Trong bối cảnh văn hóa “hustle culture” ngày càng lan rộng và thế giới trực tuyến đầy rẫy những yếu tố cạnh tranh sự chú ý của chúng ta, việc nhiều người phụ thuộc vào các ứng dụng năng suất để duy trì sự ngăn nắp không có gì đáng ngạc nhiên. Tuy nhiên, khi tôi khám phá thêm các ứng dụng nhằm cải thiện khả năng tập trung và quản lý công việc, tôi nhận ra rằng mình đang đối mặt với nhiều vấn đề hơn là tìm thấy giải pháp thực sự.
Từ những ứng dụng cố gắng làm quá nhiều thứ cho đến giao diện phức tạp khó làm quen, có vô số vấn đề nảy sinh khi tìm hiểu về các phần mềm năng suất. Dù nhiều người sáng tạo nội dung luôn ca ngợi lợi ích của các ứng dụng giúp tối ưu quy trình làm việc, dường như không ai nói về những nhược điểm cố hữu của chúng.
1. Nhiều Ứng Dụng Cố Gắng Làm Quá Nhiều Thứ
Tốn Thời Gian Thiết Lập
Quá nhiều ứng dụng năng suất tích hợp một lượng lớn tính năng đến mức gây choáng ngợp. Một số người tìm kiếm các tính năng toàn diện để sử dụng một công cụ như một bộ giải pháp năng suất “tất cả trong một”. Tuy nhiên, đối với những người khác, điều này có nghĩa là việc thiết lập các ứng dụng này trở thành một công việc tốn thời gian đáng kể, thay vì giúp tăng tốc quy trình làm việc của họ.
Notion có lẽ là một trong những ứng dụng “tội đồ” lớn nhất trong việc này – đi kèm với một đường cong học tập cực kỳ dốc. Tôi đã dành hàng giờ đồng hồ để khám phá nền tảng này, bao gồm cả việc tìm hiểu các tính năng Notion ít người biết đến dành cho người dùng chuyên nghiệp. Thế nhưng, tôi không cảm thấy việc sử dụng nó đã cải thiện khả năng ghi chú hay lưu trữ thông tin của mình.
Các ứng dụng quản lý kiến thức cá nhân như Obsidian cũng có thể gây choáng ngợp. Ngay cả khi tôi cố gắng sử dụng nó cho các tác vụ đơn giản, như theo dõi ý tưởng câu chuyện, tôi vẫn thích dùng một ứng dụng cũ hơn, đơn giản hơn và chuyên biệt cho một chức năng duy nhất.
So sánh giao diện người dùng của Obsidian và Notion
2. Hứa Hẹn Quá Mức Nhưng Kém Hiệu Quả
Ứng Dụng Năng Suất Không Giải Quyết Mọi Vấn Đề Của Bạn
Nhiều ứng dụng năng suất tự quảng cáo là giải pháp cho nhiều vấn đề khác nhau, như trì hoãn, tập trung và quản lý công việc. Các công cụ này cũng ngày càng tích hợp trí tuệ nhân tạo tạo sinh (generative AI) như một giải pháp bổ sung.
Tuy nhiên, thực tế là hiệu quả của một ứng dụng sẽ khác nhau tùy thuộc vào mỗi người. Một số người phản ứng tốt với cơ chế gamification (trò chơi hóa) hoặc theo dõi thói quen, trong khi những người khác có thể cảm thấy khó chịu bởi các thông báo liên tục và các nhiệm vụ lặp lại.
Do rối loạn chức năng điều hành và mệt mỏi mãn tính, tôi thường phải vật lộn với tình trạng quá tải thông tin khi sử dụng các khía cạnh nhất định của ứng dụng năng suất. Tôi nhận thức rằng việc tạo ra một “cây số” kỹ thuật số để tập trung sẽ không mang lại cho tôi động lực cần thiết để vượt qua sự trì hoãn.
Điều này không có nghĩa là các ứng dụng năng suất không nên cố gắng giải quyết một số nguyên nhân gây ra các thói quen như thiếu chú ý và trì hoãn. Nhưng chúng nên ngừng tự quảng cáo như một giải pháp hoàn hảo, không có lỗi.
3. Khiến Bạn Gắn Bó Với Thiết Bị Hơn
Nguồn Gây Xao Nhãng Chính
Hầu hết các phần mềm năng suất đều có sẵn trên cả máy tính và điện thoại thông minh của bạn. Điều này rất tuyệt vời khi bạn muốn ghi chú nhanh hoặc một ý tưởng đột xuất, nhưng nó cũng có thể khiến bạn dành nhiều thời gian hơn để kiểm tra các ứng dụng và dịch vụ khác nhau.
Ví dụ, tôi dành quá nhiều thời gian để kiểm tra các tin nhắn Slack mới từ nhiều không gian làm việc khác nhau. Tôi thường xuyên ngắt quãng công việc của mình để xem liệu có bất kỳ điều gì quan trọng đã được đăng trên Slack hay không. Theo nhiều cách, ứng dụng này đã trở nên gây xao nhãng hơn cả các trang mạng xã hội đối với tôi. Tôi mở Reddit vào buổi sáng và buổi tối, nhưng tôi dùng Slack suốt cả ngày, và việc bị ràng buộc với thiết bị không hề làm tôi năng suất hơn.
Các biểu tượng ứng dụng năng suất hiển thị trên màn hình điện thoại thông minh
4. Thông Báo Có Thể Trở Nên Quá Tải
Hội Chứng Quá Tải Thông Báo Là Có Thật
Tôi không cấp quyền truy cập thông báo đẩy (push notifications) hoặc thông báo email cho nhiều ứng dụng, nhưng một số lại tận dụng quyền hạn của mình để gửi các bản cập nhật liên tục. Đối với tôi, Asana là ứng dụng năng suất “tội đồ” nhất trong việc này. Mặc dù tôi không có quyền truy cập vào nhiều bảng dự án, tôi vẫn nhận được một lượng lớn thông báo mỗi ngày.
Hàng ngày, tôi nhận được nhiều thông báo Asana trên điện thoại, trong hộp thư đến email và trong hộp thư đến của ứng dụng. Tôi đã điều chỉnh cài đặt thông báo để giảm số lượng thông báo nhận được, nhưng tôi vẫn nhận một lượng cập nhật không thể chấp nhận được.
Vấn đề của việc quá tải thông báo trong các ứng dụng năng suất là cuối cùng bạn sẽ bắt đầu bỏ qua tất cả các thông báo, và điều này làm mất đi mục đích ban đầu khi bạn bắt đầu sử dụng ứng dụng đó.
Giao diện ứng dụng email với các công cụ thông minh
5. Một Số Có Tuyên Bố Khoa Học Không Rõ Ràng
Không, Ứng Dụng Sẽ Không Chữa Khỏi ADHD Của Tôi
Ngày càng nhiều, tôi nhận thấy các ứng dụng năng suất quảng cáo các tuyên bố khoa học về lý do tại sao phương pháp của họ hiệu quả. Nhưng nền tảng mà họ xây dựng những tuyên bố này đôi khi lại rất lung lay. Ví dụ, “dopamine detox” (thải độc dopamine) và “dopamine fasting” (nhịn dopamine) đã bị Cleveland Clinic chỉ trích là một xu hướng chăm sóc sức khỏe thiếu căn cứ khoa học, nhưng điều này không ngăn cản các ứng dụng tuyên bố mang lại lợi ích đó.
Ngoài ra còn có nhiều ứng dụng tuyên bố giải quyết các vấn đề về thiếu chú ý và trì hoãn ở người mắc ADHD. Nhưng khi tôi thực sự sử dụng các ứng dụng này, tôi không thấy chúng hữu ích chút nào với tư cách là người có tình trạng này. Những ứng dụng tôi thấy hữu ích nhất không tự quảng cáo dựa trên các xu hướng hoặc thuật ngữ SEO. Chúng chỉ cung cấp các công cụ đơn giản với các tính năng tập trung, giúp tôi dễ dàng thiết lập và tích hợp chúng vào quy trình làm việc của mình.
Màn hình laptop hiển thị giao diện tạo tự động hóa IFTTT
Nhiều Ứng Dụng Năng Suất Tự Quảng Cáo Quá Mức
Khi nói đến việc sử dụng các ứng dụng năng suất, hiệu quả của chúng sẽ khác nhau tùy thuộc vào thói quen cá nhân và những điểm gây khó chịu của riêng bạn. Vấn đề là nhiều công ty phát triển ứng dụng năng suất đã thổi phồng quá mức về tính hữu dụng của sản phẩm hoặc tích hợp quá nhiều tính năng đến mức bạn nhận được lợi ích tiết kiệm thời gian giảm dần. Nếu bạn thấy rằng các ứng dụng năng suất không mang lại những lợi ích mà chúng tuyên bố, thì bạn không phải là người duy nhất. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về các ứng dụng năng suất và những vấn đề bạn gặp phải!
