDF
Việc chuyển đổi tài liệu từ loại tệp này sang loại tệp khác thoạt nghe có vẻ không quá rắc rối, nhưng nó có thể gây ra những ảnh hưởng không mong muốn đến định dạng và bố cục. Thậm chí, nó có thể dẫn đến những thay đổi vô hình gây ra lỗi về sau – hãy thử hỏi bất kỳ ai đang cố gắng tìm hiểu lý do tại sao một tài liệu di chuyển từ Google Docs sang Microsoft Word lại có định dạng kỳ lạ. Collabora có xu hướng ít phụ thuộc vào nền tảng hơn, hoạt động với nhiều ứng dụng mà không làm ảnh hưởng đến bố cục và định dạng hiện có. Ví dụ, Collabora có thể bảo toàn các thay đổi được theo dõi từ tài liệu Microsoft Word, hỗ trợ đầy đủ các mẫu LibreOffice và nhiều tính năng khác.
Giao diện bảng tính Collabora Online hiển thị dữ liệu và biểu đồ
2. Chi phí Collabora Online tối ưu hơn Google Workspace
Bảo vệ ngân sách của bạn
Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ hoặc chỉ đơn giản là đang tìm kiếm một cách tiết kiệm để duy trì không gian làm việc cộng tác của riêng mình, Collabora cung cấp một cấu trúc giá tổng thể tốt hơn Google Workspace. Google Workspace tính phí khoảng 7 USD mỗi tháng cho mỗi người dùng ở mức cơ bản, thường yêu cầu cam kết một năm. Gói cơ bản của họ cũng giới hạn chức năng có sẵn cho người dùng, với các gói Business Standard hoặc Business Plus cung cấp nhiều tính năng hơn. So với đó, Collabora có giá khởi điểm chỉ từ 2.03 USD mỗi người dùng mỗi tháng cho tối đa 99 người dùng. Gói Enterprise của họ không niêm yết giá công khai. Đặc biệt, Collabora còn cung cấp một gói miễn phí dành cho việc sử dụng tại nhà, thử nghiệm hoặc cho các startup mới thành lập.
Màn hình giao diện Collabora Online đang hiển thị một tài liệu văn bản, minh họa môi trường làm việc cộng tác
3. Collabora yêu cầu tài nguyên hệ thống tương đối nhẹ
Không cần máy chủ quá mạnh mẽ
So với các tùy chọn tự host khác, Collabora không đòi hỏi một lượng tài nguyên khổng lồ. Mặc dù có nhiều tài nguyên hơn sẽ tốt hơn, bạn vẫn có thể vận hành Collabora với cấu hình máy chủ tương đối khiêm tốn. Ví dụ, Nextcloud Hub chỉ yêu cầu những điều sau để cài đặt Collabora Online:
- Nền tảng Linux x86-64
- 2 lõi CPU
- 1 GB RAM + 100 MB RAM/người dùng
- Băng thông mạng 100 kbit/s/người dùng
- 350 MB dung lượng đĩa
- Kernel hỗ trợ FUSE (Filesystem in Userspace), đây là yêu cầu cho AppImage
- FUSE 2 (libfuse.so.2 — yêu cầu bởi Collabora_Online.AppImage) được khuyến nghị, nhưng ứng dụng vẫn hoạt động mà không cần nó
- Fontconfig (libfontconfig.so.1 – yêu cầu bởi Collabora_Online.AppImage)
Bản thân Collabora cho biết bạn có thể mong đợi host khoảng 10 người dùng trên mỗi luồng CPU, 50MB RAM cho mỗi người dùng và 1GB RAM cho hệ thống. Nền tảng này cũng sử dụng khoảng 100kbit băng thông cho mỗi người dùng, cho thấy đây là một giải pháp khá tiết kiệm tài nguyên.
Một bo mạch chủ máy chủ tại gia với nhiều chip và linh kiện, thể hiện khả năng nâng cấp máy chủ cá nhân để chạy Collabora Online
4. Kiểm soát hoàn toàn quyền riêng tư với Collabora
Môi trường làm việc hoàn toàn được kiểm soát
Vì Collabora là giải pháp tự host, bạn có toàn quyền kiểm soát ai có thể truy cập dữ liệu và ai không. Dữ liệu của bạn không bao giờ rời khỏi hệ thống của bạn trừ khi bạn tự di chuyển nó, và bạn thậm chí có thể sử dụng nó ngoại tuyến nếu muốn. Nhờ vậy, bạn kiểm soát được các rủi ro liên quan đến dữ liệu của mình, thay vì phó mặc nó cho một máy chủ bên thứ ba. Collabora cũng hỗ trợ nhiều tùy chọn mã hóa và cung cấp cho bạn một số công cụ khác nhau để chỉnh sửa các thông tin đặc biệt nhạy cảm, đảm bảo tính bảo mật cao nhất.
Giao diện Collabora Online với các tùy chọn bảo mật và quyền riêng tư được nhấn mạnh, minh họa khả năng kiểm soát dữ liệu của người dùng
5. Collabora là phần mềm mã nguồn mở với cộng đồng lớn mạnh
Lợi ích từ một cộng đồng năng động
Là một ứng dụng mã nguồn mở với một cộng đồng năng động và sôi nổi, Collabora hưởng lợi từ các bản cập nhật thường xuyên và một cơ sở mã nguồn minh bạch. Bạn có thể tự mình kiểm tra từng dòng mã nếu muốn. Điều này đảm bảo một ứng dụng an toàn hơn, và vì nhiều chuyên gia kiểm tra mã nguồn theo lịch trình thường xuyên, phần lớn các vấn đề tiềm ẩn được tìm thấy và khắc phục nhanh chóng. Tính chất mã nguồn mở của nó cũng có nghĩa là các tính năng tùy chỉnh có thể được phát triển dễ dàng và nhanh chóng hơn cho mọi trường hợp sử dụng có thể, và ngay cả khi nhóm ban đầu thiết kế nó không còn duy trì (điều mà hiện tại họ không có ý định làm), cộng đồng vẫn có thể tiếp tục hỗ trợ phần mềm trong nhiều năm tới.
Mã nguồn backend của Collabora Online hiển thị trên màn hình máy tính, minh chứng cho tính chất mã nguồn mở và minh bạch của ứng dụng
Nếu bạn muốn duy trì toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình, bảo mật của nó và cách người khác tương tác với nó, Collabora là một trong những lựa chọn tốt nhất mà bạn có thể tiếp cận. Mặc dù có các nền tảng khác như OnlyOffice, Nextcloud Office và nhiều giải pháp khác, Collabora là một cách tiết kiệm chi phí hơn để bắt đầu, đặc biệt nếu bạn chưa quen thuộc với loại phần mềm này và muốn tìm hiểu, thử nghiệm nó.
Bạn có thể bắt đầu với Collabora Online bằng cách truy cập trang web chính thức của họ. Tại đó, bạn có thể tìm thấy thông tin và tài nguyên để giúp bạn thiết lập nền tảng tự host của riêng mình, tìm kiếm sự trợ giúp từ cộng đồng và nhiều điều khác nữa.
