Notion và Outline đều là những ứng dụng tuyệt vời để ghi chú và xây dựng cơ sở tri thức, nhưng chúng có nhiều điểm khác biệt đáng kể. Trong khi Notion được thiết kế như một công cụ “tất cả trong một”, Outline lại tập trung rõ ràng hơn vào các chức năng liên quan đến văn bản và cộng tác. Với kinh nghiệm trực tiếp sử dụng cả hai, tôi có thể khẳng định rằng Outline có thể là lựa chọn tốt hơn Notion cho phần lớn người dùng. Dưới đây là những lý do cụ thể.
Ứng dụng Notion và Obsidian trên màn hình laptop, điện thoại hiển thị icon ứng dụng năng suất
1. Giao Diện Đơn Giản và Dễ Sử Dụng Cho Mọi Đối Tượng
Sự tinh gọn làm nên khác biệt
Như đã đề cập, Notion sở hữu rất nhiều tính năng và cố gắng làm mọi thứ. Điều này có thể hữu ích, nhưng nếu bạn chỉ cần một công cụ để tạo cơ sở tri thức và sử dụng nó như một nền tảng tài liệu, Outline thực sự là một lựa chọn hàng đầu. Ứng dụng này được xây dựng chuyên biệt cho mục đích đó, nên không cố gắng ôm đồm quá nhiều tính năng cùng lúc.
Sự tập trung này đồng nghĩa với việc Outline đơn giản hơn rất nhiều để sử dụng, với giao diện gọn gàng và dễ điều hướng, đặc biệt phù hợp nếu bạn mới bắt đầu. Outline lưu trữ tất cả ghi chú của bạn trong các “collections” (bộ sưu tập), sau đó bạn có thể cấp quyền truy cập chọn lọc cho người dùng hoặc nhóm. Hơn nữa, chúng dễ dàng tìm kiếm từ bất cứ đâu chỉ với phím tắt Ctrl + K.
Màn hình laptop hiển thị giao diện Notion phức tạp, thể hiện sự đa năng nhưng có thể gây choáng ngợp
2. Mã Nguồn Mở và Khả Năng Tự Host: Toàn Quyền Kiểm Soát Dữ Liệu
Tự do tùy biến và bảo mật tuyệt đối
Một lợi thế khác của Outline là mã nguồn mở, cho phép bạn tự host (host trên máy chủ của riêng bạn) nếu muốn kiểm soát hoàn toàn dữ liệu của mình. Và nếu việc tự host nghe có vẻ quá phức tạp, đừng lo lắng, Outline cũng có phiên bản đám mây để bạn sử dụng thay thế.
Khi tự host, bạn có thể điều chỉnh các tính năng, tích hợp thêm công cụ, hoặc thậm chí sửa đổi mã nguồn để phù hợp hơn với quy trình làm việc của mình. Trong khi đó, Notion là một công cụ mã nguồn đóng, có nghĩa là bạn không thể thực hiện bất kỳ thay đổi đáng kể nào trong cách sử dụng của nó.
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng Outline chỉ miễn phí khi bạn tự host. Đây có thể là một yếu tố cần cân nhắc nếu bạn không sẵn sàng bỏ thêm công sức và kiến thức kỹ thuật để tự thiết lập.
Giao diện Outline chuẩn bị tự host trong Docker, minh họa khả năng kiểm soát dữ liệu hoàn toàn cho người dùng
3. Tích Hợp Liền Mạch Với Các Công Cụ Quen Thuộc
Nâng cao hiệu suất làm việc nhóm
Outline tích hợp mượt mà với các công cụ phổ biến như Slack, Loom và Figma. Ngay từ đầu, bạn có thể đăng nhập vào tài khoản và không gian làm việc Slack của mình, loại bỏ mọi quy trình tích hợp phức tạp.
Hơn nữa, sau khi tích hợp với Slack, bạn có thể tìm kiếm cơ sở tri thức của mình trực tiếp từ ứng dụng chat bằng cách sử dụng lệnh /outline. Ngoài ra, bạn có thể bổ sung các tích hợp với Google Analytics, GitHub, Webhooks và Zapier để cải thiện quy trình làm việc của nhóm. Tôi không nói rằng Notion không có nhiều tùy chọn tích hợp, nhưng sự đơn giản và tập trung vào các công cụ cốt lõi của Outline có vẻ trực quan và dễ quản lý hơn.
4. Tổ Chức Tài Liệu Ưu Việt Với Backlink Tự Động
Cấu trúc rõ ràng, dễ dàng liên kết
Outline rất xuất sắc trong việc tổ chức tài liệu thông qua các tính năng như phân cấp (nesting), bộ sưu tập (collections) và backlink tự động. Bạn có thể nhóm các tài liệu liên quan vào các bộ sưu tập để tạo cấu trúc phân cấp logic và dễ dàng điều hướng.
Điều bất ngờ thú vị về Outline là nó tự động tạo backlink, cho phép bạn xem những tài liệu nào khác đang tham chiếu đến một trang cụ thể. Bạn chỉ cần gõ @ để liên kết đến một tài liệu khác và tài liệu được tham chiếu sẽ tự động liên kết ngược lại.
Notion cũng khá tốt trong việc tổ chức, nhưng các tính năng của nó đôi khi có thể “cảm thấy thứ yếu” so với chức năng rộng lớn hơn của một công cụ tất cả trong một. Nếu bạn chỉ tập trung vào tài liệu, cách tiếp cận chuyên biệt của Outline sẽ hiệu quả hơn.
5. Bảo Mật và Quyền Riêng Tư Nâng Cao
An tâm với dữ liệu nhạy cảm
Nếu bạn lo lắng về quyền riêng tư dữ liệu, tùy chọn tự host biến Outline thành một lựa chọn nổi bật. Khi bạn host nền tảng trên máy chủ của riêng mình, bạn duy trì toàn quyền kiểm soát dữ liệu, đảm bảo rằng dữ liệu không thể truy cập được bởi các máy chủ bên thứ ba.
Đây có thể không phải là ưu tiên hàng đầu nếu bạn chỉ sử dụng nó để tạo danh sách mua sắm hoặc ghi chú cá nhân. Tuy nhiên, nếu bạn là quản lý IT của một tổ chức có các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt hoặc xử lý thông tin nhạy cảm, bạn sẽ đặc biệt quan tâm đến khía cạnh này. Là một quản lý IT, bạn cũng sẽ hài lòng vì không cần nhiều nỗ lực đào tạo, bởi Outline rất dễ sử dụng cho bất kỳ ai mà không cần huấn luyện.
Notion, với tư cách là một giải pháp dựa trên đám mây, yêu cầu sự tin tưởng vào máy chủ và chính sách dữ liệu của nó, điều này có thể không phù hợp với tất cả các sở thích về quyền riêng tư. Hơn nữa, Notion có thể gây choáng ngợp nếu bạn mới bắt đầu và chắc chắn sẽ cần tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết.
Tùy chọn tự host Outline với Docker, đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu cho tổ chức
Đôi khi, ít hơn lại là nhiều hơn
Tôi không thể nhấn mạnh đủ thực tế rằng Notion có nhiều tính năng và tiện ích hơn Outline. Điều này là không thể phủ nhận, nhưng Outline lại làm tốt hơn ở một số khía cạnh quan trọng. Cấu trúc tổ chức, giao diện và chức năng của nó khiến Outline trở thành một công cụ tuyệt vời cho việc xây dựng wiki hoặc cơ sở tri thức cho cá nhân hoặc tổ chức của bạn.
Việc tích hợp liền mạch với Slack cũng thuyết phục tôi rằng đây là một công cụ tuyệt vời cho việc cộng tác và liên tục xây dựng các tài liệu tham khảo bổ sung cho cơ sở tri thức. Và nếu bạn muốn chuyển từ Notion sang Outline, bạn cũng có thể nhập ghi chú của mình từ đó chỉ với vài cú nhấp chuột trong Outline. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về sự so sánh này và lựa chọn ứng dụng ghi chú yêu thích của bạn nhé!
