Giữa guồng quay hỗn loạn của việc phải làm việc gần 40 giờ mỗi tuần và là một sinh viên toàn thời gian, ngay cả việc nghĩ rằng tôi có thể dựa vào trí nhớ để theo dõi mọi thứ cần làm cũng chỉ là một ước mơ hão huyền. Vì vậy, tôi đã cực kỳ phụ thuộc vào việc tạo ra các danh sách to-do (việc cần làm) cho hầu hết mọi khía cạnh trong cuộc sống – cuộc sống cá nhân, đại học, bài tập đến hạn, thời hạn công việc và nhiều hơn nữa.
Ban đầu, tôi sử dụng các ghi chú dán (sticky note) truyền thống, sau đó chuyển sang dùng các ứng dụng ghi chú như Goodnotes 6 và Notability để theo dõi mọi thứ khi có iPad và Apple Pencil. Khi nhận ra điều đó không hiệu quả, tôi chuyển sang Google Tasks và gắn bó với nó trong nhiều năm. Ứng dụng này có giao diện dễ sử dụng, tối giản và hoạt động liền mạch với các ứng dụng Google khác như Google Calendar và Gmail.
Mặc dù trải nghiệm sử dụng Google Tasks của tôi rất tốt và tôi yêu thích giao diện tối giản của nó, nhưng tôi bắt đầu nhận thấy những điểm hạn chế của nó. Đương nhiên, tôi bắt đầu thử nghiệm với mọi ứng dụng to-do list mà tôi có thể tìm thấy, và cuối cùng tôi đã chọn Todoist. Mặc dù Todoist không phải là một ứng dụng mới và đã tồn tại nhiều năm, tôi chưa bao giờ thực sự dùng thử nó một cách nghiêm túc cho đến gần đây. Nhưng một khi tôi đã làm, tôi nhận ra mình đã bỏ lỡ nhiều điều tuyệt vời đến thế nào.
Các ứng dụng tốt nhất để cải thiện quản lý thời gian và năng suất
Todoist cho phép bạn sắp xếp tác vụ theo độ ưu tiên
Tin tôi đi, điều này tạo nên sự khác biệt lớn
Trong Google Tasks, tôi chia tất cả các khía cạnh trong cuộc sống thành các danh sách riêng biệt và đưa tất cả các tác vụ cần làm vào mỗi danh sách đó. Ví dụ, thời hạn công việc vào danh sách công việc, tác vụ đại học vào một danh sách khác, việc vặt cá nhân vào một danh sách khác, và cứ thế. Mặc dù điều đó giúp mọi thứ được tổ chức phần nào, nhưng vấn đề nảy sinh khi các danh sách bắt đầu chồng chất.
Một khi điều đó xảy ra, việc nhận biết tác vụ nào cần được chú ý trước và tác vụ nào có thể để lại một chút trở nên khó khăn hơn. Google Tasks cho phép bạn sắp xếp tác vụ theo Ngày, Được gắn dấu sao gần đây, Tiêu đề và thứ tự bạn đã thêm chúng. Tôi thường sắp xếp tác vụ của mình theo Ngày, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng phản ánh những gì tôi thực sự cần hoàn thành trước. Một số tác vụ trong danh sách của tôi chưa đến hạn trong một thời gian dài nhưng lại quan trọng hơn. Đồng thời, một số tác vụ khác sắp đến hạn nhưng lại không khẩn cấp. Điều tôi thực sự cần là một cách thích hợp để xếp hạng các tác vụ theo độ ưu tiên, để tôi không lãng phí thời gian vào các tác vụ ít quan trọng hơn chỉ vì chúng tình cờ ở vị trí cao hơn trong danh sách.
May mắn thay, Todoist cho phép bạn làm chính xác điều đó và cho phép bạn chọn độ ưu tiên của một tác vụ khi bạn thêm nó vào danh sách việc cần làm của mình. Bạn có thể chọn từ bốn cấp độ ưu tiên: Ưu tiên 1 (quan trọng nhất và được đánh dấu màu đỏ), Ưu tiên 2, Ưu tiên 3 và Ưu tiên 4 (ít quan trọng nhất và không có màu). Nó hoạt động chính xác như bạn tưởng tượng: các tác vụ có độ ưu tiên cao nhất sẽ xuất hiện gần đầu danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn. Tương tự như cách tôi có các danh sách riêng biệt cho các khía cạnh khác nhau trong cuộc sống trên Google Tasks, tôi cũng có hệ thống tương tự trên Todoist. Sự khác biệt ở đây là tôi có thể sắp xếp các danh sách Todoist của mình theo độ ưu tiên, điều này thực sự thay đổi cách làm việc.
Điều tôi thực sự thích là cách Todoist đơn giản hóa việc thêm cấp độ ưu tiên vào một tác vụ. Thay vì cần mở các menu thả xuống (mặc dù bạn có thể), một cách đơn giản hơn là chỉ cần gõ p1, p2 hoặc p3 vào tên tác vụ. Todoist sẽ tự động gán cấp độ ưu tiên ngay khi tác vụ được tạo. Tương tự, nếu bạn đang xem danh sách việc cần làm của mình trong một dự án hoặc bất kỳ chế độ xem nào khác và muốn sắp xếp nó theo độ ưu tiên trên trang web hoặc ứng dụng máy tính để bàn của Todoist, bạn chỉ cần nhấn phím P trên bàn phím, và nó sẽ ngay lập tức sắp xếp các tác vụ của bạn dựa trên mức độ quan trọng.
Giao diện Todoist hiển thị tính năng sắp xếp tác vụ theo độ ưu tiên
Nhắc nhở của Todoist thông minh và linh hoạt hơn
Bởi vì nhắc nhở sau hạn chót chỉ là thêm muối vào vết thương
Đây là điều quan trọng: tôi có trí nhớ của một con cá vàng. Mặc dù tôi kiểm tra danh sách việc cần làm và lịch của mình nhiều lần mỗi ngày để xem những gì cần hoàn thành, tôi luôn đánh giá cao một lời nhắc nhở khi thực sự đến lúc phải làm gì đó, chỉ để đảm bảo nó không bị bỏ sót. Rất nhiều lần, tôi sẽ quên hoàn toàn hoặc nhớ ra hàng giờ sau, thường là khi đã quá muộn. Đó là lý do tại sao các nhắc nhở đáng tin cậy lại quan trọng đối với tôi, và đó là một trong những điều đầu tiên tôi tìm kiếm ở một ứng dụng năng suất.
Sự linh hoạt mà Todoist mang lại khi bạn đặt lời nhắc cho các tác vụ trong danh sách của mình đơn giản là không thể sánh bằng. Theo mặc định, bạn sẽ được nhắc nhở vào ngày và giờ bạn đã lên lịch cho tác vụ. Nhưng điều tôi rất thích là khả năng đặt lời nhắc tùy chỉnh. Bạn có thể yêu cầu Todoist nhắc nhở bạn về một tác vụ nhất định dựa trên một ngày và giờ cụ thể, hoặc thậm chí một khoảng thời gian nhất định trước khi tác vụ đến hạn. Tôi thấy điều này tốt hơn nhiều so với việc nhận được lời nhắc ngay khi tác vụ đến hạn, vì đến lúc đó, đã quá muộn để chuẩn bị hoặc dành thời gian cho nó. Vậy thì, một lời nhắc nhở có ích gì nếu nó chỉ xuất hiện khi đã quá muộn?
Với Todoist, tôi có thể yêu cầu ứng dụng nhắc nhở tôi 10 phút trước khi tác vụ đến hạn, vài giờ trước, hoặc thậm chí một tuần trước. Có một số tác vụ mà tôi muốn nhận được lời nhắc vào một ngày và giờ cụ thể không phải là ngày đến hạn thực tế. Todoist cũng cho phép bạn làm điều đó, và có thể nhắc nhở bạn về một tác vụ chính xác vào thời điểm bạn chọn. Bạn cũng có thể đặt lời nhắc lặp lại cho các tác vụ định kỳ chỉ bằng cách gõ những câu như “mỗi thứ Hai lúc 6 giờ chiều”.
Ví dụ, tôi có một lời nhắc lặp lại được đặt cho mỗi ngày lúc 10 giờ sáng để nhắc tôi uống thuốc buổi sáng, và một lúc 10 giờ tối để uống thuốc buổi tối. Vì tôi là sinh viên toàn thời gian, có rất nhiều tác vụ tôi cần làm khi đến trường. Mặc dù tôi thường mở danh sách việc cần làm của mình để kiểm tra những gì cần hoàn thành, các nhắc nhở dựa trên vị trí của Todoist giúp điều này trở nên dễ dàng hơn. Thay vì phải tự mình nhớ kiểm tra danh sách, tôi có thể chỉ cần đặt một lời nhắc tự động kích hoạt khi tôi đến một địa điểm nhất định, như trường đại học của mình.
Ví dụ, ngay khi tôi bước vào khuôn viên trường, Todoist sẽ gửi cho tôi một lời nhắc để nói chuyện với giáo sư về một bài tập sắp tới hoặc đến phòng tài chính để thảo luận điều gì đó. Đó là một chi tiết nhỏ, nhưng nó giúp tôi theo dõi mọi thứ mà không cần phải liên tục cảnh giác.
Thiết lập nhắc nhở trước thời hạn cho tác vụ trong Todoist
Bộ lọc nâng cao của Todoist là yếu tố thay đổi cuộc chơi
Việc tìm kiếm đúng tác vụ không nên giống như một tác vụ
Danh sách việc cần làm của tôi luôn tràn ngập. Tôi có xu hướng thêm mọi thứ nhỏ nhặt cần làm chỉ để đảm bảo mình không quên, vì vậy việc nó hiếm khi trống rỗng không phải là điều bất ngờ. Hầu hết thời gian, tôi kiểm tra danh sách của mình một cách vội vã hoặc khi đang di chuyển, và việc cuộn qua một danh sách tác vụ vô tận để tìm thấy điều thực sự quan trọng ngay lúc này có thể trở nên khó chịu. Google Tasks không có cách nào hiệu quả để lọc các tác vụ trong danh sách của bạn.
Todoist có các bộ lọc cực kỳ mạnh mẽ, và việc thu hẹp chính xác tác vụ tôi cần tìm trở nên đơn giản nhất có thể một khi bạn đã quen với nó. Với công cụ này, về cơ bản bạn cần tạo trước một bộ lọc bằng cách đặt các điều kiện cụ thể, trừ khi bạn muốn sử dụng một trong ba bộ lọc mặc định: Được giao cho tôi, Ưu tiên 1 và Xem tất cả. Mặc dù tất cả chúng đều khá dễ hiểu, việc sử dụng bộ lọc “Được giao cho tôi” hiển thị tất cả các tác vụ được giao cho bạn, “Ưu tiên 1” hiển thị các tác vụ có độ ưu tiên cao nhất và “Xem tất cả” hiển thị tất cả các tác vụ đang hoạt động.
Sức mạnh thực sự nằm ở việc tạo ra các bộ lọc của riêng bạn. Bạn có thể sử dụng các ký hiệu như | (HOẶC), & (VÀ), ! (KHÔNG) và nhiều ký hiệu khác để xây dựng các truy vấn lọc tùy chỉnh, hiển thị chính xác những gì bạn muốn thấy. Ví dụ, tôi có một bộ lọc được thiết lập để hiển thị tất cả các tác vụ đã quá hạn và được gắn thẻ “đại học”, và một bộ lọc khác hiển thị bất kỳ tác vụ nào đến hạn hôm nay hoặc ngày mai với độ ưu tiên cao. Bạn cũng có thể lọc tác vụ dựa trên từ khóa (ví dụ: tìm kiếm: congnghetonghop để xem tất cả các tác vụ chứa từ “congnghetonghop”). Tương tự, bạn có thể lọc theo hạn chót, điều này giúp dễ dàng xem các tác vụ quá hạn hoặc các tác vụ sắp tới. Ví dụ, để kiểm tra các bài tập tôi chưa hoàn thành và hoặc đến hạn hôm nay hoặc quá hạn, tôi đã tạo một bộ lọc với cú pháp: (today | overdue) & #Đại học.
Nếu bạn không thông thạo hệ thống lọc và muốn tìm các tác vụ mình muốn bằng ngôn ngữ tự nhiên, Todoist’s Filter Assist sẽ giúp. Bạn có thể chỉ cần gõ một cái gì đó như “tất cả các tác vụ công việc đến hạn vào ngày mai” và nó sẽ chuyển đổi thành một truy vấn như ngày mai & #Công_việc, và thế là xong! Một khi các bộ lọc của bạn được tạo, bạn có thể sử dụng chúng chỉ với một cú nhấp chuột để hiển thị tất cả các tác vụ đáp ứng các thông số bạn đã đặt.
Tôi không ngờ mình lại yêu thích Todoist đến vậy
Thành thật mà nói, tôi đã có những nghi ngờ khi lần đầu tiên dùng thử Todoist. Tôi nghĩ sâu thẳm trong lòng, tôi đã nghĩ, “Không ai cần một ứng dụng to-do có nhiều tính năng đến vậy, nó sẽ chỉ làm mọi thứ phức tạp hơn mà thôi.” Nhưng nhìn lại đến hôm nay, điều hối tiếc duy nhất của tôi là đã không thử Todoist một cách nghiêm túc sớm hơn. Nó không chỉ đơn thuần là một ứng dụng ghi nhớ công việc, mà là một công cụ quản lý năng suất toàn diện, giúp tôi kiểm soát tốt hơn các nhiệm vụ, thời hạn và mục tiêu của mình.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp vượt trội hơn các ứng dụng to-do list cơ bản, giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả hơn và giảm bớt căng thẳng, Todoist chắc chắn là một lựa chọn đáng để thử. Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn về cách Todoist hoặc các ứng dụng quản lý công việc khác đã giúp bạn tối ưu năng suất nhé!
