Hành trình tìm kiếm một công cụ năng suất lý tưởng của tôi đã trải qua rất nhiều thử nghiệm. Giống như nhiều người khác, tôi bắt đầu với Notion, bị cuốn hút bởi lời hứa về một không gian làm việc “tất cả trong một”. Tuy nhiên, sau một thời gian sử dụng, tôi nhận ra rằng các ứng dụng di động của Notion thiếu ổn định và việc hoàn toàn không có chế độ offline đáng tin cậy đã trở thành những rào cản lớn. Tôi đã thử hàng tá lựa chọn thay thế vì tôi muốn tìm một giải pháp có giao diện và cách hoạt động tương tự Notion, đồng thời có thể thích ứng với quy trình làm việc của mình.
Và rồi tôi đã khám phá ra AppFlowy. Công cụ mã nguồn mở này đã liên tục thu hút tôi trở lại, không chỉ bởi bộ tính năng mạnh mẽ mà còn bởi cam kết về quyền tự do của người dùng và quyền sở hữu dữ liệu. AppFlowy đã giải quyết chính những vấn đề khiến Notion trở thành một trải nghiệm gây khó chịu cho tôi. Hãy để tôi chia sẻ lý do tại sao, sau vô số lần thử nghiệm, AppFlowy đã trở thành giải pháp hàng đầu của tôi.
Giao diện sổ nhật ký kỹ thuật số trên Notion với các ghi chú được tổ chức khoa học
Giải pháp đa nền tảng toàn diện
Khả dụng trên mọi thiết bị bạn sử dụng
Quy trình làm việc của tôi không giới hạn trên một thiết bị duy nhất. Tôi sử dụng máy tính để bàn Windows cho các buổi làm việc tập trung, MacBook cho các tác vụ di động, Pixel 8 làm điện thoại chính hàng ngày và iPhone 15 Pro Max cho mục đích công việc. Điều đó có nghĩa là khả năng tương thích đa nền tảng là một yếu tố tuyệt đối cần thiết đối với tôi. Đây chính là điểm AppFlowy không làm tôi thất vọng, vì nó có các ứng dụng gốc trên tất cả các nền tảng chính.
Chính vì lý do này, trong quá trình tìm kiếm một giải pháp thay thế Notion lý tưởng, tôi đã phải bỏ qua một số lựa chọn hấp dẫn khác như Craft và Bear Notes. Việc thiếu vắng ứng dụng trên Android đã trở thành một trở ngại lớn đối với tôi. AppFlowy đồng bộ hóa liền mạch tất cả các không gian làm việc của tôi trên Windows, Mac và thậm chí cả máy chạy Linux.
Nhiều trang và không gian làm việc của AppFlowy hiển thị trên ứng dụng đa nền tảng
Giao diện và cảm giác quen thuộc như Notion
Không cần tốn thời gian học hỏi
Điều ban đầu thu hút tôi đến với AppFlowy chính là sự quen thuộc đáng kinh ngạc của nó với Notion. Cấu trúc cơ bản của việc tạo một không gian làm việc và sau đó điền vào đó các trang riêng lẻ có thể nhận ra ngay lập tức. Giống như Notion, tôi có thể bắt đầu xây dựng hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM) của mình mà không cần tốn nhiều công sức.
Việc không phải trải qua một đường cong học tập quá lớn là một làn gió mới, đặc biệt sau những trải nghiệm của tôi với các lựa chọn thay thế Notion khác như Anytype và Capacities. Mặc dù các công cụ đó mang đến những cách tiếp cận sáng tạo, chúng cũng đòi hỏi một khoản đầu tư đáng kể về thời gian để hiểu hệ thống PKM. Ngược lại, AppFlowy không cố gắng thay đổi các khái niệm cốt lõi làm nên sức mạnh của Notion.
Trình soạn thảo khối (block editor) của AppFlowy với các tùy chọn định dạng phong phú
Công cụ quản lý dự án hiệu quả
Quản lý dự án cá nhân một cách chuyên nghiệp
Ngoài việc ghi chú và tổ chức chung, AppFlowy đã chứng tỏ là một công cụ mạnh mẽ để quản lý dự án. Nếu bạn đã từng sử dụng bảng Kanban của Notion trước đây, bạn sẽ cảm thấy hoàn toàn quen thuộc với AppFlowy. Bạn có thể chèn một bảng Kanban, thêm các cột và bắt đầu điền các tác vụ vào đó. Giống như Notion và Trello, bạn có thể điền chi tiết tác vụ với các thuộc tính liên quan như người được giao, ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên, thẻ (tag), và nhiều hơn nữa.
AppFlowy tích hợp chức năng quản lý dự án này với các điểm mạnh cốt lõi của nó: trình chỉnh sửa khối (block editor) và không gian làm việc không giới hạn. Không giống như các công cụ Kanban chuyên dụng như Trello hoặc các nền tảng toàn diện hơn như Asana, nơi chi tiết dự án, ghi chú cuộc họp và thông tin liên quan thường nằm trong các tài liệu riêng biệt hoặc yêu cầu điều hướng ra khỏi bảng, AppFlowy giữ mọi thứ trong cùng một không gian linh hoạt.
Hệ thống cơ sở dữ liệu mạnh mẽ
Vượt trội hơn nhiều lựa chọn thay thế Notion khác
Tôi đã rất gần với việc thay thế Obsidian bằng Notion. Tôi hoàn toàn yêu thích chế độ xem đồ thị, canvas và cách tiếp cận Markdown của nó. Tuy nhiên, việc thiếu các cơ sở dữ liệu nâng cao đã trở thành một trở ngại lớn đối với tôi. Tuy nhiên, AppFlowy đã đáp ứng được các nhu cầu cơ bản ở đây. Nó không chỉ dừng lại ở việc tạo ra các bảng đơn giản.
Tôi có thể tạo ra một trung tâm thông tin động và kết nối, được tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của mình. Sự đa dạng của các loại cột có sẵn rất ấn tượng và mang lại cảm giác rất giống với những gì làm cho cơ sở dữ liệu của Notion trở nên linh hoạt. Tôi sử dụng nó mọi lúc để quản lý các dự án viết freelance của mình. Tôi đã tạo một cơ sở dữ liệu với các cột liên quan như tên dự án, khách hàng, thời hạn, trạng thái, chủ đề, số từ, tệp đính kèm và ngày tạo.
Mặc dù nó hoàn thành tốt công việc, tôi rất mong muốn thấy nhiều loại cơ sở dữ liệu hơn như Gallery (Thư viện), List (Danh sách), Timeline (Dòng thời gian), v.v., trong các bản cập nhật tương lai.
Các cột cơ sở dữ liệu tùy chỉnh trong AppFlowy để quản lý dự án và thông tin
Gói miễn phí cực kỳ hấp dẫn
Đủ tốt cho hầu hết người dùng
Không giống như một số lựa chọn thay thế Notion khác, AppFlowy có một gói miễn phí tuyệt vời. Nó cung cấp không giới hạn không gian làm việc, trang và khối (block), lên đến 5GB dung lượng lưu trữ (tôi chủ yếu thêm liên kết đến các tệp OneDrive để tiết kiệm dung lượng), cộng tác thời gian thực với tối đa hai thành viên, và nhiều hơn nữa. Nó đủ cho nhu cầu sử dụng hiện tại của tôi.
Menu chính của AppFlowy hiển thị các lựa chọn cho không gian làm việc và cài đặt
Riêng tư và mã nguồn mở
Tùy chọn tự lưu trữ dữ liệu tiện lợi
Một trong những yếu tố khiến tôi liên tục quay trở lại với AppFlowy chính là bản chất cốt lõi của nó như một dự án mã nguồn mở. Điều này có nghĩa là bất kỳ ai cũng có thể kiểm tra mã nguồn của AppFlowy, đóng góp vào sự phát triển của nó và hiểu chính xác cách nó hoạt động.
Không giống như Notion, nơi tất cả các không gian làm việc và thông tin của tôi được lưu trữ trên máy chủ của công ty, AppFlowy cung cấp tùy chọn quan trọng là lưu trữ dữ liệu của tôi cục bộ trên máy tính của riêng tôi. AppFlowy thậm chí còn cung cấp tùy chọn tự lưu trữ (self-hosting). Điều này có nghĩa là tôi có quyền tự do lưu trữ toàn bộ dữ liệu không gian làm việc của mình trên bất kỳ máy chủ nào tôi chọn – cho dù đó là máy chủ cá nhân tại nhà, một máy chủ riêng ảo tôi thuê, hay bất kỳ cơ sở hạ tầng nào khác mà tôi tin tưởng. Tôi dự định khám phá tính năng này trong tương lai.
Tùy chọn tự lưu trữ dữ liệu AppFlowy trên máy chủ cá nhân để đảm bảo quyền riêng tư
Máy tính xách tay hiển thị bảng điều khiển cá nhân tự lưu trữ, bên cạnh ly cà phê và sổ ghi chú
Cuối cùng đã tự do khỏi Notion
Cuối cùng, hành trình tìm kiếm giải pháp thay thế Notion hoàn hảo của tôi đã dẫn tôi trở lại nơi tôi tìm thấy sự linh hoạt và kiểm soát cao nhất: AppFlowy. Sau khi thử nghiệm Obsidian, Craft, Roam Research, Bear Notes, AFFiNE và nhiều công cụ khác, tôi đã học được rằng những công cụ tốt nhất thường là những công cụ thích ứng với bạn, chứ không phải ngược lại. Nếu bạn cũng đang tìm kiếm một công cụ cân bằng hoàn hảo giữa tính minh bạch và các tính năng, hãy thử AppFlowy.
Nếu AppFlowy không phù hợp với bạn, hãy tham khảo thêm các lựa chọn thay thế Notion có chế độ offline khác để tìm ra công cụ ưng ý nhất.
