Bảng tính (spreadsheet) là một trong những công cụ tôi ít ưa thích nhất trong quy trình làm việc của mình. Chúng nhanh chóng trở nên khó sắp xếp và rất dễ bị hỏng chỉ với một cú nhấp chuột sai. Tuy nhiên, tôi đã khám phá ra rằng bằng cách tận dụng tối đa cơ sở dữ liệu (database) của Notion, tôi hoàn toàn không cần đến bảng tính nữa. Cơ sở dữ liệu Notion cho phép bạn tạo kết nối giữa các database, cung cấp bộ lọc mạnh mẽ cùng nhiều tính năng ưu việt khác. Nhờ áp dụng những thủ thuật Notion này, tôi đã từ bỏ hoàn toàn việc sử dụng bảng tính và không có ý định quay trở lại, bởi Notion đã thay thế hiệu quả nhiều chức năng của chúng.
7 Tính Năng Notion Giúp Tôi “Đánh Bay” Spreadsheet Khó Nhằn
Notion không chỉ đơn thuần là một công cụ ghi chú hay quản lý tác vụ. Với các tính năng cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, Notion có thể trở thành một giải pháp thay thế Excel và các phần mềm bảng tính khác một cách hiệu quả, đặc biệt là trong việc quản lý dự án và thông tin phức tạp. Dưới đây là 7 tính năng nổi bật đã giúp tôi tối ưu hóa quy trình làm việc và loại bỏ sự phụ thuộc vào bảng tính truyền thống.
7. Relations: Thay thế VLOOKUPs phức tạp
Tính năng Relations (Quan hệ) cho phép bạn kết nối hai cơ sở dữ liệu khác nhau. Ví dụ, nếu bạn có một database dành cho các dự án sắp tới và một database khác lưu trữ thông tin chi tiết cho từng dự án đó, bạn có thể sử dụng Relations để liên kết các thông tin này với dự án tương ứng. Khi bạn tạo một thuộc tính “Relation” mới trong database của mình, Notion sẽ hỏi bạn muốn liên kết với database nào. Sau khi chọn, tất cả những gì bạn cần làm là thêm các mục vào thuộc tính mới này để chỉ định mục nào trong hai database có liên quan đến nhau. Điều này loại bỏ hoàn toàn nhu cầu dùng các hàm phức tạp như VLOOKUP trong Excel để tra cứu thông tin.
6. Rollups: Tổng hợp dữ liệu thông minh, không cần bảng tổng hợp
Rollups (Tổng hợp) hoạt động song hành với Relations, bởi chúng cũng kéo dữ liệu từ các database đã kết nối. Trong trường hợp của tôi, sau khi liên kết thông tin với các tác vụ, tôi muốn sử dụng Rollups để hiển thị những mục thông tin nào có thể bỏ qua do tác vụ tương ứng đã hoàn thành – tôi đã làm điều đó bằng cách kéo thuộc tính “Status” (Trạng thái) vào database khác. Đây cũng là một cách tuyệt vời để kéo các thông tin như tổng số giờ đã làm việc hoặc tỷ lệ phần trăm tác vụ đã hoàn thành. Rollups cung cấp một cái nhìn tổng quan nhanh chóng và dễ dàng về số liệu phân tích database của bạn mà không cần phải thiết lập các công thức phức tạp hoặc tạo bảng tổng hợp thủ công.
cách tổ chức cuộc sống bằng Notion
5. Linked databases: Liên kết dữ liệu dễ dàng, bỏ qua copy-paste
Linked databases (Cơ sở dữ liệu được liên kết) là một cách đơn giản để nhúng các database vào các trang có liên quan khác mà không yêu cầu bất kỳ thao tác sao chép và dán (copy-paste) nào. Giả sử tôi muốn hiển thị một cái nhìn tổng quan về các tác vụ công việc trong bảng điều khiển cá nhân của mình – tất cả những gì tôi cần làm là tạo một thể hiện (instance) của database tác vụ đó ở bất kỳ đâu trên trang. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách sử dụng tính năng dấu gạch chéo (/**), chọn “Linked View of Database” và chọn database của bạn. Bạn có thể tùy chỉnh thêm các bộ lọc và bố cục của database được liên kết này mà không ảnh hưởng đến bản gốc, nhưng hãy nhớ rằng việc thay đổi các mục trong đó sẽ cập nhật bản gốc.
4. Advanced filters: Lọc dữ liệu mạnh mẽ, tùy biến cao
Tính năng Lọc Nâng Cao (Advanced Filters) của Notion cho phép bạn xây dựng các bộ lọc rất phức tạp. Mặc dù bộ dữ liệu của tôi thường khá cơ bản, nên tôi cũng giữ các bộ lọc đơn giản, nhưng tính năng lọc nâng cao trở nên cực kỳ hữu ích khi tôi muốn xem nhanh một cái gì đó cụ thể. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn “Filter” (Bộ lọc) ở phía trên cùng của bộ dữ liệu và chọn “Advanced Filter” từ đó. Tùy chọn này cho phép bạn chọn chính xác những tiêu chí bạn muốn đưa vào hoặc loại trừ khỏi bộ lọc của mình, mang lại khả năng tùy biến cao hơn nhiều so với các tùy chọn lọc cơ bản trong Excel.
logo Notion trên bảng quảng cáo đường phố
3. Notion Formulas: Công thức trực quan, tự động hóa tác vụ
Tôi phải thừa nhận rằng bảng tính vẫn vượt trội hơn khi nói đến công thức phức tạp. Tuy nhiên, công thức của Notion (Notion Formulas) trực quan hơn khi bạn đã quen thuộc và tôi thích trình chỉnh sửa công thức mà nó cung cấp. Ở đây, tôi chỉ thêm một công thức đơn giản để nhắc nhở khi có gì đó quá hạn. Nhưng bạn có thể sử dụng nó cho vô số chức năng như tính tỷ lệ hoàn thành, số ngày còn lại cho đến khi hoàn thành, tự động gắn nhãn dựa trên các thuộc tính cụ thể và nhiều hơn nữa. Tính năng này cho phép tự động hóa nhiều tác vụ mà trước đây cần nhập công thức vào từng ô trong Excel.
2. Calculations: Tóm tắt nhanh chóng, thay thế SUM, AVERAGE, COUNT
Calculations (Tính toán) là các bản tóm tắt nhỏ, tự động mà bạn có thể thêm vào database của mình. Chúng thường hiển thị các thông tin như tổng số, trung bình hoặc tỷ lệ hoàn thành ô kiểm. Điều này có thể rất tiện lợi để theo dõi các dự án ngân sách, đếm các tác vụ đã hoàn thành, thời gian trung bình dành cho mỗi tác vụ hoặc theo dõi giá trị tối đa của một cột ưu tiên. Các tính toán của Notion cung cấp cho tôi những thông tin chi tiết cập nhật mà không yêu cầu tính toán thủ công, thay thế các hàm cơ bản như SUM, AVERAGE, COUNT trong Excel một cách hiệu quả.
ứng dụng Notion desktop trên máy tính xách tay
1. Sync Blocks: Khối nội dung đồng bộ, thay thế named ranges
Sync Blocks (Khối Đồng bộ) là một trong những tính năng Notion mà tôi không biết mình cần cho đến khi bắt đầu sử dụng chúng. Nếu bạn liên tục sử dụng lại cùng một hướng dẫn hoặc danh sách kiểm tra trên nhiều trang, thì đây chính là chức năng dành cho bạn. Trong bảng tính, tương đương gần nhất sẽ là tham chiếu các “named ranges” hoặc liên kết các ô giữa các trang tính, nhưng những thứ đó có thể dễ dàng bị hỏng nếu có sự dịch chuyển. Với Sync Blocks, bạn có thể thả nội dung có thể tái sử dụng vào bất cứ đâu (bên trong hoặc bên ngoài database) và nó vẫn được đồng bộ hoàn hảo. Tôi đã sử dụng nó để lặp lại các tài nguyên và thông tin dự án của mình trên các bảng điều khiển khác. Đó là một tính năng rất đơn giản và không yêu cầu bất kỳ tham chiếu ô nào phức tạp.
Hết Rắc Rối Với Bảng Tính Nhờ Notion
Notion không chỉ đơn thuần thay thế nhu cầu sử dụng bảng tính của tôi; những chức năng database này còn cải thiện toàn bộ quy trình làm việc của tôi. Với các tính năng như Relations, Rollups, Sync Blocks và Formulas, tôi đã tự động hóa nhiều phần trong hệ thống của mình mà trước đây thường phải thực hiện thủ công và dễ mắc lỗi chỉ vì một cú nhấp chuột sai. Giờ đây, mọi thứ đều được cập nhật theo thời gian thực và trên nhiều trang mà không làm hỏng bất kỳ điều gì. Nếu bạn đang mệt mỏi với việc phải sửa công thức hoặc tìm kiếm trong vô số tab, thì những thủ thuật Notion này chắc chắn đáng để thử.
Bạn nghĩ sao về khả năng thay thế Excel của Notion? Hãy chia sẻ ý kiến và kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới!
