Tôi phải thừa nhận rằng, trước đây tôi đã phụ thuộc hoàn toàn vào Notion cho mọi thứ. Nó là không gian làm việc chính của tôi để theo dõi chiến dịch, ghi chú, lên kế hoạch bằng lịch và tổ chức toàn bộ quy trình công việc. Notion từng mang lại cảm giác như một “bộ não thứ hai” hoàn hảo. Tuy nhiên, theo thời gian, một điều gì đó đã thay đổi. Sự tập trung của Notion dần rời xa người dùng cá nhân và sự đơn giản đã tạo nên sức mạnh ban đầu của nó. Sự thay đổi đó đã thôi thúc tôi tìm kiếm các công cụ khác. Tôi đã thử Obsidian, Capacities, và cả những lựa chọn ít được biết đến hơn như TheBrain. Thật ngạc nhiên, chúng không chỉ thay thế Notion mà còn hoạt động hiệu quả hơn rất nhiều so với cách tôi tư duy và làm việc một mình.
Máy tính xách tay hiển thị giao diện Notion và Obsidian, minh họa sự so sánh ứng dụng quản lý tri thức cá nhân.
1. Notion tập trung vào doanh nghiệp, làm cho người dùng cá nhân cảm thấy “thừa thãi”
Notion thực sự tỏa sáng khi được sử dụng trong các nhóm làm việc. Các tính năng cộng tác thời gian thực, không gian làm việc chung và khả năng tích hợp với các công cụ như Slack đã biến nó thành một nền tảng mạnh mẽ cho các dự án nhóm. Tuy nhiên, với tư cách là một người dùng cá nhân, tôi không cần đến một nửa số tính năng đó. Tôi không chia sẻ trình theo dõi chiến dịch với một nhóm hay cùng chỉnh sửa ghi chú cuộc họp. Tôi muốn một không gian riêng tư – một “bộ não thứ hai” thực sự được điều chỉnh theo cách tôi xử lý thông tin.
Khi Notion ngày càng bổ sung nhiều “chuông và còi” phục vụ mục đích cộng tác, chúng bắt đầu trở thành sự lộn xộn, với các tính năng đẩy tôi hướng tới tính thẩm mỹ (như các biểu tượng emoji trang trí) hơn là giá trị cốt lõi. Obsidian thì ngược lại hoàn toàn. Nó tập trung vào cá nhân và được xây dựng cho tư duy sâu sắc. Chế độ xem đồ thị (Graph View) cho phép tôi thấy một ý tưởng chiến dịch kết nối với một dự án đã qua hay một suy nghĩ ngẫu nhiên từ nhiều tháng trước như thế nào, từ đó khơi gợi những hiểu biết sâu sắc mà tôi sẽ không bao giờ có được từ các cơ sở dữ liệu tuyến tính của Notion. Nó giống như một bản đồ tư duy tự phát triển mà không ép buộc tôi phải sắp xếp ý tưởng vào các hộp đã định nghĩa trước.
2. Không ưu tiên trải nghiệm offline
Một “bộ não thứ hai” cần phải đáng tin cậy, cho dù tôi đang trên máy bay, trong một quán cà phê ở vùng nông thôn hay chỉ đơn giản là đối mặt với kết nối Wi-Fi chập chờn. Sự phụ thuộc của Notion vào đám mây đã trở thành một điểm yếu rõ rệt. Ngay cả với chế độ ngoại tuyến (một bổ sung gần đây), sự chậm trễ trong đồng bộ hóa và thời gian tải khiến quy trình làm việc của tôi bị gián đoạn. Không có gì tệ hơn việc cần một ghi chú quan trọng trong cuộc họp, nhưng chỉ nhìn thấy biểu tượng quay tròn của sự chờ đợi.
Obsidian và TheBrain đã giải quyết vấn đề này bằng cách lưu trữ dữ liệu cục bộ. Các tệp của Obsidian nằm trên thiết bị của tôi, có thể truy cập ngay lập tức mà không cần internet. Các “neurograms” của TheBrain (liên kết động giữa các ý tưởng) cũng hoạt động liền mạch khi ngoại tuyến, phản ánh cách bộ não tôi kết nối các khái niệm.
Thanh công cụ Obsidian minh họa tính năng hoạt động offline và quản lý ghi chú cục bộ.
3. Notion cố gắng trở thành “tất cả trong một” nhưng không xuất sắc
Notion thường được ca ngợi là một không gian làm việc đa năng, “tất cả trong một”, và nó chắc chắn đã đạt được danh tiếng đó. Nhưng chính sự đa năng đó cũng là nhược điểm lớn nhất của nó.
Notion giống như một người bạn học đã thử sức mọi thứ nhưng không thực sự thành thạo bất cứ điều gì. Nó cố gắng trở thành một ứng dụng ghi chú, một trình quản lý tác vụ, một cơ sở dữ liệu, một wiki và nhiều hơn nữa. Kết quả là, nó có nguy cơ trở thành một nền tảng tổng quát nhưng lại chật vật để xuất sắc trong bất kỳ lĩnh vực cụ thể nào.
Điều này càng trở nên rõ ràng khi công cụ này ngày càng phức tạp. Khi Notion tiếp tục mở rộng các tính năng để phục vụ nhiều trường hợp sử dụng hơn, nó cũng trở nên đắt đỏ hơn, đặc biệt đối với những người dùng chỉ cần nó cho các mục đích đơn giản như một kho tri thức cá nhân.
4. Thiếu linh hoạt trong lưu trữ dữ liệu
Notion không cung cấp nhiều sự linh hoạt trong việc lưu trữ dữ liệu. Tất cả nội dung của bạn được lưu trữ trên máy chủ của Notion, và bạn không có bất kỳ quyền kiểm soát nào về nơi hoặc cách thức dữ liệu đó được lưu giữ. Mặc dù điều này có thể tiện lợi, nhưng nó cũng đồng nghĩa với việc từ bỏ quyền kiểm soát dữ liệu của chính mình, và đó có thể là một vấn đề nếu quyền riêng tư hoặc khả năng truy cập dài hạn là ưu tiên của bạn.
Với các công cụ như Obsidian, bạn có toàn quyền kiểm soát. Các ghi chú của bạn được lưu trữ cục bộ trên thiết bị, và bạn có thể chọn cách đồng bộ hóa chúng. Dù là thông qua Google Drive, OneDrive, Dropbox, iCloud hay các tùy chọn mã nguồn mở như Nextcloud, sự lựa chọn là của bạn.
Nếu bạn muốn có thêm quyền riêng tư, Obsidian cung cấp tiện ích bổ sung Sync (có trả phí) cho phép mã hóa đầu cuối, đảm bảo dữ liệu của bạn an toàn trên các thiết bị. Điều tuyệt vời nhất là nếu bạn đã sử dụng các dịch vụ như Google One, Microsoft 365 hoặc iCloud+, bạn có thể đồng bộ hóa các “vault” của mình miễn phí.
5. Hạn chế về tính năng Canvas và Graph View
Notion cho phép bạn liên kết các ghi chú liên quan, điều này có thể hữu ích để xây dựng một cơ sở tri thức kết nối. Tuy nhiên, các công cụ như Obsidian, Capacities và TheBrain đã tiến xa hơn một bước, cung cấp những cách mạnh mẽ hơn để động não, tổ chức và trực quan hóa suy nghĩ của bạn.
Ví dụ, Obsidian bao gồm các tính năng như Canvas và Graph View có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn tiếp cận việc ghi chú. Graph View cung cấp một bản đồ trực quan của toàn bộ “vault” của bạn, hiển thị cách các ghi chú kết nối với nhau. Điều này giúp dễ dàng phát hiện các mẫu hoặc mối quan hệ mà bạn có thể đã bỏ lỡ trong một thiết lập tuyến tính.
Mặt khác, Canvas hoạt động như một bảng trắng kỹ thuật số. Bạn có thể sắp xếp các ý tưởng bằng cách sử dụng thẻ, mũi tên, hình dạng và các yếu tố hình ảnh khác. Cho dù bạn đang lên kế hoạch một dự án, xây dựng một quy trình làm việc hay kết hợp các loại phương tiện khác nhau, Canvas mang lại cho bạn sự linh hoạt để tổ chức mọi thứ theo cách bạn muốn.
Giao diện website Obsidian trên màn hình laptop, giới thiệu các tính năng mạnh mẽ của công cụ PKM này.
Notion không phải là một công cụ tồi tệ. Nó chỉ có thể không còn là lựa chọn tốt nhất cho những người dùng cá nhân, những người ưu tiên tốc độ, sự đơn giản và quyền kiểm soát dữ liệu của họ. Khi các công cụ như Obsidian và Capacities ngày càng trở nên phổ biến, rõ ràng rằng quản lý tri thức không phải là một giải pháp “một kích thước phù hợp cho tất cả”.
Nếu bạn không chắc công cụ nào phù hợp nhất với quy trình làm việc của mình, hãy tìm hiểu các công cụ Quản lý Tri thức Cá nhân (PKM) khác tập trung vào quyền riêng tư và tính linh hoạt. Và nếu bạn đang khám phá các lựa chọn ngoài những cái tên quen thuộc, đừng bỏ lỡ những giải pháp mã nguồn mở kết hợp những ưu điểm tốt nhất của cả hai thế giới.
