Nếu bạn sử dụng máy tính mỗi ngày, hẳn sẽ có những tác vụ bạn phải thực hiện lặp đi lặp lại. Đôi khi chỉ đơn giản là mở trình duyệt web yêu thích hoặc khởi chạy một bộ ứng dụng làm việc cố định. Dù là loại hành động nào, việc tự tay thực hiện từng bước để tái tạo cùng một kịch bản mỗi lần đều tốn thời gian quý báu. Thay vào đó, bạn hoàn toàn có thể tận dụng các công cụ tự động hóa trên Windows để tối ưu hóa quy trình làm việc của mình. Những công cụ này có thể được lập trình để thực hiện bất kỳ chức năng hoặc một chuỗi chức năng nào đó bằng cách sử dụng các lệnh và trình kích hoạt (trigger) cụ thể. Bạn chỉ cần chọn một hành động từ danh sách hoạt động, sau đó chọn một điều kiện để kích hoạt hành động đó. Mặc dù các ví dụ kể trên khá đơn giản, nhưng bạn có thể thực hiện những quy trình tự động hóa cực kỳ mạnh mẽ với các công cụ này, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian mỗi ngày – để bạn có thể dùng thời gian đó cho những công việc khác hoặc phát triển thói quen mới. Hãy cùng congnghetonghop.com tìm hiểu một số ứng dụng và các kịch bản liên quan nơi bạn có thể áp dụng tự động hóa để cuộc sống số trở nên dễ dàng hơn.
Trình lập lịch tác vụ Windows (Windows Task Scheduler)
Công cụ tích hợp sẵn mạnh mẽ
Có thể nhiều người dùng chưa biết, nhưng Windows 11 ẩn chứa vô số tính năng và công cụ tích hợp sẵn giúp loại bỏ nhu cầu sử dụng ứng dụng của bên thứ ba. Ví dụ, Clipchamp là một trình chỉnh sửa video xuất sắc được tích hợp sẵn vào hệ điều hành, cung cấp nhiều tính năng hơn bạn nghĩ. Một ví dụ khác tương tự là ứng dụng Trình lập lịch tác vụ (Task Scheduler) trong Windows. Đúng như tên gọi, ứng dụng này – hiểu một cách đơn giản – có nhiệm vụ lên lịch các tác vụ diễn ra theo những khoảng thời gian hoặc điều kiện kích hoạt đã định. Chẳng hạn, bạn có thể chọn mở File Explorer vào lúc 9 giờ sáng mỗi ngày, hoặc đóng trình duyệt Arc vào 6 giờ chiều hàng ngày sau khi hoàn thành công việc.
Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh tần suất hành động. Đặt ngày trong tuần bạn muốn tác vụ kích hoạt, hoặc chọn một ngày cụ thể. Nếu bạn nghĩ rằng điều này quá cơ bản, đây chỉ là một ví dụ nhỏ về những gì Trình lập lịch tác vụ Windows có thể làm ở cấp độ bề mặt. Ứng dụng cũng cung cấp cho bạn tùy chọn để tạo các tác vụ và tự động hóa nâng cao. Với tùy chọn này, bạn có thể đặt tên cho tác vụ tự động hóa của mình, thiết lập để nó chỉ kích hoạt khi một tài khoản người dùng nhất định đăng nhập, và thậm chí chọn các điều kiện tùy chỉnh để nó chạy. Chẳng hạn, việc mở hoặc đóng một ứng dụng vào một thời điểm nhất định trong ngày có thể không phù hợp với tất cả mọi người. Đối với các tác vụ nâng cao, ứng dụng cho phép bạn đặt các trình kích hoạt tùy chỉnh dựa trên một sự kiện, khi bạn mở khóa PC, khóa PC hoặc đăng nhập nếu bạn muốn thực hiện tác vụ ngay lập tức khi bật PC.
Giao diện Trình lập lịch tác vụ Windows hiển thị các tác vụ đã lên lịch
Hơn nữa, việc thực hiện tự động hóa nâng cao cũng có thể bao gồm chạy các script dòng lệnh (command prompt) như một hành động thay vì chỉ đơn giản là khởi chạy hoặc đóng một ứng dụng. Khi được sử dụng đúng cách, Trình lập lịch tác vụ Windows có thể là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ để hoàn thành công việc mà không tốn quá nhiều thời gian lặp lại các hành động. Khi bạn sử dụng ứng dụng nhiều hơn, bạn sẽ có thể khám phá tất cả các cách khác nhau để tận dụng nó nhằm tiết kiệm thời gian và công sức.
Microsoft Power Automate
Một ứng dụng chính chủ khác từ Microsoft
Nhiều quyết định của Microsoft đôi khi khá khó hiểu. Ví dụ điển hình là việc Trình lập lịch tác vụ Windows và Microsoft Power Automate lại là hai ứng dụng riêng biệt. Với cách hoạt động tương tự nhau, lẽ ra chúng nên được kết hợp thành một ứng dụng duy nhất trên Windows 11. Dù sao đi nữa, nếu bạn thấy ứng dụng Trình lập lịch tác vụ bị giới hạn về chức năng, bạn có thể sử dụng một ứng dụng khác cũng được tích hợp sẵn trong phiên bản Windows 11 của bạn – Microsoft Power Automate. Không giống như Trình lập lịch tác vụ chỉ có thể khởi chạy chương trình hoặc chạy các script dòng lệnh đơn giản, Power Automate có khả năng vượt trội hơn nhiều.
Các tác vụ khả thi mà bạn có thể thực hiện thông qua ứng dụng bao gồm khả năng tự động gửi email đến một danh sách gửi thư, tự động tải xuống tệp đính kèm từ email, tích hợp các dịch vụ trực tuyến với Excel để trích xuất dữ liệu, v.v. Bản thân người viết đã thiết lập ứng dụng này để tự động đồng bộ tất cả các tệp đính kèm Gmail với Google Drive, điều này cực kỳ hữu ích vì tôi không phải tìm kiếm hàng nghìn email để tìm một tài liệu khi cần.
Giao diện Microsoft Power Automate với luồng tự động lưu tệp đính kèm Gmail
Một trường hợp sử dụng hiệu quả khác là tự động di chuyển dữ liệu từ Microsoft Forms sang bảng Excel. Khi làm việc với một tập dữ liệu lớn hoặc tiến hành một cuộc khảo sát, đây thực sự là một cứu cánh tuyệt vời. Có rất nhiều tác vụ văn phòng bạn có thể tự động hóa với dịch vụ này – bao gồm cả việc tự động hóa Excel – giúp bạn tiết kiệm vô số thời gian mỗi ngày. Hãy nghĩ đến việc chạy các script trong Excel để thực hiện một chức năng trên một tập dữ liệu lớn. Bạn cũng có thể sử dụng Copilot để tạo các script hoặc cách khác nhau để tự động hóa công việc của mình trong Excel hoặc bất kỳ ứng dụng nào trong bộ Microsoft Office.
AutoHotkey
Tự động hóa bằng script dễ dàng
Giờ đây, chúng ta hãy đến với những điều nghiêm túc hơn. AutoHotkey là một công cụ tạo script tự động hóa cho phép người dùng Windows thực hiện các hành động thực sự thay đổi cách họ sử dụng máy tính. Vì đây là một ứng dụng của bên thứ ba, khả năng là vô tận. Tự động hóa không chỉ giới hạn ở việc khởi chạy một ứng dụng vào một thời điểm đã định hoặc gửi email theo một lịch trình nhất định. AutoHotkey cho phép bạn sử dụng các script tùy chỉnh để thiết lập các phím tắt và tổ hợp phím để kích hoạt hành động. Nói một cách đơn giản, bạn có thể nhấn một tổ hợp phím trên bàn phím hoặc nhấp chuột một số lần nhất định để thực hiện một chức năng.
Ví dụ, bạn có thể thiết lập các phím tắt thay thế văn bản cực kỳ hữu ích khi gõ các bài viết và tiểu luận dài. Một ví dụ điển hình là đặt văn bản ‘omw’ để được thay thế bằng ‘on my way’. Giờ đây, mỗi khi bạn gõ ba chữ cái đó, AutoHotkey sẽ tự động thay thế bằng cụm từ đầy đủ. Không chỉ vậy, bạn còn có thể tạo các công cụ nhấp tự động (auto-clicker) nhấp vào một phần nhất định của màn hình theo các khoảng thời gian đã định. Dù là tạo macro, cải thiện quy trình làm việc, hay kích hoạt các phím tắt giúp bạn hoàn thành công việc ít nỗ lực hơn, AutoHotkey là giải pháp toàn diện cho bạn.
Giao diện ứng dụng AutoHotkey cho phép tạo script tự động hóa
Trong khi các dịch vụ đã đề cập trước đó tiết kiệm thời gian bằng cách khởi chạy ứng dụng nhanh chóng, AutoHotkey làm điều đó bằng cách giảm số lần gõ phím và nhấp chuột của bạn. Mặc dù có vẻ không đáng kể, nhưng thời gian tiết kiệm được sẽ tăng lên đáng kể theo thời gian khi bạn sử dụng dịch vụ này. Có nhiều trường hợp tôi cần gõ lặp đi lặp lại những từ hoặc cụm từ dài khi viết bài. Rất nhiều trong số những từ này là danh từ riêng với cách viết hoa kỳ lạ mất một chút thời gian để gõ. Một ứng dụng như AutoHotkey giúp mọi thứ dễ dàng hơn rất nhiều bằng cách cho phép tôi gán các phím tắt như ‘nv’ để gõ Nvidia hoặc ‘sd’ cho Snapdragon.
MouseKey Recorder
Ghi và tự động hóa tác vụ lặp lại
Làm thế nào có thể có một danh sách các công cụ tự động hóa mà không có một công cụ ghi và sao chép macro? Vâng, MouseKey Recorder làm chính xác điều đó. Đối với những người chưa biết, macro là các chức năng được ghi lại trong khi chúng đang được thực hiện. Ví dụ, bạn có thể khởi chạy một loạt ứng dụng, mở các menu nhất định bên trong chúng, và nhấp vào một nút. Toàn bộ quá trình có thể được ghi lại bằng MouseKey Recorder như một macro. Sau đó, bạn có thể thiết lập macro để lặp lại theo một lịch trình đã định.
Những tính năng như vậy chắc chắn không dành cho tất cả mọi người, nhưng người dùng nâng cao sẽ đánh giá cao cách nó giúp cuộc sống dễ dàng hơn cho những máy tính được thiết kế để thực hiện một chức năng duy nhất. Giả sử có một quy trình nhất định cần tuân theo khi một ứng dụng ngừng phản hồi, và bạn cần khởi chạy lại nó một cách nhanh chóng. Thay vì nhấp bốn lần khác nhau và tốn thời gian thực hiện, bạn có thể ghi macro và chạy nó thông qua một tổ hợp phím. Vì vậy, lần tới khi ứng dụng ngừng hoạt động, tất cả những gì bạn phải làm là nhấn một phím duy nhất và xem toàn bộ quá trình được tự động thực hiện.
Minh họa các tác vụ macro được ghi lại, điển hình cho chức năng tự động hóa
Đã từng có lần người viết sử dụng một macro để tự động thêm sản phẩm vào giỏ hàng ngay khi nó được giảm giá. Đó là một đợt giảm giá chớp nhoáng, nghĩa là có số lượng sản phẩm giới hạn sẽ được bán chính xác vào lúc 12 giờ trưa. Tôi biết mình sẽ quá chậm để làm thủ công, vì vậy tôi đã sử dụng một macro để tự động nhấp vào nút “Thêm vào giỏ hàng” hàng nghìn lần trong một giây. Nó hoạt động đáng ngạc nhiên, vì tôi đã có thể mua sản phẩm mà không gặp bất kỳ vấn đề gì. Tất nhiên, có nhiều trường hợp sử dụng hiệu quả khác cho MouseKey Recorder ngoài việc đặt hàng sản phẩm trực tuyến, nhưng bạn đã hiểu ý chính rồi đấy.
Nâng cao hiệu quả công việc của bạn
Sử dụng công cụ tự động hóa trên Windows để cải thiện quy trình làm việc có thể tác động đáng kể đến năng suất của bạn. Ban đầu, có thể bạn nghĩ việc tự động hóa các tác vụ nhỏ và nhàm chán sẽ không tạo ra sự khác biệt lớn vì nó chỉ tiết kiệm vài giây thời gian mỗi lần. Tuy nhiên, thời gian tiết kiệm được sẽ được nhân lên rất nhiều khi bạn xem xét tất cả các trường hợp bạn có thể tự động hóa công việc của mình và số lần bạn có thể sử dụng nó mỗi ngày. Hãy bắt đầu khám phá và ứng dụng ngay để trải nghiệm sự thay đổi tích cực trong cách bạn tương tác với máy tính!
