Việc duy trì những thói quen tốt hàng ngày không chỉ phụ thuộc vào động lực nhất thời, mà còn cần một hệ thống vững chắc để dễ dàng bắt đầu và duy trì sự kiên trì. Với tôi, Notion chính là công cụ đắc lực cho mục tiêu này. Không chỉ dừng lại ở việc lập danh sách công việc hay đặt lời nhắc đơn thuần, Notion có thể biến thành một “huấn luyện viên” thói quen cá nhân mạnh mẽ với những thủ thuật đơn giản. Dưới đây là 7 mẹo mà tôi đã áp dụng để quản lý cuộc sống và các thói quen của mình một cách hiệu quả nhất với Notion.
1. Sử Dụng Thẻ Màu Sắc Để Phân Loại Thói Quen
Các mục nhập dài và đơn sắc dễ khiến chúng ta lạc lối. Để khắc phục, tôi sử dụng tính năng Multi-Select (Chọn Đa Dạng) để tạo các thẻ được mã hóa màu sắc. Mặc dù tính năng này chỉ khả dụng trong các cơ sở dữ liệu (databases) của Notion, nhưng tôi chủ yếu dùng database để theo dõi thói quen thay vì các danh sách thông thường.
Tôi có một vài thẻ tương ứng với các khía cạnh chính trong cuộc sống của mình như “Tâm trí”, “Sức khỏe”, “Công việc” và “Sáng tạo”. Việc gán thẻ phù hợp cho mỗi mục nhập trong database không chỉ giúp tôi có cái nhìn trực quan hơn về các thói quen mà còn dễ dàng nhận ra khi có khía cạnh nào đó bị bỏ quên. Ví dụ, khi database chỉ tràn ngập các thẻ “Công việc” màu xanh và “Tâm trí” màu vàng, điều đó có nghĩa là tôi cần tập trung hơn vào “Sức khỏe” và “Sáng tạo” – như việc tập gym hay chỉnh sửa video chẳng hạn.
Giao diện Notion với các thẻ màu sắc và mục tiêu quản lý thói quen hàng ngày
2. Đặt Lời Nhắc Với Tính Năng Reminders Của Notion
Notion không phải là một ứng dụng nhắc nhở chuyên dụng, nhưng nó vẫn sở hữu một vài chức năng nhắc nhở hữu ích. Đầu tiên, bạn có thể tạo lời nhắc ngay trong trang bằng cách thêm thẻ @remind vào văn bản, sau đó nhấp vào thẻ để chọn ngày. Tuy nhiên, tôi thích đặt lời nhắc trong các database hơn. Bạn chỉ cần thêm một thuộc tính Date property (Thuộc tính Ngày), sau đó trong cột Ngày bên cạnh mục nhập của mình, chọn ngày và bật tùy chọn Remind (Nhắc nhở). Bạn sẽ nhận được thông báo trong Hộp thư đến Notion của mình.
Tôi cũng kết hợp các lời nhắc này với các công thức để đánh dấu những công việc đã quá hạn, đặc biệt là những việc quan trọng. Việc nhìn thấy nhãn “quá hạn” (overdue) khiến tôi phải xem xét lại mục nhập đó ngay lập tức.
Giao diện Notion với các thẻ màu sắc và mục tiêu quản lý thói quen hàng ngày
3. Tận Dụng Biểu Tượng Cảm Xúc (Emojis) Để Theo Dõi Tiến Độ
Là một người tư duy trực quan, các biểu tượng cảm xúc (emojis) thực sự hữu ích đối với tôi. Tôi đã bắt đầu thêm emoji vào các mục nhập database cũng như văn bản trong trang để có cái nhìn trực quan về trạng thái và hiệu suất của mình (bạn có thể làm điều này bằng cách gõ dấu hai chấm và tìm kiếm emoji). Ví dụ, một biểu tượng lửa 🔥 có nghĩa là tôi đã hoàn thành xuất sắc, còn biểu tượng mặt miệng chéo 😑 có nghĩa là mọi thứ chỉ ở mức “tạm được”. Theo thời gian, database của bạn có thể kể một câu chuyện về cách bạn thực hiện các thói quen của mình.
Tuyệt vời hơn nữa: khi bạn sử dụng chế độ Filter (Lọc) để xem có bao nhiêu mục nhập có biểu tượng cảm xúc nào. Bằng cách này, bạn có thể biết loại thói quen nào cần được chú ý hoặc nỗ lực nhiều hơn.
4. Theo Dõi Mức Độ Tương Tác Với Thuộc Tính “Thời Gian Chỉnh Sửa Cuối” (Last Edited Time)
Một cách tuyệt vời khác để theo dõi mức độ tương tác của bạn với các thói quen là thêm một thuộc tính Last Edited Time (Thời Gian Chỉnh Sửa Cuối) vào database. Điều này sẽ cho bạn biết đã bao lâu kể từ khi bạn tương tác với mục nhập đó. Tính năng này đặc biệt hiệu quả khi kết hợp với các emoji và thẻ mã hóa màu sắc đã đề cập ở trên – nếu bạn liên tục nhận thấy điều gì đó mà mình đã bỏ bê, Last Edited Time sẽ xác nhận điều đó. Bằng cách này, bạn có thể hành động và đưa nó vào danh sách ưu tiên hoặc lên lịch vào lịch của mình để chăm sóc thêm.
Cách thêm thuộc tính Last Edited Time trong Notion để theo dõi tương tác thói quen
5. Ghi Nhận Sự Kiên Trì Bằng Thuộc Tính “Thời Gian Tạo” (Created Time)
Tương tự như trên, thuộc tính Created Time (Thời Gian Tạo) cho phép bạn theo dõi một thói quen đã tồn tại bao lâu. Vì vậy, nếu bạn liên tục quay lại một mục nhập, việc có thuộc tính này giống như một lời nhắc nhở tuyệt vời về thời gian bạn đã duy trì nó và có thể đóng vai trò là động lực để tiếp tục. Đây cũng là lúc thích hợp để thêm một công thức tính toán số ngày hoặc tháng kể từ khi thói quen được hình thành – nó giống như một bộ đếm chuỗi nhỏ.
Hướng dẫn thêm thuộc tính Created Time trong Notion để theo dõi thời gian tồn tại thói quen
6. Xây Dựng Công Cụ Theo Dõi Toàn Diện Với Rollups
Rollups là những công cụ theo dõi nhỏ hoàn hảo và là một trong những thủ thuật database Notion yêu thích của tôi. Chúng kéo dữ liệu từ một database khác và có thể cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về các thói quen của mình. Giả sử tôi muốn theo dõi tổng lượng nước đã uống – tôi sẽ có một database riêng để theo dõi từng ly nước, và trong trình theo dõi thói quen hàng ngày của mình, tôi có thể kéo tất cả thông tin đó để hiển thị tổng số ly nước dưới dạng thanh trạng thái. Bạn có thể làm điều này cho bất kỳ mục nào, chẳng hạn như số trang sách bạn đã viết hoặc tổng số thói quen bạn đã hoàn thành trong ngày.
Máy tính xách tay hiển thị giao diện Notion với các database và thói quen đã được theo dõi
7. Liên Kết Thói Quen Với Mục Tiêu Lớn Hơn Bằng Relations
Mẹo đơn giản nhất trong danh sách này là sử dụng Relations (Liên kết). Nó cơ bản nhưng hiệu quả. Tôi có một database Mục Tiêu Dài Hạn riêng biệt, nơi mỗi mục tiêu đều có các thói quen hỗ trợ gắn liền với nó. Ví dụ, mục tiêu “cải thiện giấc ngủ” có thể có các thói quen như “không dùng màn hình sau 10 giờ tối” được gắn vào, hoặc mục tiêu “Flight of the Bumble Bee” (một bản nhạc piano) sẽ có tất cả các đoạn nhạc mà tôi đã luyện tập trên đàn keyboard và theo dõi được gắn vào. Việc nhìn thấy những mối liên hệ này giúp các thói quen hàng ngày trở nên ý nghĩa hơn.
Xây Dựng Một Hệ Thống Quản Lý Thói Quen Nhất Quán Với Notion
Việc bám sát các thói quen đòi hỏi sự kiên trì hơn bất cứ điều gì khác, và Notion được xây dựng chính xác cho mục đích đó. Có rất nhiều tính năng và chức năng bạn có thể tận dụng để đảm bảo mình luôn đi đúng hướng – tất cả những gì bạn cần làm là dành vài phút để thiết lập chúng. Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, hãy thử một vài thủ thuật này để khởi động hành trình quản lý thói quen của mình. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về những mẹo này và cách bạn đang dùng Notion để quản lý cuộc sống nhé!
