Không thể phủ nhận rằng Notion từ lâu đã là công cụ yêu thích của nhiều người nhờ khả năng tạo không gian làm việc “tất cả trong một” vô cùng linh hoạt. Tuy nhiên, khi nhu cầu cá nhân phát triển, tôi bắt đầu nhận ra những hạn chế của Notion mà trước đây tôi chưa từng nghĩ tới. Dù đánh giá cao sự đa năng của nền tảng này, một vài vấn đề then chốt đã thúc đẩy tôi tìm kiếm các lựa chọn thay thế phù hợp hơn.
Từ việc thiếu chế độ ngoại tuyến gây khó chịu và ứng dụng di động cơ bản đến khả năng lưu trữ dữ liệu kém linh hoạt cùng với các vấn đề về hiệu suất khi sử dụng cơ sở dữ liệu lớn, trải nghiệm của tôi với Notion nhanh chóng chuyển từ tuyệt vời sang bực bội. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ những điểm yếu cụ thể đã dẫn lối tôi trên hành trình tìm kiếm một công cụ thay thế Notion hoàn hảo.
Giải pháp thay thế Notion mã nguồn mở, hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả
7 Hạn Chế Cốt Lõi Của Notion
1. Khó khăn khi ghi chú nhanh
Bạn đã bao giờ cần ghi lại một ý tưởng chợt lóe lên trong đầu nhưng lại phải vật lộn với quy trình của Notion chưa? Trong khi Notion mạnh mẽ cho các dự án và cơ sở dữ liệu phức tạp, nó lại tỏ ra yếu kém khi nói đến việc ghi chú nhanh. Bạn cần mở không gian làm việc, tạo một trang mới, nhập tiêu đề rồi mới có thể viết ghi chú. Quy trình này phá vỡ luồng suy nghĩ một cách đáng kể.
Ngược lại, các công cụ như OneNote với tích hợp Sticky Notes, Evernote với tính năng scratchpad và Loop với tab Ideas đều cung cấp không gian chuyên dụng cho việc ghi lại ý tưởng nhanh chóng. Những tính năng này cho phép truy cập tức thì, giúp bạn ghi chú mà không làm gián đoạn công việc hiện tại. Thiếu khả năng này, Notion trở nên cồng kềnh cho một tác vụ cơ bản như vậy.
Giao diện Notion với các danh mục, cho thấy sự phức tạp khi ghi chú nhanh
2. Tổ chức không gian làm việc tốn thời gian
Tôi tin rằng nhiều người dùng Notion cũng đồng cảm với tôi ở điểm này. Mặc dù Notion mang lại sự linh hoạt tuyệt vời trong việc tổ chức, nhưng nỗ lực cần thiết để duy trì trật tự có thể rất lớn. Thay vì tinh gọn quy trình làm việc, tôi thường thấy mình dành nhiều thời gian để tổ chức các trang Notion hơn là thực sự làm việc trên các nhiệm vụ mà chúng chứa đựng.
Khi bạn phải quản lý hàng trăm trang, việc tìm kiếm đúng trang trong số các cơ sở dữ liệu, trang con và các chế độ xem liên kết có thể gây khó chịu. Nhìn chung, tôi cảm thấy Notion đòi hỏi một mức độ kỷ luật và đầu tư thời gian mà đối với tôi, nó làm mất đi mục đích ban đầu của một công cụ năng suất.
Cấu trúc cơ sở dữ liệu phức tạp của Notion gây khó khăn trong việc tổ chức
3. Thiếu chế độ ngoại tuyến
Vì tôi chủ yếu làm việc tại nhà, ban đầu tôi không quá bận tâm về việc Notion thiếu chế độ ngoại tuyến. Tuy nhiên, điều này lại trở thành một vấn đề lớn khi tôi đi du lịch và muốn truy cập vào cơ sở dữ liệu của mình nhưng không thể vì kết nối internet kém. Trải nghiệm này đã nhấn mạnh mức độ phụ thuộc của tôi vào Notion cho những thông tin cần thiết và sự bất tiện khi không có quyền truy cập ổn định.
Việc thiếu chế độ ngoại tuyến thực sự không chỉ là một sự bất tiện; đó là một hạn chế của Notion đáng kể có thể làm gián đoạn quy trình làm việc, ảnh hưởng đến năng suất và cuối cùng khiến Notion trở thành một lựa chọn kém khả thi cho những ai cần làm việc mọi lúc, mọi nơi. Notion đang phát triển chế độ ngoại tuyến, nhưng chúng ta vẫn chưa có cái nhìn đầu tiên về nó.
Notion không có chế độ ngoại tuyến, hạn chế truy cập dữ liệu khi không có internet
4. Ứng dụng di động chưa tối ưu
Các ứng dụng di động của Notion về cơ bản là các trình bao bọc web, không phải là ứng dụng gốc. Chúng chỉ “hoạt động ổn” cho các tác vụ cơ bản, nhưng thiếu đi sự phản hồi nhanh, mượt mà và tổng thể hoàn thiện của các ứng dụng gốc thực sự do các đối thủ cạnh tranh cung cấp. Mặc dù Notion đã có một số cải tiến về tốc độ theo thời gian, kiến trúc web vẫn tiếp tục kìm hãm trải nghiệm di động. Nếu bạn thường xuyên sử dụng Notion trên điện thoại và máy tính bảng, đây có thể là một yếu tố khiến bạn từ bỏ.
Giao diện màn hình chính ứng dụng Notion trên iOS, cho thấy trải nghiệm di động cơ bản
Ứng dụng Notion trên iPhone với các chức năng cơ bản, thiếu sự mượt mà của ứng dụng gốc
5. Hạn chế linh hoạt trong lưu trữ dữ liệu
Notion lưu trữ tất cả dữ liệu người dùng trên máy chủ riêng của họ, điều này làm dấy lên những lo ngại đáng kể. Sự cố gần đây khi Notion vô hiệu hóa quyền truy cập không gian làm việc cho người dùng ở một khu vực cụ thể do các vấn đề địa chính trị cho thấy tính dễ bị tổn thương của nó.
Đối với một người như tôi, người lưu trữ thông tin cá nhân và nhạy cảm trong Notion, việc thiếu quyền kiểm soát này là một nhược điểm của Notion lớn. Tôi muốn có sự an tâm rằng dữ liệu của mình được bảo mật và chỉ mình tôi có thể truy cập. Thiết lập hiện tại của Notion không mang lại sự đảm bảo đó. Các lựa chọn thay thế như Obsidian cho phép bạn lưu trữ ghi chú ngoại tuyến hoặc trên dịch vụ lưu trữ đám mây tùy chọn. Đối với tôi, đây là một yếu tố quan trọng khi xem xét các nền tảng khác ưu tiên quyền kiểm soát của người dùng.
Notion lưu trữ dữ liệu người dùng trên máy chủ riêng, gây lo ngại về quyền riêng tư và kiểm soát
6. Vấn đề về hiệu suất khi sử dụng nặng
Hiệu suất của Notion dường như hoàn toàn ổn trong những tháng đầu sử dụng. Tuy nhiên, khi tôi bắt đầu xây dựng các cơ sở dữ liệu phức tạp, công thức và tự động hóa, nó trở nên chậm chạp. Các hành động đơn giản như tải một trang, lọc một chế độ xem hoặc thậm chí mở thư viện mẫu cũng trở nên chậm đến mức gây khó chịu.
Sự chậm chạp này không chỉ là một sự khó chịu nhỏ; nó có thể tác động đáng kể đến năng suất. Đôi khi, việc chờ trang tải, chế độ xem cập nhật hoặc công thức tính toán làm gián đoạn luồng công việc và gây khó khăn trong việc tập trung. Đây là một trong những lý do chính khiến tôi mong muốn có chế độ ngoại tuyến thực sự, bởi nó có thể giải quyết các nút thắt cổ chai về hiệu suất này trong không gian làm việc của tôi.
Cơ sở dữ liệu lớn trong Notion có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và tốc độ tải trang
7. Thiếu các tính năng PKM cốt lõi: Graph View và Infinite Canvas
Với tư cách là một người sử dụng Notion cho Quản lý Kiến thức Cá nhân (PKM), tôi thực sự bỏ lỡ một vài tính năng – đó là chế độ xem đồ thị (graph view) và canvas vô hạn (infinite canvas). Hệ thống PKM của tôi phát triển mạnh nhờ việc khám phá mối quan hệ giữa các khái niệm, và một biểu diễn trực quan của những kết nối này là vô giá. Mặt khác, canvas vô hạn sẽ cung cấp một không gian tự do để động não, lập bản đồ tư duy và tổ chức trực quan các suy nghĩ của tôi.
Các công cụ như Capacities và Obsidian đã chứng minh sức mạnh của những tính năng này, và giờ đây tôi thấy mình khao khát có được chức năng tương tự trong Notion.
Tôi “chia tay” Notion
Lời hứa của Notion về một không gian làm việc thống nhất thực sự hấp dẫn, nhưng đối với tôi, thực tế không hoàn toàn đáp ứng được kỳ vọng. Mặc dù ban đầu tôi yêu thích sự linh hoạt của nó, những hạn chế của Notion này ngày càng trở nên khó bỏ qua. Giờ đây, tôi đang tìm kiếm một nền tảng tái tạo những tính năng tốt nhất của Notion và phù hợp hơn với nhu cầu phát triển của mình.
May mắn thay, không thiếu các giải pháp thay thế Notion trên thị trường. Hãy khám phá bài viết chuyên sâu của chúng tôi để tìm ra 5 công cụ hàng đầu có thể thay đổi cách bạn làm việc!
