Mặc dù Notion đã thành công trong việc quản lý ý tưởng, dự án và tổ chức đội nhóm, nhưng nền tảng này lại cung cấp quyền kiểm soát hạn chế đối với dữ liệu cá nhân và không gian làm việc của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế Notion mang tính riêng tư hơn, thì một wiki tự host là lựa chọn không gì sánh bằng. Có rất nhiều công cụ như vậy, và trong số đó, Docmost nổi bật vì nhiều lý do. Nền tảng này mang đến một góc nhìn mới mẻ về quản lý tài liệu và năng suất làm việc nhóm. Chúng tôi đã trải nghiệm Docmost và thực sự ấn tượng. Dưới đây là lý do tại sao Docmost là một ứng cử viên sáng giá cho bất kỳ ai muốn xây dựng một không gian làm việc năng suất “tất cả trong một” và tối ưu quyền riêng tư.
Docmost là một giải pháp tự host mạnh mẽ thay thế Notion, tập trung vào bảo mật dữ liệu và trải nghiệm người dùng
Giao diện người dùng tương đồng với Notion
Không đòi hỏi thời gian học hỏi
Một trong những khía cạnh hấp dẫn nhất của Docmost là giao diện người dùng quen thuộc đến kinh ngạc, mô phỏng Notion. Sự tương đồng có chủ đích này giúp giảm đáng kể đường cong học tập. Không giống như các đối thủ khác của Notion (như Logseq, Anytype và Capacities), bạn sẽ không gặp khó khăn khi bắt đầu sử dụng Docmost trên máy tính để bàn của mình. Nếu bạn đã quen với bố cục, cấu trúc và chức năng của Notion, bạn sẽ cảm thấy hoàn toàn thoải mái với Docmost. Thậm chí cấu trúc tổ chức của nó cũng tương tự (điều mà chúng tôi sẽ thảo luận sau).
Giao diện chính của Docmost với menu điều hướng quen thuộc, dễ dàng cho người dùng Notion làm quen
Trình soạn thảo hiện đại với lệnh Slash
Loại bỏ thanh công cụ rườm rà
Docmost ưu tiên một không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng. Việc tích hợp lệnh Slash giúp đơn giản hóa quá trình tạo nội dung. Bạn có thể dễ dàng chèn nhiều loại khối, tùy chọn định dạng và các phần tử nhúng chỉ bằng các cú pháp văn bản đơn giản, tránh các thanh công cụ cồng kềnh và bận rộn. Điều này mang lại trải nghiệm viết nhanh hơn và mượt mà hơn.
Nếu bạn chưa quen với lệnh Slash, bạn luôn có thể sử dụng ngôn ngữ Markdown để định dạng ghi chú của mình. Markdown đặc biệt hữu ích cho những người thích quy trình làm việc tập trung vào bàn phím. Mục lục cũng rất tiện lợi nếu bạn thường xuyên xử lý các tài liệu dài. Giống như Notion, khả năng gán các biểu tượng độc đáo cho các trang Docmost giúp tăng tính trực quan. Chúng tôi cũng thích một số cải tiến thông minh trong trình soạn thảo. Ví dụ, khi bạn thêm một khối gọi chú ý (callout block), bạn có thể chọn giữa các loại thông tin (info), cảnh báo (warning), nguy hiểm (danger) và thành công (success).
Khả năng tổ chức mạnh mẽ
Tạo không gian làm việc chuyên biệt
Docmost cho phép người dùng tạo các không gian làm việc riêng biệt, mỗi không gian đóng vai trò là một trung tâm chuyên dụng cho các dự án và nhóm cụ thể. Ví dụ, bạn có thể có các không gian làm việc riêng cho “Dự án Cá nhân”, “Cộng tác Nhóm” và “Cơ sở Kiến thức”.
Tính năng này khá tiện lợi cho những người dùng đang đảm nhiệm nhiều vai trò hoặc quản lý các dự án đa dạng, vì nó cung cấp một khuôn khổ rõ ràng và có tổ chức cho công việc của họ. Trong mỗi không gian làm việc, bạn có thể tạo cấu trúc phân cấp các trang và trang con. Ví dụ, bạn có thể có một trang “Dự án X” và thêm các trang con cho “Nghiên cứu”, “Lập kế hoạch” và “Thực hiện”. Khả năng là vô tận.
Cấu trúc không gian làm việc Docmost hiển thị các "Spaces" riêng biệt cho việc tổ chức dự án và nhóm
Hỗ trợ chèn sơ đồ chi tiết
Trực quan hóa dữ liệu nhanh chóng
Đây là điểm Docmost vượt trội hơn Notion. Nền tảng này có hỗ trợ gốc cho Mermaid. Bạn có thể dễ dàng tạo nhiều loại sơ đồ khác nhau, như biểu đồ luồng (flowcharts), sơ đồ trình tự (sequence diagrams) và biểu đồ Gantt, trực tiếp trong trình soạn thảo bằng cách sử dụng cú pháp văn bản đơn giản.
Bạn có thể viết mã Mermaid vào trình soạn thảo Docmost và nền tảng sẽ tự động hiển thị sơ đồ trong thời gian thực. Sự tích hợp liền mạch này giúp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quy trình làm việc, vì bạn không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng bên ngoài để tham chiếu sơ đồ. Bạn thậm chí có thể mở trình soạn thảo Excalidraw ngay trên một trang Docmost, sử dụng trình soạn thảo mạnh mẽ để tạo sơ đồ và nhúng nó vào. Tương tự, bạn có thể nhúng các tệp từ các dịch vụ khác nhau như Google Drive, Figma, Miro, Typeform, Framer và nhiều hơn nữa.
Cộng tác thời gian thực
Luôn cập nhật thông tin
Docmost sánh ngang với Notion về khả năng cộng tác thời gian thực. Bạn có thể dễ dàng mời các thành viên nhóm với quyền cụ thể (chỉ đọc hoặc chỉnh sửa) và bắt đầu cộng tác ngay lập tức. Điều này giúp công việc nhóm trở nên mượt mà hơn rất nhiều, giảm đáng kể các cuộc họp và chuỗi email. Nền tảng này cũng hỗ trợ lịch sử trang và hệ thống lệnh để tham gia thảo luận.
Giao diện cộng tác thời gian thực của Docmost với lịch sử trang và hệ thống bình luận
Khả năng tự host (Self-hosting)
Lưu trữ dữ liệu trên máy chủ riêng của bạn
Một trong những yếu tố lớn nhất khiến chúng tôi bị thu hút bởi Docmost là bản chất tự host của nó. Khả năng tự host này có nghĩa là chúng ta có thể lưu trữ thông tin nhạy cảm trên máy chủ riêng, một đám mây riêng tư hoặc thậm chí là một máy cục bộ (phương pháp ưu tiên). Mức độ kiểm soát này mang lại cảm giác bảo mật và an tâm đáng kể.
Đối với những người làm việc với dữ liệu tuyệt mật, góc độ riêng tư này là rất quan trọng. Việc biết rằng dữ liệu được lưu trữ ở một vị trí mà bạn hoàn toàn kiểm soát là một yếu tố thay đổi cuộc chơi. Bạn không phải lo lắng về việc rò rỉ dữ liệu, các ràng buộc không cần thiết hoặc truy cập trái phép từ các nguồn bên ngoài.
Mô hình máy chủ tự host biểu thị khả năng lưu trữ dữ liệu riêng tư của Docmost, tăng cường bảo mật
Bắt đầu hành trình tự host của bạn
Rõ ràng Docmost không chỉ là một bản sao của Notion. Nó lấy những ưu điểm từ Notion và bổ sung thêm lớp bảo mật với khả năng tự host. Tất nhiên, nó không hoàn hảo. Chúng tôi mong muốn thấy các tùy chọn cơ sở dữ liệu (danh sách, thư viện, bảng, bảng điều khiển và lịch), ứng dụng di động và tự động hóa quy trình làm việc trong các bản cập nhật tương lai.
Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, Docmost đã hoàn thiện các tính năng cơ bản và với khả năng cộng tác thời gian thực, nó có thể là công cụ hoàn hảo cho các cá nhân và đội nhóm bận rộn đang tìm kiếm một không gian làm việc riêng tư. Hãy thử dùng Docmost để bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn khỏi những con mắt tò mò. Nếu Docmost không phù hợp, bạn có thể tham khảo một giải pháp tự host khác có tên Outline.
