Trong nhiều năm, kho ghi chú của tôi chỉ là một mớ hỗn độn không lối thoát. “Tủ tài liệu” kỹ thuật số của tôi tràn ngập những ý tưởng chưa hoàn chỉnh, các ghi chú rải rác và những khám phá bị lãng quên. Tôi như đang chìm đắm trong biển tài liệu chưa được sắp xếp, liên tục tìm kiếm một mảnh thông tin quan trọng nào đó, nhưng thường xuyên kết thúc trong sự thất vọng. Cuối cùng, tôi quyết định phải thay đổi cách ghi chú của mình thành một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (Personal Knowledge Management – PKM) hoạt động trơn tru. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ những bài học cốt lõi đã rút ra, các chiến lược đã triển khai và những bước quan trọng đã thực hiện để sắp xếp kiến thức của mình một cách hiệu quả.
Hình ảnh minh họa giao diện Notion được sử dụng để tạo nhật ký kỹ thuật số, gợi mở về việc quản lý ghi chú trong hệ thống PKM hiệu quả.
Nỗi ám ảnh mang tên “ghi chú quá tải”
Khi mọi thứ chỉ là mớ hỗn độn
Não bộ của chúng ta không hoạt động theo một cách tuyến tính. Tuy nhiên, các phương pháp ghi chú truyền thống lại thường ép buộc chúng ta tổ chức thông tin theo cách không phù hợp với tư duy tự nhiên. Điều này khiến chúng ta chỉ tập trung vào việc thu thập các mảnh thông tin riêng lẻ mà không tạo ra các kết nối giữa chúng, ngăn cản việc nhìn nhận bức tranh tổng thể và tạo ra những insight mới mẻ.
Tôi vẫn nhớ có lần đã dành gần một giờ đồng hồ để tìm kiếm một câu trích dẫn mình đã lưu, nhưng cuối cùng phải bỏ cuộc trong sự bực bội. Cứ như thể ghi chú đó đã biến mất vào không khí vậy. Chúng ta ghi chú là vì không muốn quên, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta thậm chí không thể tìm thấy những ghi chú đó ngay từ đầu? Tôi đã dành nhiều thời gian hơn để thu thập ghi chú thay vì thực sự sử dụng chúng. Nhìn chung, có quá nhiều ghi chú mà không có tổ chức rõ ràng, phương pháp ghi chú không nhất quán, thiếu ngữ cảnh hoặc từ khóa liên quan.
Giao diện OneNote với nhiều ghi chú phân tán, minh họa tình trạng lộn xộn khi thiếu hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM).
Bước ngoặt: Lựa chọn công cụ PKM phù hợp
Việc chọn đúng công cụ là bước đầu tiên cực kỳ quan trọng và có thể ảnh hưởng đáng kể đến sự thành công của hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM) của bạn. Nó giống như việc chọn đúng nền móng cho một ngôi nhà vậy. Cần hiểu rằng không có giải pháp “một kích cỡ phù hợp cho tất cả”. Công cụ tốt nhất cho tôi có thể không phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Nếu bạn thường xuyên chuyển đổi giữa các nền tảng máy tính để bàn khác nhau, hãy đảm bảo chọn phần mềm PKM đa nền tảng. Bạn cũng nên ưu tiên các công cụ PKM có chức năng tìm kiếm mạnh mẽ, khả năng liên kết và kết nối, chế độ đồ thị (graph view) và tất nhiên là chi phí thấp.
Tôi cũng khuyên bạn nên tránh các công cụ PKM mới xuất hiện. Nhiều giải pháp hiện đại này thường bị mua lại hoặc ngừng hoạt động do thành công hạn chế. Chẳng hạn, tôi đã từng chọn Clover Notes làm công cụ quản lý kiến thức cá nhân của mình, nhưng nó đã bị Figma mua lại và sau đó đóng cửa. Thay vào đó, bạn có thể xem xét các ứng dụng phổ biến có sự hỗ trợ mạnh mẽ từ cộng đồng và các nhà phát triển. Dù sao thì, bạn sẽ không muốn lãng phí quá nhiều thời gian để di chuyển dữ liệu từ nền tảng này sang nền tảng khác.
Sắp xếp ghi chú thông minh với Thẻ (Tags)
Khám phá sức mạnh của thư mục và thẻ
Thẻ (tags) đóng một vai trò thiết yếu trong một hệ thống PKM hiệu quả. Chúng vượt xa cách tổ chức thư mục đơn giản và mang đến một phương pháp linh hoạt, năng động để phân loại và truy xuất thông tin. Mặc dù các thư mục có thể hữu ích cho các danh mục rộng, nhưng chúng thường không đủ khi bạn cần phân loại một ghi chú theo nhiều cách khác nhau.
Giả sử tôi đang nghiên cứu về tác động của trí tuệ nhân tạo (AI) đối với ngành chăm sóc sức khỏe. Tôi đã thu thập ghi chú từ nhiều nguồn khác nhau: bài báo, nghiên cứu khoa học, buổi nói chuyện tại hội nghị và thậm chí cả những suy nghĩ cá nhân. Nếu không có thẻ, những ghi chú này sẽ bị phân tán trong các thư mục hoặc sổ ghi chú khác nhau. Tôi đã thêm các thẻ như #AI, #YTe, #MachineLearning, #DeepLearning và #DaoDuc để tìm thông tin nhanh chóng.
Sử dụng thẻ (tags) trong Obsidian để phân loại và sắp xếp ghi chú khoa học, nâng cao hiệu quả hệ thống PKM cá nhân.
Khai thác sức mạnh của kết nối và chế độ Đồ thị (Graph View)
Thiết lập mối quan hệ giữa các ghi chú
Bạn không nên chọn một công cụ PKM mà không có tính năng kết nối ghi chú và chế độ đồ thị (graph view). Tôi phải nói rằng việc kết nối các ghi chú là trái tim và linh hồn của một hệ thống PKM. Ví dụ, khi tôi nghiên cứu chủ đề nông nghiệp bền vững, tôi có các ghi chú về nhiều chủ đề con khác nhau: canh tác hữu cơ, nông nghiệp bền vững (permaculture), nông nghiệp thẳng đứng và tác động của biến đổi khí hậu lên nông nghiệp.
Tôi có thể liên kết ghi chú về “canh tác hữu cơ” của mình với các ghi chú về “nông nghiệp bền vững” và “nông nghiệp thẳng đứng” vì tất cả chúng đều liên quan đến các phương pháp nông nghiệp bền vững. Tôi cũng có thể liên kết ghi chú về “biến đổi khí hậu” của mình với cả ba ghi chú này. Khả năng là vô tận. Với chế độ đồ thị, tôi có thể kiểm tra mối quan hệ giữa chúng và mở khóa những insight tiềm ẩn.
Chế độ đồ thị (Graph View) của Obsidian hiển thị mối liên kết giữa các ghi chú, giúp trực quan hóa kiến thức và khám phá insight mới trong PKM.
Quy tắc “Một Trang” – Trung tâm điều khiển PKM của bạn
Tạo một trang chủ tổng hợp
Điều này là tùy chọn, nhưng tôi thích có một trang chủ riêng cho tất cả các ghi chú thiết yếu của mình. Cho dù tôi đang sử dụng Notion hay Obsidian (công cụ yêu thích cá nhân của tôi), tôi luôn tạo một trang trung tâm và liên kết các trang được sử dụng nhiều nhất của mình ở đó. Nó không chỉ là một ghi chú khác; nó là một trung tâm điều khiển cho toàn bộ hệ thống PKM của tôi. Đó là nơi đầu tiên tôi truy cập khi mở PKM và nó cung cấp cái nhìn tổng quan về các dự án hiện tại, các ý tưởng chính và các tài nguyên thường xuyên được truy cập.
Giao diện Notion với bảng Kanban minh họa cách xây dựng một trang chủ (Home page) trung tâm để quản lý các ghi chú và dự án thiết yếu trong hệ thống PKM.
Duy trì và xem xét ghi chú định kỳ – Nền tảng của tri thức
Bảo trì hệ thống PKM của bạn
Việc xem xét ghi chú thường xuyên không chỉ là một thói quen tốt; nó là yếu tố thiết yếu cho một hệ thống PKM thực sự hiệu quả. Khi bạn xem xét ghi chú của mình, bạn có thể nhận ra rằng một số ý tưởng ban đầu của bạn đã sai hoặc chưa hoàn chỉnh. Dù sao thì, mục tiêu cuối cùng của một PKM là biến thông tin thành kiến thức có thể hành động.
Một hệ thống PKM hiệu quả đã thúc đẩy năng suất, tăng cường sự sáng tạo, giảm căng thẳng và cải thiện khả năng ra quyết định của tôi. Với tư cách là một nhà văn, PKM của tôi đã vô cùng giá trị. Nó đã trở thành bộ não thứ hai cho phép tôi lưu trữ, tổ chức và kết nối tất cả các ý tưởng nghiên cứu và bản nháp của mình tại một địa điểm duy nhất.
Việc tạo thư mục con và sắp xếp ghi chú hàng ngày trong Obsidian hỗ trợ duy trì và xem xét thường xuyên hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM).
Biến ghi chú lộn xộn thành tri thức giá trị
Biến mớ ghi chú lộn xộn của bạn thành một hệ thống PKM vững chắc đòi hỏi sự thử nghiệm, tinh chỉnh và sẵn sàng thích ứng khi nhu cầu của bạn thay đổi. Dù sao thì, hành trình của tôi đến một hệ thống PKM hoạt động hiệu quả không phải là thành công chỉ sau một đêm. Nó liên quan đến rất nhiều thử và sai và những khoảnh khắc thất vọng. Mặc dù các công cụ và kỹ thuật cụ thể có thể khác nhau, nhưng các nguyên tắc cốt lõi của việc quản lý, kết nối và sử dụng vẫn không thay đổi.
Như bạn có thể thấy từ danh sách trên, Obsidian vẫn là công cụ mà tôi ưu tiên để xây dựng một hệ thống PKM. Hãy bắt đầu xây dựng hệ thống quản lý kiến thức cá nhân của bạn ngay hôm nay để khai phá tối đa tiềm năng tri thức của bản thân.
