Notion thường được ca ngợi là không gian làm việc đa năng “all-in-one”, có khả năng xử lý mọi thứ từ ghi chú, quản lý dự án đến xây dựng wiki và cơ sở dữ liệu. Mặc dù sự linh hoạt của nó rất hấp dẫn, nhưng nhận định rằng Notion có thể thay thế hoàn toàn các công cụ chuyên dụng không hẳn đã đúng. Bất chấp bộ tính năng ấn tượng và sự phổ biến ngày càng tăng, một số hạn chế cơ bản và lợi thế rõ ràng của phần mềm chuyên biệt cho thấy thời đại của các công cụ chuyên dụng vẫn chưa kết thúc.
So sánh giao diện Notion và Capacities trên màn hình laptop để đánh giá trải nghiệm sử dụng
1. Ứng dụng Notion vẫn là “Web Wrapper”
Trải nghiệm native còn hạn chế
Các ứng dụng dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động của Notion về cơ bản là “web wrapper”. Chúng là những trình duyệt được tối ưu hóa, hiển thị phiên bản web của ứng dụng. Điều này có nghĩa là, về bản chất, bạn đang chạy một trang web bên trong một vỏ bọc ứng dụng.
Ngược lại, các công cụ chuyên dụng như OneNote (ghi chú), TickTick (quản lý tác vụ), Trello (quản lý dự án) hay Day One (nhật ký) lại cung cấp các ứng dụng native (ứng dụng gốc). Những ứng dụng này thường hoạt động nhanh nhạy và phản hồi tốt hơn với các tương tác của người dùng vì chúng được xây dựng trực tiếp cho hệ điều hành. Mặc dù Notion đã bắt đầu tích hợp nhiều thành phần native hơn vào ứng dụng di động của mình, nhưng chúng vẫn thiếu sự tỉ mỉ và tối ưu của các đối thủ native. Sự khác biệt này đặc biệt rõ rệt khi xử lý các tác vụ đòi hỏi nhiều tài nguyên.
Giao diện ứng dụng Notion trên máy tính, minh họa việc đây chỉ là một web wrapper thiếu trải nghiệm native
2. Chiều sâu tính năng không thể sánh bằng
Chỉ đáp ứng các nhu cầu cơ bản
Có một số điểm bất tiện mà tôi thường gặp phải khi sử dụng Notion vượt ra ngoài khả năng đa năng của nó. Ví dụ, tôi có thể tạo tác vụ trong Notion, nhưng trải nghiệm tổng thể không thể sánh bằng TickTick hoặc Todoist. Tôi không thể chỉ gõ “Mua sữa lúc 9 giờ sáng mai” để tạo một tác vụ mà phải chọn ngày và giờ theo cách thủ công.
Tương tự, khi tôi thử thiết lập một nhật ký số trong Notion, tôi ngay lập tức nhận ra sự thiếu hụt về mặt trực quan so với Day One. Notion thiếu chế độ xem bản đồ, chế độ xem thư viện chuyên dụng, chế độ xem lịch và nhiều tính năng khác. Kết quả cuối cùng chỉ là một danh sách hoặc bảng biểu cơ bản, dù vẫn hoạt động được nhưng thiếu đi sự cá nhân hóa mà tôi mong muốn.
Và không cần phải nói về quản lý dự án. Đúng là Notion cho phép tôi tạo bảng, danh sách, giao việc và đặt thời hạn. Nhưng khi so sánh với các tính năng mạnh mẽ của các công cụ như Asana hoặc Jira, những hạn chế trở nên rõ ràng. Tôi nhớ các quy trình làm việc chuyên biệt, báo cáo nâng cao và phân tích chuyên sâu mà các công cụ đó cung cấp.
Ví dụ về danh sách tác vụ hoặc cơ sở dữ liệu đơn giản trong Notion, cho thấy thiếu chiều sâu tính năng
3. Hiệu suất và độ tin cậy: Điểm yếu khi sử dụng cường độ cao
Đây là điểm mà Notion tụt hậu so với các công cụ chuyên dụng. Ví dụ, ngay khi tôi bắt đầu sử dụng Notion cho các cơ sở dữ liệu phức tạp với hàng trăm mục nhập, cột và công thức, hiệu suất sẽ bị ảnh hưởng đáng kể. Sắp xếp dữ liệu mất nhiều thời gian, lọc cảm thấy chậm chạp, và thậm chí chỉ cuộn qua một bảng lớn cũng có thể trở nên giật cục.
Đó là lúc một công cụ như Excel thực sự tỏa sáng. Tôi có thể đưa vào những bộ dữ liệu khổng lồ, thực hiện các phép tính phức tạp trên hàng ngàn hàng, và Excel xử lý tất cả mà không gặp vấn đề gì. Khả năng phản hồi vẫn sắc nét, các công thức được tính toán lại gần như ngay lập tức, và toàn bộ trải nghiệm cảm thấy đáng tin cậy, ngay cả dưới tải nặng.
Không chỉ riêng cơ sở dữ liệu. Tôi đã nhận thấy những vấn đề tương tự ở Notion khi tôi có các trang rất dài, chứa nhiều phương tiện. Rõ ràng, các ứng dụng chuyên dụng được xây dựng với một trọng tâm duy nhất là hiệu quả và độ tin cậy, điều mà Notion khó lòng theo kịp ở một mức độ nhất định.
Màn hình giao diện một ứng dụng quản lý dữ liệu hiệu suất cao, gợi ý giải pháp thay thế Notion
4. Trải nghiệm người dùng: Ưu thế của công cụ chuyên biệt
Sự tập trung mang lại hiệu quả
Trải nghiệm vượt trội là một trong những lý do khiến tôi quay trở lại với các công cụ chuyên dụng. Lấy Microsoft To Do làm ví dụ. Tôi mở ứng dụng, trọng tâm của tôi ngay lập tức là danh sách việc cần làm, và việc thêm một tác vụ mới đơn giản như nhấp vào nút “+” và gõ. Tôi không phải suy nghĩ về bố cục, các khối (blocks) hay cấu hình cơ sở dữ liệu. Toàn bộ giao diện được thiết kế với một mục tiêu chính: ghi lại tác vụ nhanh chóng.
Tương tự, Trello chào đón tôi bằng một bảng Kanban ngay lập tức. Nó trực quan rõ ràng, và giao diện kéo thả để quản lý tác vụ qua các giai đoạn khác nhau rất dễ sử dụng. Còn với Notion? Ngay cả đối với một việc đơn giản như thêm tác vụ, nó cũng đòi hỏi nhiều lần nhấp.
Suy cho cùng, không giống như Notion, các công cụ chuyên dụng này được thiết kế từ đầu với một trọng tâm cụ thể. Và sự chú ý đến từng chi tiết đó được thể hiện rõ ràng từ trải nghiệm người dùng.
Giao diện người dùng Notion với nhiều khối nội dung, so sánh sự phức tạp khi thao tác với các công cụ chuyên dụng
5. Hạn chế lớn: Thiếu chế độ ngoại tuyến
“Kẻ phá vỡ cuộc chơi” với người dùng di chuyển
Đã là năm 2025 nhưng Notion vẫn thiếu một tính năng quan trọng đối với một ứng dụng năng suất – chế độ ngoại tuyến (offline mode). Tôi có thể đang trên chuyến bay, ở một khu vực xa xôi với sóng yếu, hoặc đơn giản là muốn làm việc mà không bị phân tâm bởi internet. Trong những trường hợp đó, ứng dụng viết chuyên dụng, công cụ ghi chú hay thậm chí một số phần mềm quản lý dự án vẫn cho phép tôi tiếp tục làm việc mà không bị gián đoạn. Tiến độ của tôi được lưu cục bộ và sẽ tự động đồng bộ hóa ngay khi tôi trực tuyến trở lại.
Notion không mang lại sự linh hoạt tương tự, điều này có thể là một yếu tố quyết định đối với nhiều người dùng, đặc biệt là những người thường xuyên di chuyển hoặc làm việc trong môi trường kết nối không ổn định.
Giao diện Obsidian, một ứng dụng ghi chú hỗ trợ chế độ ngoại tuyến, minh họa ưu điểm vượt trội so với Notion
Kết luận
Notion đã định hình lại cách chúng ta suy nghĩ về việc tổ chức và làm việc hiệu quả trong không gian số. Tuy nhiên, việc tin rằng nó sẽ thay thế toàn bộ bộ công cụ năng suất hiện có của bạn là một nhận định sai lầm. Đối với nhiều người, Notion vẫn là một công cụ mạnh mẽ cho việc tập hợp thông tin, tạo wiki cá nhân hay quản lý dự án cơ bản. Nhưng khi đối mặt với các tác vụ chuyên biệt đòi hỏi chiều sâu tính năng, hiệu suất cao, trải nghiệm người dùng tối ưu hay khả năng làm việc ngoại tuyến, các công cụ chuyên dụng vẫn giữ vững vị thế của mình.
Tôi vẫn sử dụng Microsoft To Do để quản lý tác vụ, Excel cho các cơ sở dữ liệu phức tạp và ghi chú dán (sticky notes) để ghi nhanh những ý tưởng. Sẽ rất thú vị để xem liệu Notion có thể lấp đầy những khoảng trống này trong tương lai hay không. Nếu việc thiếu chế độ ngoại tuyến của Notion là một vấn đề lớn đối với bạn, hãy tìm hiểu thêm về các ứng dụng quản lý kiến thức cá nhân (PKM) mạnh mẽ khác để xây dựng hệ thống làm việc lý tưởng của riêng mình.
