Chúng ta đều quen thuộc với Excel. Chúng ta sử dụng nó để lập ngân sách, nhập liệu và đôi khi là các bảng Pivot table phức tạp. Nhưng sẽ thế nào nếu có một thế giới tiềm năng khác của Excel đang chờ được khai phá? Thông qua thử nghiệm và mong muốn sắp xếp hợp lý các quy trình làm việc, tôi đã khám phá ra một số cách sử dụng khá độc đáo cho chương trình bảng tính này. Dưới đây là những phương pháp độc đáo tôi cá nhân tôi đã áp dụng để khai thác mọi giá trị từ Excel và biến nó từ một công cụ đơn giản thành một trợ thủ đắc lực trong cuộc sống.
Phần mềm Microsoft Excel với các biểu tượng và giao diện trực quan, thể hiện khả năng ứng dụng đa dạng.
7. Lập biểu đồ tăng trưởng cho bé yêu
Theo dõi hành trình phát triển của con trên bảng tính
Việc sử dụng Excel để lập biểu đồ tăng trưởng cho bé yêu đã trở thành một trải nghiệm bất ngờ đầy ý nghĩa. Thay vì chỉ dựa vào các biểu đồ tiêu chuẩn, bảng tính này đã trở thành một cuốn nhật ký trực quan được cá nhân hóa về hành trình phát triển đáng kinh ngạc của con. Tôi đã tạo các cột khác nhau như tuổi, cân nặng (pound, ounce), tổng trọng lượng, chiều dài và các chi tiết khác để theo dõi sự phát triển của con với độ chính xác cao.
Biểu đồ tăng trưởng của bé được tạo bằng Microsoft Excel, hiển thị các cột dữ liệu về cân nặng, chiều dài và tuổi.
Bạn thậm chí có thể đi xa hơn bằng cách sử dụng tính năng Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để làm nổi bật các cột mốc quan trọng hoặc những vấn đề đáng quan tâm (mặc dù luôn cần tham khảo ý kiến bác sĩ nhi khoa để được tư vấn y tế). Ví dụ, bạn có thể thiết lập quy tắc để làm nổi bật các điểm dữ liệu mà tốc độ tăng trưởng thay đổi đáng kể so với giai đoạn trước đó.
6. Thiết kế công cụ theo dõi thói quen cá nhân
Tạm biệt các ứng dụng bên thứ ba
Vượt xa những con số và công thức, Excel đã trở thành công cụ theo dõi thói quen cá nhân hiệu quả một cách đáng ngạc nhiên của tôi. Thay vì phụ thuộc vào các ứng dụng chuyên dụng, tôi đã tự tạo một hệ thống đơn giản nhưng mạnh mẽ ngay trong giao diện quen thuộc của Excel. Tôi đã thêm một tiêu đề lớn ở trên cùng, chèn các ô chọn (checkboxes) dưới mỗi ngày và các dấu hiệu trực quan khác để tạo nên một diện mạo đẹp mắt. Tôi cũng đã sử dụng nhiều công thức khác nhau để theo dõi tiến độ thói quen của mình và các biểu đồ để xem hành trình của mình.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách xây dựng một công cụ theo dõi thói quen mạnh mẽ trong Excel tại bài viết chuyên sâu của chúng tôi.
5. Sắp xếp lịch trình việc nhà hàng tuần khoa học
Quản lý công việc gia đình như một chuyên gia
Nhờ có Excel, cách tiếp cận của tôi trong việc quản lý các công việc gia đình đã vượt ra ngoài những danh sách việc cần làm rời rạc. Thay vì chỉ ghi lại công việc, tôi có thể chọn trạng thái “Đã xong”, “Chưa xong” hoặc “Người khác làm”, sử dụng một menu thả xuống nhỏ (sử dụng tính năng Data Validation). Sau đó, ô sẽ tự động đổi màu – màu xanh lá cây cho đã xong, màu đỏ cho chưa xong và màu vàng nếu có người khác hỗ trợ.
Bảng lịch trình việc nhà hàng tuần được thiết kế trong Excel, với các ô chọn trạng thái "Done", "Not Done" và màu sắc hiển thị.
Việc mã hóa màu sắc này giúp tôi nhanh chóng nhìn thấy những gì đã được thực hiện và những gì còn phải làm. Vào cuối tuần, Excel thậm chí còn đếm số lần mỗi công việc đã được hoàn thành. Cách đơn giản này giúp theo dõi mọi thứ và đảm bảo ngôi nhà của chúng tôi luôn gọn gàng mà không cần bất kỳ danh sách phức tạp nào.
4. Lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp đến từng chi tiết
Gây ấn tượng với khách hàng (hoặc người thân)
Lập kế hoạch sự kiện trong Excel đã trở thành phương pháp ưa thích của tôi để duy trì sự ngăn nắp và nắm bắt mọi chi tiết. Tôi bắt đầu với một bảng tính tổng thể phác thảo các thông tin chính như ngày, giờ, địa điểm, ngân sách và mục tiêu tổng thể.
Từ đó, tôi có nhiều bảng tính riêng biệt cho các khía cạnh khác nhau: danh sách khách mời chi tiết với tính năng theo dõi RSVP và các yêu cầu về chế độ ăn uống, phân tích ngân sách toàn diện với chi phí ước tính so với chi phí thực tế, danh sách việc cần làm đang diễn ra với người phụ trách và thời hạn, và thậm chí là một lịch trình phác thảo luồng sự kiện đến từng phút. Hệ thống này cho phép tôi nhìn thấy bức tranh toàn cảnh trong khi lên kế hoạch cho một sự kiện phức tạp. Tôi thường sử dụng các mẫu Excel sẵn có cho các bảng tính lớn như vậy.
3. Lên kế hoạch ngày hiệu quả
Đưa kỹ năng quản lý thời gian lên một tầm cao mới
Excel đóng vai trò là công cụ lập kế hoạch ngày cá nhân của tôi, cung cấp một lộ trình rõ ràng cho mỗi ngày. Cột đầu tiên chứa các khoảng thời gian chia nhỏ ngày thành các khoảng thời gian dễ quản lý. Dọc theo hàng trên cùng, các ngày trong tuần hoạt động như các tiêu đề rõ ràng, cho phép tôi sắp xếp các nhiệm vụ theo ngày trong tuần. Ở cột cuối cùng, tôi chỉ định các nhiệm vụ quan trọng cho mỗi ngày. Tôi cũng đã thêm một vài yếu tố trực quan để làm cho nó trông đẹp mắt hơn.
Giao diện Microsoft Excel với bảng tính trống, tượng trưng cho khả năng ứng dụng đa dạng cho người dùng phổ thông.
2. Thiết kế công cụ theo dõi quà tặng mùa lễ hội
Tạo bất ngờ cho những người thân yêu
Việc theo dõi quà tặng trong mùa lễ hội đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều với Excel đóng vai trò là công cụ theo dõi chuyên dụng của tôi. Bảng tính của tôi thường bắt đầu với các cột cho tên người nhận, ý tưởng quà tặng, món quà thực tế đã mua, cửa hàng đã mua, giá mua, trạng thái đã gói chưa, và đã gửi hoặc giao chưa. Cấu trúc chi tiết này cho phép tôi xem trạng thái của từng món quà trong nháy mắt.
1. Soạn thảo lời cầu hôn lãng mạn
Sự sáng tạo và nỗ lực của bạn sẽ được trân trọng
Thiết kế một lời cầu hôn lãng mạn bằng Excel nghe có vẻ độc đáo, nhưng nó cho phép tạo ra một trải nghiệm cá nhân hóa và hấp dẫn một cách đặc biệt. Kế hoạch của tôi bắt đầu với một sổ làm việc nhiều trang tính được thiết kế để tạo sự mong đợi và ghi lại khoảnh khắc. Trang tính đầu tiên chứa một bài trắc nghiệm được soạn thảo kỹ lưỡng dành cho người yêu của tôi, với các câu hỏi liên quan đến các cột mốc quan trọng trong mối quan hệ của chúng tôi và những câu chuyện cười riêng tư.
Hình trái tim được vẽ bằng các ô màu trong Excel, minh họa cho việc tạo lời cầu hôn lãng mạn và độc đáo.
Các trang tính tiếp theo có thể chứa kế hoạch chi tiết của lời cầu hôn: dòng thời gian của các sự kiện, chi tiết địa điểm, thậm chí là kịch bản về những gì tôi muốn nói. Hãy xem bài viết dưới đây để tìm hiểu toàn bộ quy trình một cách sâu sắc.
Giao diện Excel hiển thị một tin nhắn lãng mạn hoặc câu đố Valentine được thiết kế độc đáo.
Excel đã được giải phóng tiềm năng
Hy vọng những ví dụ trên đã khơi gợi một số ý tưởng mới mẻ về cách bạn có thể tiếp cận Excel trong công việc và cuộc sống cá nhân của mình. Mặc dù đây là một số phương pháp ít phổ biến hơn, nhưng chúng cho thấy Excel linh hoạt hơn rất nhiều so với những gì nó thường được công nhận. Bạn còn chần chừ gì nữa? Hãy suy nghĩ vượt ra ngoài những ô tính quen thuộc, giải quyết các thách thức độc đáo với Excel và chia sẻ những mẹo và thủ thuật sáng tạo của bạn với chúng tôi.
Bạn không nhất thiết phải bắt đầu một bảng tính từ đầu. Hãy tham khảo các mẫu Excel tốt nhất để giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng.
