Làm việc từ xa đã trở thành một phần không thể thiếu trong môi trường chuyên nghiệp hiện đại và xu hướng này chắc chắn sẽ tiếp tục phát triển. Tuy nhiên, hình thức làm việc linh hoạt này cũng đặt ra không ít thách thức, đặc biệt là trong việc duy trì và nâng cao năng suất. May mắn thay, hệ điều hành Windows 10 và Windows 11 được trang bị nhiều cài đặt và tính năng tích hợp tuyệt vời, giúp bạn loại bỏ phiền nhiễu và làm việc hiệu quả hơn đáng kể.
Nếu bạn là một người dùng Windows đang tìm kiếm những phương pháp để tối ưu hóa năng suất khi làm việc tại nhà hoặc bất kỳ đâu ngoài văn phòng, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thủ thuật hữu ích nhất. Từ việc sắp xếp không gian làm việc ảo đến sử dụng các công cụ mạnh mẽ, hãy cùng khám phá cách biến chiếc máy tính Windows của bạn thành một cỗ máy làm việc hiệu quả.
Hình ảnh một người dùng làm việc từ xa hiệu quả với nhiều thiết bị công nghệ
1. Sắp xếp cửa sổ thông minh với Snap Layouts (Windows 11)
Quản lý không gian làm việc một cách dễ dàng
Snap Layouts là một tính năng độc quyền của Windows 11, thay đổi hoàn toàn cách bạn tương tác với nhiều cửa sổ ứng dụng cùng lúc. Đây là một công cụ cực kỳ hữu ích nếu công việc của bạn yêu cầu mở đồng thời nhiều màn hình. Snap Layouts cho phép bạn sắp xếp các cửa sổ ứng dụng trên màn hình laptop hoặc màn hình ngoài một cách có hệ thống, giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giữa chúng và theo dõi các thông tin khác cùng lúc. Chẳng hạn, nếu bạn muốn ghi chú trong khi tham gia một cuộc họp video, Snap Layouts sẽ giúp bạn bố trí các cửa sổ một cách gọn gàng theo ý muốn.
Cách sử dụng Snap Layouts:
- Kéo một cửa sổ đến cạnh màn hình, và nó sẽ tự động “snap” (khóa) vào vị trí.
- Bạn cũng có thể dùng phím tắt Windows + Mũi tên (trái/phải/lên/xuống) để sắp xếp cửa sổ sang các cạnh màn hình.
- Để có độ chính xác cao hơn, hãy di chuột qua nút Maximize (biểu tượng hình vuông ở góc trên bên phải của cửa sổ) và chọn một bố cục Snap Layout mong muốn. Bạn cũng có thể dùng phím tắt Windows + Z.
2. Gõ bằng giọng nói (Voice Typing)
Nhập liệu rảnh tay với tính năng Voice Typing của Windows
Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi hoặc lười gõ phím, hoặc đơn giản là muốn tăng tốc quy trình làm việc, Voice Typing chính là tính năng bạn nên sử dụng. Đây là một công cụ tích hợp sẵn trên Windows nhưng thường bị đánh giá thấp, sử dụng AI để chuyển đổi lời nói của bạn thành văn bản một cách chính xác. Nhiều người dùng đã nhận thấy nó đặc biệt hữu ích khi soạn email, ghi chú nhanh hoặc thậm chí viết bài. Tính năng này còn giúp giảm căng thẳng cho tay và cổ tay trong những ngày bận rộn. Nếu bàn phím của bạn ngừng hoạt động trên Windows, Voice Typing thậm chí có thể trở thành “vị cứu tinh” của bạn.
Cách sử dụng Voice Typing:
- Mở ứng dụng hoặc tài liệu nơi bạn muốn nhập văn bản.
- Nhấn tổ hợp phím Windows + H để kích hoạt Voice Typing.
- Bắt đầu nói, và Windows sẽ chuyển lời nói của bạn thành văn bản trong thời gian thực.
- Sử dụng các lệnh giọng nói như “xóa đoạn đó” hoặc “xuống dòng mới” để chỉnh sửa văn bản mà không cần chạm vào bàn phím.
3. Phiên làm việc tập trung với Clock’s Focus Sessions
Duy trì sự tập trung với Focus Sessions
Khi làm việc tại nhà, một trong những nguyên nhân chính gây mất năng suất là do những yếu tố gây xao nhãng không cần thiết. Đối phó với những tình huống này, ứng dụng Đồng hồ (Clock) của Windows cung cấp một tính năng gọi là Focus Sessions. Nó giúp bạn duy trì sự tập trung vào công việc bằng cách chia nhỏ các tác vụ thành các phần nhỏ hơn. Tính năng này được xây dựng dựa trên Kỹ thuật Pomodoro, một phương pháp đã được chứng minh là cực kỳ hiệu quả trong việc duy trì sự tập trung. Focus Sessions giúp bạn duy trì nhịp độ làm việc lành mạnh, ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và giữ cho bạn năng suất suốt cả ngày.
Cách sử dụng:
- Tìm “Clock” trong hộp tìm kiếm và nhấp vào biểu tượng để khởi chạy ứng dụng.
- Điều hướng đến phần Focus Sessions ở bên trái.
- Đặt hẹn giờ cho phiên làm việc của bạn (ví dụ: 30 phút) và thời gian nghỉ tùy chọn (ví dụ: 5 phút).
- Ứng dụng sẽ nhắc nhở bạn nghỉ giải lao và theo dõi tiến độ của bạn theo thời gian.
Từ phần cài đặt, bạn có thể điều chỉnh nhiều tùy chọn khác như khoảng thời gian tập trung, âm thanh kết thúc phiên, âm thanh kết thúc giờ giải lao, v.v. Bạn cũng có thể liên kết với ứng dụng Spotify để nghe nhạc hoặc podcast nhằm nâng cao sự tập trung. Tính năng này cũng tích hợp với Microsoft To Do để quản lý công việc.
4. Tối ưu không gian làm việc với Virtual Desktops
Tạo không gian làm việc riêng biệt cho từng tác vụ
Virtual Desktop là một trong những tính năng yêu thích của nhiều người dùng Windows khi làm việc từ xa. Nó giúp bạn tổ chức công việc một cách ngăn nắp bằng cách tạo nhiều màn hình desktop ảo cho mỗi tác vụ. Ví dụ, bạn có thể dành một desktop cho email và các cuộc họp, một desktop khác cho công việc cần sự tập trung cao độ và một desktop thứ ba cho giải trí hoặc duyệt web thông thường.
Cách sử dụng Virtual Desktops:
- Nhấn tổ hợp phím Windows + Tab để mở Task View.
- Nhấp vào New Desktop ở cuối màn hình, bên cạnh desktop hiện tại của bạn để tạo một desktop ảo mới.
- Chuyển đổi giữa các desktop bằng cách nhấn tổ hợp phím Windows + Ctrl + Mũi tên trái/phải.
- Bạn cũng có thể kéo và thả các ứng dụng giữa các desktop để tổ chức tốt hơn.
Bạn có thể khởi chạy các ứng dụng riêng biệt trên mỗi desktop ảo mà bạn tạo. Điều này giống như việc có nhiều màn hình mà không cần phải bổ sung phần cứng. Không có giới hạn về số lượng desktop ảo bạn có thể tạo.
5. Clipboard đám mây (Cloud Clipboard)
Sao chép và dán liền mạch trên các thiết bị
Tính năng Clipboard đám mây sẽ cực kỳ hữu ích nếu bạn thường xuyên làm việc trên nhiều thiết bị khác nhau. Nó cho phép bạn sao chép văn bản trên một thiết bị và dán chúng trên một thiết bị khác, miễn là cả hai thiết bị đều đăng nhập cùng một tài khoản Microsoft. Tính năng này đặc biệt tiện lợi để chuyển các liên kết, ghi chú hoặc đoạn văn bản ngắn giữa laptop và máy tính bàn một cách nhanh chóng.
Cách sử dụng Cloud Clipboard:
- Trên hệ thống Windows của bạn, điều hướng đến Settings -> System -> Clipboard.
- Nếu Clipboard History và Clipboard History Across Your Devices hiện đang tắt, hãy bật nút chuyển đổi bên cạnh chúng để kích hoạt.
- Bạn có thể chọn tự động đồng bộ văn bản hoặc thực hiện thủ công.
- Bây giờ, hãy sao chép văn bản như bình thường (Ctrl + C).
- Nhấn tổ hợp phím Windows + V để mở lịch sử Clipboard và truy cập các mục đã sao chép của bạn.
- Dán mục đó trên thiết bị khác bằng cách nhấn tổ hợp phím Windows + V và chọn từ lịch sử.
6. Nâng cấp trải nghiệm Windows với PowerToys
Tăng cường trải nghiệm Windows của bạn với PowerToys
PowerToys không phải là một ứng dụng duy nhất mà là một gói gồm nhiều công cụ tuyệt vời mà mọi người dùng nâng cao đều sẽ thấy hữu ích. Đây là một ứng dụng hoàn toàn miễn phí, được cập nhật thường xuyên dưới sự giám sát của Microsoft. Nhiều người dùng đã sử dụng nó trong một thời gian dài và nhận thấy nó đã thay đổi hoàn toàn cách họ làm việc trên Windows. Từ quản lý cửa sổ nâng cao đến các phím tắt tùy chỉnh và tiện ích chuột, PowerToys có rất nhiều tính năng có thể tăng cường năng suất của bạn. Luôn có một công cụ phù hợp cho mọi người dùng.
Để tận dụng PowerToys, hãy làm theo các bước sau:
- Tải xuống và cài đặt PowerToys từ Microsoft Store hoặc từ trang GitHub chính thức của Microsoft.
- Khám phá các công cụ như FancyZones (để sắp xếp cửa sổ nâng cao), PowerToys Run (một trình khởi chạy ứng dụng nhanh), Awake (để ngăn chặn chế độ ngủ), Text Extractor (để trích xuất văn bản từ hình ảnh), Keyboard Manager (để ánh xạ lại các phím), và nhiều tính năng khác.
- Tùy chỉnh các cài đặt để phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Giao diện các tính năng của PowerToys giúp tăng năng suất làm việc
7. Remote Desktop – Truy cập máy tính từ xa
Truy cập máy tính làm việc của bạn từ bất cứ đâu
Trong khi làm việc từ xa, đôi khi bạn có thể cần truy cập máy tính văn phòng của mình để giải quyết công việc khẩn cấp. Trong những tình huống như vậy, tính năng Remote Desktop của Windows sẽ hỗ trợ bạn. Nếu máy tính Windows ở văn phòng của bạn là bất kỳ phiên bản nào khác ngoài Windows Home, bạn có thể điều khiển nó từ bất kỳ thiết bị Windows, Android hoặc iOS nào.
Việc thiết lập Remote Desktop cực kỳ dễ dàng. Tính năng này an toàn, nhanh chóng và khá đáng tin cậy, đặc biệt là khi nó được Microsoft chính thức cung cấp. Đối với Android và iOS, bạn cần cài đặt ứng dụng Windows (trước đây là Remote Desktop) để truy cập PC từ xa.
8. Quick Assist – Hỗ trợ kỹ thuật từ xa dễ dàng
Nhận hoặc cung cấp hỗ trợ từ xa một cách dễ dàng
Quick Assist tương tự như Windows Remote Desktop, nhưng thường được sử dụng để điều khiển PC từ xa nhằm thực hiện khắc phục sự cố. Vì vậy, giả sử bạn gặp phải một vấn đề mà bạn không thể tự giải quyết khi làm việc từ xa; bạn có thể nhờ một chuyên gia IT sửa chữa nó thông qua Quick Assist.
Không giống như Windows Remote Desktop, Quick Assist hoạt động trên mọi phiên bản, bao gồm cả Windows Home.
Làm theo các bước sau để sử dụng Quick Assist:
- Mở Quick Assist bằng cách tìm kiếm nó trong Start menu.
- Chọn Get assistance (Nhận hỗ trợ) hoặc Give assistance (Cung cấp hỗ trợ).
- Chia sẻ mã bảo mật với người khác để thiết lập kết nối.
- Khi đã kết nối, bạn có thể kiểm soát PC của họ hoặc hướng dẫn họ giải quyết vấn đề.
9. Tự động hóa các tác vụ lặp lại
Tiết kiệm thời gian với các công cụ tự động hóa
Các tác vụ lặp đi lặp lại có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian của bạn, nhưng Windows cung cấp các công cụ để tự động hóa chúng. Để tự động hóa các tác vụ trên PC Windows của bạn, bạn có thể sử dụng các công cụ tích hợp như Windows Task Scheduler, các script PowerShell hoặc các công cụ của bên thứ ba như AutoHotkey và TinyTask. Tự động hóa giúp giải phóng thời gian của bạn cho những tác vụ quan trọng hơn, làm cho bạn hiệu quả hơn và ít mắc lỗi hơn.
10. Phím tắt Windows – Tăng tốc công việc
Làm việc nhanh hơn với các phím tắt thiết yếu
Phím tắt là một “cỗ máy” tăng năng suất thực sự, và Windows có vô số chúng. Chỉ cần ghi nhớ một vài phím tắt cơ bản có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tăng hiệu suất công việc. Chúng giúp giảm thời gian điều hướng các menu và nhấp chuột, cho phép bạn tập trung vào điều thực sự quan trọng – hoàn thành công việc.
Dưới đây là một số phím tắt thiết yếu bạn có thể thử:
Để điều hướng chung
- Win + D: Hiển thị hoặc ẩn màn hình nền.
- Win + E: Mở File Explorer.
- Win + L: Khóa PC ngay lập tức.
- Win + Tab: Mở Task View để chuyển đổi giữa các máy tính ảo.
- Alt + Tab: Chuyển đổi giữa các ứng dụng đang mở.
- Ctrl + Shift + Esc: Mở Task Manager trực tiếp.
- Win + X: Mở menu Quick Link cho các cài đặt hệ thống.
Để quản lý cửa sổ và màn hình
- Win + ↑ (Mũi tên lên): Phóng to cửa sổ đang hoạt động.
- Win + ↓ (Mũi tên xuống): Thu nhỏ hoặc khôi phục cửa sổ.
- Win + ← (Mũi tên trái): Gắn cửa sổ sang bên trái.
- Win + → (Mũi tên phải): Gắn cửa sổ sang bên phải.
- Win + Shift + ←/→: Di chuyển cửa sổ giữa nhiều màn hình.
Máy tính ảo (Virtual Desktops)
- Win + Ctrl + D: Tạo một máy tính ảo mới.
- Win + Ctrl + Mũi tên trái/phải: Chuyển đổi giữa các máy tính ảo.
- Win + Ctrl + F4: Đóng máy tính ảo hiện tại.
Giao tiếp & cộng tác
- Win + H: Mở tính năng gõ bằng giọng nói (hữu ích cho việc đọc chính tả).
- Win + Shift + S: Chụp ảnh màn hình (Snip & Sketch).
- Ctrl + Shift + V: Dán mà không định dạng.
- Alt + Shift + Mũi tên trái/phải: Di chuyển giữa các kênh Teams hoặc Slack.
Phóng to & khả năng tiếp cận
- Win + “+” / Win + “-“: Phóng to/thu nhỏ bằng công cụ Magnifier.
- Win + Esc: Đóng công cụ Magnifier.
- Win + PrtSc: Chụp ảnh màn hình đầy đủ và lưu vào thư mục Pictures.
Tối đa hóa hiệu quả làm việc từ xa của bạn
Làm việc từ xa trên Windows không có nghĩa là năng suất của bạn sẽ bị ảnh hưởng. Với những công cụ và kỹ thuật phù hợp, bạn hoàn toàn có thể biến chiếc PC Windows của mình thành một công cụ mạnh mẽ để hoàn thành công việc. Từ việc đa nhiệm với Snap Layouts và Virtual Desktops đến tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, những mẹo này đã giúp nhiều người dùng duy trì năng suất và sự tập trung khi làm việc ngoài văn phòng. Hãy thử áp dụng chúng, và bạn có thể thấy mình làm việc thông minh hơn, chứ không phải vất vả hơn. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về những thủ thuật này và khám phá thêm các mẹo công nghệ khác tại congnghetonghop.com!
