Không gian làm việc năng suất của tôi thường bị lấp đầy bởi vô số ứng dụng, mỗi ứng dụng phục vụ một mục đích cụ thể. Sau đó, tôi quyết định dùng thử Notion – một phần mềm năng suất tất cả trong một hứa hẹn sẽ thay thế mọi công cụ hiện có. Từ việc tạo danh sách việc cần làm đơn giản đến xây dựng bảng điều khiển dự án và thậm chí cả việc lưu trữ các trang web cơ bản, sự linh hoạt của Notion thực sự hấp dẫn.
Tuy nhiên, khi tôi tìm hiểu sâu hơn về những khả năng vô tận của Notion, một câu hỏi lớn bắt đầu nhen nhóm trong tâm trí tôi: Liệu ứng dụng “tất cả trong một” này có thực sự xuất sắc trong từng lĩnh vực hay chỉ là một “thợ đụng”? Dưới đây là lý do tại sao tôi cảm thấy các ứng dụng chuyên biệt thường vượt trội hơn trong việc mang lại trải nghiệm hợp lý và thân thiện với người dùng cho các tác vụ cụ thể.
Các lựa chọn thay thế Notion tự host tốt nhất cho không gian làm việc kỹ thuật số
Notion chưa thực sự là ứng dụng ghi chú kỹ thuật số lý tưởng
Mặc dù tôi đánh giá cao sự linh hoạt của Notion trong việc tổ chức thông tin, nhưng nó lại tỏ ra yếu kém khi tôi cần nó nhất: một cuốn sổ ghi chú kỹ thuật số đơn giản, đặc biệt là khi đang di chuyển. Điều khiến tôi thất vọng nhất chính là các ứng dụng di động của Notion. Khi một ý tưởng bất chợt lóe lên hoặc tôi cần ghi lại điều gì đó nhanh chóng, Notion lại trở nên cồng kềnh. Nó đơn giản không được thiết kế cho trải nghiệm ghi chú tức thì, “chụp và dùng” như vậy.
Tiếp đến là việc thiếu công cụ vẽ. Đôi khi, một bản phác thảo nhanh hoặc sơ đồ là cách hiệu quả nhất để nắm bắt một ý tưởng hoặc hình dung một khái niệm. Khi chuyển từ OneNote sang, tôi thực sự nhớ các công cụ vẽ trong Notion. Tôi đã phải dựa vào các ứng dụng bên ngoài để hình dung ý tưởng của mình.
Cuối cùng, việc thiếu hỗ trợ ngoại tuyến đáng tin cậy là một nhược điểm đáng kể đối với tôi. Không giống như OneNote (một lần nữa), tôi không thể đơn giản mở Notion, tải một không gian làm việc và bắt đầu ghi chú mà không cần kết nối internet. Notion tuyên bố có thể thay thế các công cụ ghi chú chuyên dụng như OneNote, Evernote và Apple Notes, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, nó còn nhiều thiếu sót ở những yếu tố cơ bản.
Giao diện ứng dụng Notion trên di động với các ghi chú
Tính năng quản lý tác vụ trong Notion còn nhiều thiếu sót
Khi nói đến việc quản lý các tác vụ của mình, tôi nhận thấy khả năng của Notion có phần cơ bản. Vâng, tôi có thể thêm việc cần làm, đặt ngày giờ, và thậm chí nhận được lời nhắc, đó là một khởi đầu tốt. Nhưng đó là tất cả những gì nó có thể làm được.
Tính năng nhắc nhở định kỳ là điều tôi thực sự rất nhớ. Nhiều tác vụ của tôi không phải là những việc làm một lần; chúng diễn ra hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Việc phải lên lịch lại thủ công những tác vụ này trong Notion khiến tôi cảm thấy tẻ nhạt. Những nhắc nhở này chủ yếu hữu ích trong các cơ sở dữ liệu nơi bạn cần đặt cảnh báo cho các thành viên trong nhóm.
Đôi khi tôi cần bao gồm ngữ cảnh cụ thể, các liên kết hoặc thậm chí thông tin vị trí. Các thuộc tính tác vụ của Notion đơn giản là không cung cấp mức độ chi tiết đó cho tôi. Không giống như Todoist và Microsoft To-Do, Notion không tích hợp tốt với các công cụ hiện có như Gmail và Outlook.
Giao diện Notion hiển thị danh sách tác vụ và lịch trình
Notion chưa sánh kịp Trello trong quản lý dự án
Notion đáp ứng gần như mọi yêu cầu cho việc quản lý dự án. Nó hỗ trợ các cơ sở dữ liệu khác nhau, tự động hóa, cộng tác theo thời gian thực và cho phép bạn tạo thẻ tác vụ với nhiều thuộc tính. Tuy nhiên, khi tôi so sánh nó với các công cụ quản lý dự án chuyên dụng như Trello, sự khác biệt bắt đầu xuất hiện rõ ràng.
Chẳng hạn, việc đơn giản là thêm một hình nền vào các bảng Trello của tôi đã tạo ra một trải nghiệm cá nhân hóa hơn. Tương tự, khả năng chèn hình ảnh liên quan trực tiếp vào một thẻ Trello cung cấp ngữ cảnh trực quan tức thì. Cho dù đó là một bản thiết kế mẫu, một ảnh chụp màn hình hay chỉ là một hình ảnh tham khảo, một tín hiệu trực quan ngay trên thẻ tác vụ cực kỳ hữu ích. Với việc mã hóa màu sắc các tác vụ, tôi có thể dễ dàng nhìn thấy mức độ ưu tiên hoặc trạng thái của các tác vụ khác nhau. Notion lại thiếu đi khả năng tùy chỉnh trực quan này.
Giao diện Trello với các bảng và thẻ dự án được tùy chỉnh hình nền và màu sắc
Notion không vượt trội như một nhật ký kỹ thuật số
Tôi đã thấy rất nhiều mẫu nhật ký kỹ thuật số dành cho Notion. Tuy nhiên, trải nghiệm của tôi khi sử dụng nó như một nhật ký chuyên dụng đã khiến tôi mong muốn nhiều hơn, đặc biệt khi so sánh với các ứng dụng được thiết kế riêng cho việc ghi nhật ký như Day One hoặc Journey.
Notion thiếu nhiều tính năng như tích hợp lịch, chế độ xem bản đồ thế giới, thư viện phương tiện chuyên dụng, khả năng chèn vị trí, nhiệt độ và nhiều tính năng khác. Mặc dù sự linh hoạt của Notion cho phép tôi tạo một cuốn nhật ký hoạt động, nhưng cuối cùng tôi vẫn cảm thấy mình đang phải thỏa hiệp.
Mẫu nhật ký kỹ thuật số được tạo trong Notion với các trường nhập liệu
Quản lý tài chính với Notion đòi hỏi quá nhiều công sức
Với cơ sở dữ liệu, công thức và biểu đồ, bất kỳ ai cũng có thể tạo trình quản lý chi phí và theo dõi đăng ký trong Notion. Tuy nhiên, điều đó nói thì dễ hơn làm. Nó đòi hỏi rất nhiều công việc thủ công để tạo ra một hệ thống tài chính phù hợp với bạn.
Tôi đã dành hàng giờ để điều chỉnh các thuộc tính cơ sở dữ liệu, gỡ lỗi các công thức không tính toán đúng như mong đợi và điều chỉnh cài đặt biểu đồ để có được hình ảnh trực quan mong muốn. Việc này thường có cảm giác như tôi đang xây dựng toàn bộ ứng dụng từ đầu, điều này vừa mang lại cảm giác mạnh mẽ vừa rất mệt mỏi.
Điều tôi thực sự nhớ từ các ứng dụng tài chính chuyên dụng là sự dễ dàng và tốc độ khi thêm các mục mới và tạo biểu đồ chi tiết. Với các widget trên di động, tôi có thể thêm một khoản thu nhập hoặc chi phí chỉ với một lần chạm và tạo các biểu đồ cụ thể tự động trong nền.
Biểu đồ và bảng quản lý chi tiêu cá nhân trong Notion
Liệu một ứng dụng có thể thực sự làm được tất cả?
Tôi không phủ nhận tác động của Notion đối với lĩnh vực năng suất. Nó mang đến một tầm nhìn hấp dẫn về một không gian làm việc kỹ thuật số thống nhất, và đối với nhiều người, nó đã thực hiện thành công điều đó. Tuy nhiên, như tôi đã đề cập ở trên, chính sự linh hoạt này lại dẫn đến những sự thỏa hiệp khi so sánh với các ứng dụng chuyên dụng. Nó không tự hào có các tính năng tiên tiến nhất trong mọi danh mục, và đó có thể là một yếu tố phá vỡ thỏa thuận đối với những người dùng chuyên nghiệp như tôi. Kết quả là, tôi đã nhận thấy nhiều người dùng Notion đang quay trở lại với các công cụ cụ thể như Google Keep và OneNote.
