Với sự bùng nổ của kỷ nguyên số, việc quản lý công việc cá nhân hiệu quả trở thành yếu tố then chốt giúp chúng ta duy trì năng suất. Tuy nhiên, việc phụ thuộc hoàn toàn vào các dịch vụ đám mây của bên thứ ba đôi khi khiến chúng ta lo ngại về quyền riêng tư và khả năng kiểm soát dữ liệu. Đó là lý do vì sao hành trình tự host (self-hosting) trên thiết bị NAS cá nhân đang ngày càng thu hút sự quan tâm của giới công nghệ. Bản thân tôi cũng đã bắt đầu trải nghiệm thế giới tự host với Proxmox và TrueNAS trên chiếc mini PC của mình, và Nextcloud đã nhanh chóng trở thành một phần không thể thiếu trong hệ thống này. Nextcloud không chỉ là một ứng dụng đơn thuần mà là một hệ sinh thái mạnh mẽ, cho phép tôi cài đặt vô số ứng dụng và đồng bộ dữ liệu trên các thiết bị mà không cần dựa vào các máy chủ đám mây lớn.
Trong số các ứng dụng tuyệt vời mà Nextcloud cung cấp, Nextcloud Tasks là một cái tên nổi bật. Đây là ứng dụng danh sách việc cần làm (to-do list) chính thức, giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý mọi nhiệm vụ. Đặc biệt, vì được lưu trữ ngay trên NAS cá nhân của bạn, Nextcloud Tasks đảm bảo khả năng đồng bộ liền mạch trên mọi thiết bị, mang lại sự tiện lợi và an tâm về quyền riêng tư dữ liệu cá nhân.
Nextcloud Tasks: Giải pháp quản lý công việc cá nhân hiệu quả và đơn giản
Nextcloud Tasks được thiết kế với sự đơn giản và dễ sử dụng làm trọng tâm. Sau khi triển khai Nextcloud (một quá trình khá dễ dàng trên TrueNAS), bạn có thể dễ dàng cài đặt Nextcloud Tasks thông qua giao diện người dùng của Nextcloud từ nền tảng ứng dụng. Quá trình này cũng tương đối đơn giản, mặc dù Nextcloud có thể cải thiện thêm phương pháp tìm kiếm ứng dụng để thuận tiện hơn.
Các tính năng cơ bản bạn cần có
Một khi Nextcloud Tasks đã được thiết lập, bạn sẽ nhận được một ứng dụng danh sách việc cần làm với đầy đủ các tính năng cơ bản nhưng cực kỳ hữu ích. Bạn có thể tạo và đặt tên cho nhiều danh sách công việc khác nhau, sau đó thêm các nhiệm vụ cụ thể vào từng danh sách. Ứng dụng cho phép bạn:
- Thiết lập ngày và giờ đến hạn: Giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ công việc quan trọng nào.
- Thêm ghi chú: Cung cấp thông tin chi tiết hoặc ngữ cảnh cần thiết cho mỗi nhiệm vụ.
- Theo dõi tiến độ hoàn thành: Giúp bạn hình dung được mức độ hoàn tất của công việc.
- Hỗ trợ nhiệm vụ con (sub-tasks): Bạn có thể chia một nhiệm vụ lớn thành nhiều công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
- Chia sẻ danh sách công việc: Một tính năng tuyệt vời cho các nhóm hoặc gia đình. Ví dụ, bạn có thể tạo một danh sách mua sắm chung và chia sẻ với các thành viên khác trên máy chủ Nextcloud của mình.
Một điểm cộng lớn của Nextcloud Tasks là khả năng tích hợp chặt chẽ với ứng dụng Lịch của Nextcloud (Nextcloud Calendar). Khi bạn thêm ngày đến hạn cho một nhiệm vụ trong Nextcloud Tasks, nhiệm vụ đó sẽ tự động hiển thị trên Nextcloud Calendar. Điều này mang lại cái nhìn tổng quan tốt hơn về toàn bộ lịch trình và các công việc sắp tới của bạn, giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Đồng bộ công việc liền mạch trên mọi thiết bị
Việc sử dụng ứng dụng Nextcloud Tasks chính thức trên trình duyệt web của máy tính hoạt động khá tốt, nhưng không phải lúc nào cũng là giải pháp tối ưu. Ví dụ, khi bạn đi mua sắm, bạn sẽ cần xem danh sách ngay trên điện thoại của mình. May mắn thay, Nextcloud hỗ trợ tích hợp CalDAV cho cả nhiệm vụ và lịch, cho phép bạn đồng bộ danh sách việc cần làm với các ứng dụng tương thích hỗ trợ tiêu chuẩn này.
Quản lý công việc trên PC và điện thoại
Trên điện thoại Android, tôi đã cài đặt Tasks.org, một trong số ít ứng dụng danh sách việc cần làm tôi tìm thấy có thể tích hợp với CalDAV mà không yêu cầu tài khoản trực tuyến với một công ty bên thứ ba nào khác. Việc đồng bộ với danh sách CalDAV trên Tasks.org không hoàn toàn miễn phí, nhưng phiên bản Pro của ứng dụng này có mức phí rất phải chăng, chỉ khoảng 1 đô la mỗi năm để mở khóa hỗ trợ CalDAV (và có bản dùng thử miễn phí để bạn kiểm tra trước khi đăng ký).
Ảnh chụp màn hình Tasks.org trên Android hiển thị chế độ chỉnh sửa cho một nhiệm vụ
Thực tế, tôi khuyên bạn nên sử dụng DAVx5. Đây là một ứng dụng có mục đích duy nhất là đồng bộ thông tin CalDAV và làm cho nó khả dụng với các ứng dụng khác trên điện thoại của bạn. Cả hai phương pháp đều hoạt động, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, DAVx5 mang lại trải nghiệm đồng bộ nhanh hơn và đáng tin cậy hơn một chút. Hơn nữa, DAVx5 sẽ cung cấp lịch Nextcloud của bạn cho các ứng dụng lịch khác như Google Calendar, vì vậy bạn có thể không cần phải tìm kiếm các ứng dụng chuyên dụng có hỗ trợ CalDAV.
Ảnh chụp màn hình Tasks.org trên Android hiển thị các nhiệm vụ sắp tới
Tasks.org chỉ tập trung vào khía cạnh quản lý nhiệm vụ, do đó việc tích hợp lịch bên ngoài trải nghiệm web có phần khó khăn hơn. Tuy nhiên, đây là một vấn đề chung của hầu hết các ứng dụng to-do list tự host. Mọi thứ phụ thuộc vào ứng dụng khách, và tôi chưa tìm thấy bất kỳ ứng dụng lịch nào có thể trực tiếp đồng bộ và hiển thị nhiệm vụ ngay trên lịch.
Ảnh chụp màn hình Tasks.org trên Android hiển thị chế độ chỉnh sửa cho một nhiệm vụ với các nhiệm vụ con
Trên máy tính cá nhân, trình duyệt web Vivaldi có một ứng dụng lịch tích hợp hỗ trợ tốt việc tích hợp với các nhiệm vụ, và nó hoạt động hoàn hảo với Nextcloud Tasks. Bạn có thể tạo một nhiệm vụ trên lịch của Vivaldi, và nó sẽ đồng bộ ngược về máy chủ, sau đó đến Tasks.org trên điện thoại của bạn. Quá trình này có thể không tức thì như trên các nền tảng đám mây điển hình, nhưng nhìn chung, các thay đổi sẽ được đồng bộ khá nhanh chóng.
Ảnh chụp màn hình của Vivaldi Calendar với tích hợp Nextcloud Tasks
Yêu cầu quan trọng: Thiết lập VPN an toàn
Một điều hiển nhiên nhưng cần phải nhắc lại là nếu bạn muốn đồng bộ danh sách công việc trên các thiết bị khi đang di chuyển, bạn sẽ cần thiết lập một giải pháp VPN như Tailscale. Tailscale cho phép bạn kết nối với NAS tại nhà như thể bạn đang ở trong mạng nội bộ của mình. Điều này giúp bạn quản lý danh sách công việc từ bất cứ đâu, và kết nối này thậm chí còn hoạt động với các ứng dụng như Tasks.org mà không cần thay đổi bất kỳ cài đặt nào trong ứng dụng.
Một điện thoại Android đang chạy Tailscale và Tasks.org cùng lúc
Tôi đã vài lần cố gắng đồng bộ nhiệm vụ nhưng không thành công, chỉ để nhận ra mình đã tắt kết nối Tailscale. Vì vậy, tôi nghĩ điều này đáng được nhắc đến. Hãy đảm bảo bạn đã thiết lập và bật Tailscale nếu bạn cần sử dụng danh sách việc cần làm khi ra ngoài.
Một số mong muốn cải thiện
Điều này không phải để chỉ trích các nhà phát triển – tôi chắc chắn rằng rất nhiều công sức đã được đầu tư vào việc phát triển các ứng dụng như Tasks.org. Tuy nhiên, tôi khá ngạc nhiên về sự thiếu hụt các lựa chọn thay thế cho loại ứng dụng này. Với việc CalDAV là một tiêu chuẩn mở và có rất nhiều ứng dụng to-do list ngoài kia, tôi đã nghĩ rằng sẽ có nhiều lựa chọn hơn dành cho người dùng tự host. Và khi tôi đang sử dụng chính PC của mình làm máy chủ, tôi hy vọng rằng việc đồng bộ danh sách việc cần làm sẽ hoàn toàn miễn phí.
Quan trọng hơn, tôi ước gì việc tìm kiếm một ứng dụng có thể tích hợp cả lịch và nhiệm vụ của Nextcloud vào cùng một giao diện sẽ dễ dàng hơn, giống như cách Nextcloud Calendar có thể hiển thị các mục từ Nextcloud Tasks. Tôi chưa tìm thấy bất kỳ ứng dụng nào như vậy trên Android, mặc dù tôi thấy khả năng này trên máy tính với Vivaldi. Có lẽ đội ngũ Vivaldi nên tạo ứng dụng lịch riêng cho Android – tôi sẽ rất đánh giá cao điều đó.
Một điện thoại Android hiển thị màn hình cài đặt của Tasks.org với gói đăng ký Pro đã được bật
Tuy nhiên, tôi vẫn còn tương đối mới với thế giới tự host, vì vậy cũng có thể tôi đã bỏ lỡ một số lựa chọn ứng dụng hiển nhiên có thể làm cho mọi thứ dễ dàng hơn. Tôi rất mong nhận được các lựa chọn thay thế nếu trường hợp đó xảy ra.
Kết luận
Nextcloud nói chung là một trong những dịch vụ tuyệt vời nhất mà bạn có thể có cho NAS của mình, và tôi yêu tất cả các tính năng mà nó cung cấp. Tôi sử dụng nó chủ yếu như một giải pháp sao lưu đám mây đơn giản, nhưng việc có các tiện ích như trình chỉnh sửa Office, Tasks và Calendar tích hợp sẵn cũng vô cùng hữu ích. Thật tuyệt vời khi tôi có thể có tất cả những tiện ích này được host trên chính máy tính của mình và có thể truy cập ở mọi nơi.
Nếu bạn chưa khám phá Nextcloud, hãy tìm hiểu ngay để trải nghiệm khả năng tự chủ dữ liệu và quản lý công việc hiệu quả mà nó mang lại. Đồng thời, đừng quên thử nghiệm Tasks.org và DAVx5 nếu bạn muốn bắt đầu sử dụng Nextcloud Tasks trên điện thoại Android của mình.
