Trello nổi tiếng với sự đơn giản, nhưng thường phải đánh đổi bằng việc thiếu các tính năng mạnh mẽ. Ngược lại, Asana dù rất toàn diện, lại dễ trở nên quá phức tạp và tốn kém, đặc biệt khi quy mô nhóm phát triển. Trong nhiều năm, tôi đã không ngừng tìm kiếm một giải pháp cân bằng hoàn hảo – một công cụ đủ toàn diện để xử lý các dự án phức tạp, có giao diện trực quan và đặc biệt là cho phép tôi kiểm soát hoàn toàn dữ liệu của mình.
Sau khi trải nghiệm nhiều lựa chọn khác nhau, tôi vô cùng hào hứng giới thiệu Eigenfocus. Đây là một công cụ tự lưu trữ (self-hosted) mạnh mẽ mà tôi tin rằng sẽ là người thay đổi cuộc chơi trong lĩnh vực quản lý dự án. Dưới đây là những lý do Eigenfocus đã định nghĩa lại cách tôi quản lý dự án, theo dõi thời gian và tập trung vào các công việc chuyên sâu.
1. Linh Hoạt Với Các Chế Độ Xem Tùy Chỉnh
Dễ dàng tổ chức công việc theo phong cách của bạn
Eigenfocus mang đến sự linh hoạt đáng kinh ngạc trong cách tôi xem và tổ chức công việc. Nó cho phép tôi nhìn nhận các dự án từ nhiều góc độ khác nhau. Vì tôi vừa chuyển từ Trello, chế độ xem bảng (board view) vẫn là lựa chọn ưu tiên cho các dự án cá nhân. Với quy trình tạo nội dung của mình, tôi đã thiết lập nhiều cột như Ý Tưởng Thô, Phác Thảo Dàn Ý, Đang Viết, Đang Chỉnh Sửa, Tối Ưu SEO, Đã Lên Lịch và Đã Xuất Bản, sau đó thêm các nhiệm vụ liên quan vào từng cột.
Chế độ xem bảng (Kanban board) linh hoạt trong phần mềm quản lý dự án Eigenfocus
Khi cần xem tổng quan mọi thứ hoặc nhanh chóng lọc các mục cụ thể, chế độ xem danh sách (list view) là lựa chọn hàng đầu của tôi. Ngoài ra còn có chế độ xem lưới (grid view), cung cấp bố cục dạng thẻ nhỏ gọn hơn, tương tự như chế độ xem thư viện nhưng có thêm lợi ích là có thể xem ngay thông tin chính mà không cần nhấp vào từng mục. Tôi có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem này một cách linh hoạt và quản lý dự án của mình mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.
2. Tích Hợp Tính Năng Theo Dõi Thời Gian Chuyên Nghiệp
Lý tưởng cho Doanh nghiệp và Freelancer
Khi tôi nói Eigenfocus là một đối thủ đáng gờm của các công cụ như Trello và Asana, tính năng theo dõi thời gian tích hợp là một phần lớn trong nhận định đó. Đây không chỉ là một tính năng được thêm vào sau hoặc một tiện ích mở rộng riêng biệt cần tích hợp. Nó được xây dựng trực tiếp vào cốt lõi của ứng dụng và giúp tôi quản lý thời gian một cách hoàn hảo.
Tính năng theo dõi thời gian tích hợp trực tiếp trên giao diện tác vụ của Eigenfocus
Khi bắt đầu một nhiệm vụ mới, tôi chỉ cần thêm và bật bộ hẹn giờ. Khi chuyển sang nhiệm vụ khác, nghỉ giải lao hoặc hoàn thành, tôi nhấn ‘Dừng Hẹn Giờ’. Tôi thậm chí có thể truy cập bảng chấm công (timesheet) để xem mình đã dành bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ cụ thể mỗi ngày. Ngoài ra còn có tùy chọn tạo báo cáo thời gian dựa trên các bộ lọc đã thêm. Tôi có thể tạo báo cáo dưới dạng tệp CSV và chia sẻ với khách hàng của mình.
3. Nền Tảng Vững Chắc Với Các Chức Năng Cơ Bản
Eigenfocus không hề bỏ qua bất kỳ nguyên tắc cơ bản nào. Ngay từ đầu, Eigenfocus đã giúp việc tạo một dự án mới trở nên trực quan. Tôi có thể nhanh chóng khởi tạo một dự án, đặt tên và bắt đầu thêm các nhiệm vụ. Khi tạo một nhiệm vụ mới, tôi có thể thêm bình luận, tải tệp, mô tả, ngày đến hạn, người được giao và các nhãn (labels) khác nhau. Nó cũng đi kèm với một công cụ chủ đề khá tốt để thay đổi giao diện ứng dụng chỉ với một cú nhấp chuột.
Ngoài các trạng thái đơn giản, Eigenfocus cho phép tôi sử dụng nhãn cho các nhiệm vụ của mình. Tôi có thể thêm nhãn ‘Ưu Tiên Cao’ hoặc nhãn ‘Marketing’ và lọc các nhiệm vụ liên quan này ngay lập tức. Nhìn chung, nó cung cấp một cấu trúc rõ ràng, hợp lý để quản lý công việc và thời hạn.
4. Độc Quyền Với Khả Năng Tự Lưu Trữ (Self-Hosting)
Bảo mật tối đa cho dữ liệu dự án riêng tư
Tính năng lớn nhất thực sự làm cho Eigenfocus trở nên khác biệt là khả năng tự lưu trữ linh hoạt. Trong nhiều năm, tôi đã sử dụng các công cụ quản lý dự án dựa trên đám mây (cloud-based), và mặc dù chúng tiện lợi, nhưng luôn có cảm giác không thực sự sở hữu dữ liệu của mình.
Giao diện quản lý các dự án cá nhân và nhóm trong Eigenfocus, đảm bảo quyền riêng tư
Với các dịch vụ đám mây như Trello hoặc Asana, các chi tiết dự án nhạy cảm của tôi, thông tin liên lạc với khách hàng và thậm chí cả các chiến lược nội bộ đều nằm trên máy chủ của họ. Với Eigenfocus, tôi có toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình, cho dù đó là máy chủ trong văn phòng tại nhà, một máy chủ riêng ảo (VPS) tôi thuê từ một nhà cung cấp đáng tin cậy, hay một máy chủ chuyên dụng trong một trung tâm dữ liệu an toàn. Không cần phải nói, Eigenfocus là một trong những công cụ tự lưu trữ tốt nhất để nâng cao năng suất làm việc.
Minh họa khái niệm tự lưu trữ (self-hosting) dữ liệu và ứng dụng một cách dễ dàng
5. Gói Miễn Phí Hấp Dẫn & Giá Cả Cạnh Tranh
Phù hợp cho cá nhân và nhóm nhỏ
Đây là phần thú vị. Nếu bạn chọn lưu trữ với Eigenfocus, hãy chuẩn bị bắt đầu một gói thuê bao theo người dùng. Tuy nhiên, khi bạn quyết định tự lưu trữ, hầu hết các tính năng quan trọng đều hoàn toàn miễn phí để sử dụng. Chúng bao gồm các dự án, danh sách, bảng, nhãn và tính năng theo dõi thời gian không giới hạn. Điều này chắc chắn là quá đủ cho hầu hết người dùng cá nhân và nhóm nhỏ.
Màn hình chính của Eigenfocus, hiển thị tổng quan dự án và các tác vụ đang thực hiện
Ngay cả phiên bản Pro cũng có mức giá cạnh tranh với tùy chọn thanh toán một lần (389 USD) cho người dùng tự lưu trữ.
Cuộc Cách Mạng Trong Quy Trình Làm Việc
Vậy, nếu bạn đã chán với việc phải thỏa hiệp với các công cụ quản lý dự án, phải loay hoay với nhiều gói đăng ký hoặc cảm thấy dữ liệu của mình không thực sự thuộc về bạn, thì đã đến lúc cân nhắc Eigenfocus. Tất nhiên, giống như bất kỳ phần mềm nào, nó còn xa mới đạt đến mức hoàn hảo. Tôi rất mong muốn thấy một giao diện người dùng hiện đại hơn với hình nền tùy chỉnh, các trường tùy chỉnh trong nhiệm vụ (mà công ty hiện đang phát triển), một thư viện mẫu lớn hơn, danh sách kiểm tra trong nhiệm vụ và một chút tự động hóa trong các bản cập nhật tương lai.
Tuy nhiên, đây chỉ là những điểm nhỏ. Những lợi ích về quyền riêng tư dễ dàng vượt trội so với những thiếu sót này. Eigenfocus không chỉ là một công cụ quản lý dự án; đó là một triết lý làm việc mới, đặt người dùng vào trung tâm của quyền kiểm soát dữ liệu và quy trình làm việc. Nếu Eigenfocus không phù hợp với bạn, hãy tìm hiểu thêm các công cụ quản lý dự án khác cho mục đích cá nhân.
