Trong hành trình không ngừng nghỉ tìm kiếm một không gian làm việc số hoàn hảo, tôi luôn mong muốn một nơi mà ý tưởng có thể kết nối liền mạch, thông tin dễ dàng truy xuất và năng suất làm việc luôn được duy trì. Giống như nhiều người khác, tôi đã thử vô số ứng dụng ghi chú và hệ thống Quản lý Kiến thức Cá nhân (PKM), mỗi ứng dụng đều hứa hẹn sẽ là câu trả lời. Thế nhưng, dường như luôn có điều gì đó còn thiếu sót.
Trước đây, tôi từng nghe nói về Capacities nhưng vẫn ngần ngại chuyển đổi. Cuối cùng, tôi quyết định dùng thử và bắt đầu sử dụng Capacities. Ngay lập tức, tác động của nó là không thể phủ nhận, và thành thật mà nói, tôi đang tự trách mình vì đã không trải nghiệm sớm hơn. Đây là câu chuyện về cách Capacities đã thay đổi quy trình làm việc của tôi và lý do tôi tin rằng nó cũng có thể làm điều tương tự cho bạn.
Cách tiếp cận hướng đối tượng độc đáo – Yếu tố thay đổi cuộc chơi
Điều thực sự khiến Capacities trở nên khác biệt là thiết kế hướng đối tượng (object-oriented design). Khác với các ứng dụng ghi chú truyền thống, tôi không cần phải xử lý các tài liệu bị cô lập. Bạn có thể hình dung các đối tượng (objects) như những khối kiến thức xây dựng, mỗi khối có các thuộc tính cụ thể. Cách tiếp cận này loại bỏ các cấu trúc thư mục cứng nhắc của quá khứ và cho phép truy xuất thông tin một cách dễ dàng. Đối với tôi, nó giống như một bộ não thứ hai phát triển cùng với sự hiểu biết của mình.
Tôi là một người đam mê ẩm thực và muốn sắp xếp các công thức yêu thích của mình. Trong một ứng dụng truyền thống, tôi sẽ phải tạo một thư mục tên là “Công thức nấu ăn” với các tệp văn bản riêng lẻ cho mỗi món ăn. Cách này tuy có thể thực hiện được nhưng lại không thể phân biệt rõ ràng các công thức đó với những ghi chú khác.
Trong Capacities, tôi đã tạo một loại đối tượng “Công thức nấu ăn” với các thuộc tính sau:
- Tên (văn bản)
- Ẩm thực (thẻ tag)
- Nguyên liệu (ô chọn)
- Hướng dẫn (văn bản)
- Đánh giá (số)
- Nguồn (văn bản)
- Thời gian nấu
- Hình ảnh
Cách tiếp cận hướng đối tượng này đã biến bộ sưu tập công thức của tôi thành một cơ sở tri thức vững chắc. Tương tự, tôi đã tạo một đối tượng “Dự án” với các thuộc tính như Tên dự án, Trạng thái, Ngày đến hạn, Nhiệm vụ, Tài liệu và Khách hàng.
Không gian làm việc Capacities của tôi cũng có một đối tượng “Sách” với các thuộc tính Tiêu đề, Tác giả, Khái niệm chính, Tóm tắt, Trích dẫn, Ghi chú và Liên kết. Tôi đã tạo thêm nhiều đối tượng khác cho các bài đăng blog, video, mạng xã hội và người. Bằng cách cấu trúc thông tin thành các đối tượng với các thuộc tính được xác định rõ ràng, Capacities giúp tôi tạo ra một cơ sở kiến thức mạnh mẽ hỗ trợ phong cách ghi chú độc đáo của mình.
Chế độ xem lịch – Lý tưởng cho nhật ký số cá nhân
Một tiện ích bổ sung đáng giá
Giao diện chính của ứng dụng Capacities hiển thị menu và các đối tượng
Tích hợp lịch là một tính năng lý tưởng để tạo ra một nhật ký số liền mạch. Nó loại bỏ nhu cầu sử dụng các ứng dụng nhật ký riêng biệt hoặc các đối tượng tùy chỉnh. Capacities xem mỗi ngày trong lịch là một không gian riêng dành cho các ghi chú của tôi. Điều này có nghĩa là tôi không cần phải tạo một đối tượng riêng cho “Mục nhật ký hàng ngày” hay phải chuyển đổi giữa các phần khác nhau. Những suy nghĩ, sự kiện và phản ánh hàng ngày của tôi tự nhiên khớp vào ngữ cảnh của lịch.
Chế độ xem lịch tự động sắp xếp các mục nhập của tôi theo trình tự thời gian. Điều này loại bỏ nhu cầu sắp xếp hoặc gắn thẻ theo ngày thủ công. Tôi có thể dễ dàng liên kết các sự kiện, người, dự án hoặc bất kỳ đối tượng nào khác vào các mục nhập hàng ngày của mình. Ví dụ, khi tôi có một cuộc họp với ai đó, tôi sẽ thêm một thẻ liên quan, chèn đối tượng người và ghi lại các ghi chú cuộc họp.
Chế độ xem lịch cho phép tôi thêm ngữ cảnh vào các ghi chú hàng ngày bằng cách bao gồm các sự kiện, nhắc nhở và nhiệm vụ đã lên lịch.
Gói miễn phí mạnh mẽ đáp ứng mọi nhu cầu
Đủ tốt cho hầu hết người dùng
Chế độ xem đồ thị (Graph View) của Capacities giúp hình dung mối liên kết giữa các ghi chú
Hiện nay có rất nhiều ứng dụng PKM. Một số thậm chí còn cung cấp tiện ích bổ sung AI. Tuy nhiên, hầu hết chúng chỉ cung cấp các mục nhập văn bản cơ bản và khối lượng giới hạn trong gói miễn phí, khóa phần lớn các tính năng quan trọng sau một khoản phí đăng ký. Điều này không xảy ra với Capacities.
Gói miễn phí của Capacities cung cấp không giới hạn không gian, đối tượng và khối (blocks). Nó cũng bao gồm tính năng đồng bộ trên tất cả các thiết bị (không giống như Obsidian), hỗ trợ ngoại tuyến, tải lên phương tiện lên đến 100MB mỗi tháng, tìm kiếm toàn văn và nhiều hơn nữa. Những tính năng này quá đủ cho quy trình làm việc của tôi. Đây là một sự thay đổi đáng mừng so với các công cụ PKM khác thường có giá khoảng 10 đô la mỗi tháng.
Hệ thống PKM phục vụ bạn, không phải ngược lại
Tối ưu các tính năng cơ bản
Tính năng AI tích hợp trong ứng dụng Capacities hỗ trợ người dùng
Với các công cụ PKM thông thường như Notion, Obsidian và Evernote, tôi thường mất nhiều thời gian hơn để tổ chức và quản lý cơ sở kiến thức của mình. Đôi khi, điều đó trở thành một yếu tố giết chết năng suất trong quy trình làm việc của tôi. Capacities có một cách tiếp cận khác ở đây. Tôi đã tạo một số đối tượng theo nhu cầu của mình, và hệ thống PKM của tôi đã sẵn sàng để sử dụng. Tôi chưa bao giờ gặp khó khăn khi tìm kiếm một ghi chú liên quan từ trung tâm của mình.
Khả năng lưu nội dung từ WhatsApp, Telegram, Gmail và các ứng dụng khác là một tiện ích bổ sung tiện lợi khác. Nó loại bỏ nhu cầu sao chép và dán thông tin thủ công, giúp tinh gọn quy trình làm việc của tôi ngay lập tức. Sự kết hợp của những tính năng này cho phép tôi tạo ra một hệ thống PKM thực sự thích ứng với quy trình và sở thích làm việc độc đáo của mình.
Hối tiếc về năng suất (và sự khám phá) của tôi
Nhìn chung, Capacities có khả năng (không chơi chữ) thay đổi cách tôi quản lý thông tin và kết nối các ý tưởng. Đây là một không gian làm việc năng động, thích ứng với cách tư duy của tôi. Nếu bạn cũng giống tôi, luôn tìm kiếm một không gian làm việc số hoàn hảo, tôi thực sự khuyên bạn nên dùng thử Capacities.
Logo chính thức của nền tảng quản lý kiến thức cá nhân Capacities
Hãy chia sẻ những trải nghiệm của bạn về Capacities hoặc các ứng dụng quản lý kiến thức cá nhân khác trong phần bình luận bên dưới nhé!
