Là một người làm việc tự do (freelancer), công việc của tôi thường xuyên xoay quanh các tài liệu PDF. Từ việc điền và ký hợp đồng, tạo hóa đơn gửi cho khách hàng, đến ký các thỏa thuận không tiết lộ thông tin (NDA) từ các thương hiệu gửi sản phẩm trước khi ra mắt – tài liệu PDF đã trở thành một phần không thể thiếu. Chiếc Mac của tôi tràn ngập các file PDF. Nhiều khi, những file PDF này không chỉ là tài liệu sử dụng một lần mà cần được chỉnh sửa sau đó để thay đổi một vài mục hoặc tái sử dụng. Chẳng hạn, tôi cần viết thư cho cục hải quan ở Việt Nam để nhận hàng từ nước ngoài. Tôi lưu sẵn định dạng thư dưới dạng PDF, và mỗi lần cần dùng, tôi chỉ việc thay đổi số theo dõi và ngày tháng. Những công việc như vậy đòi hỏi một công cụ chỉnh sửa PDF hiệu quả. Trước đây, tôi thường dùng các dịch vụ trực tuyến như ilovepdf, nhưng một số tính năng trên nền tảng này, ví dụ như OCR, lại không miễn phí.
Do đó, tôi bắt đầu tìm kiếm các giải pháp thay thế. Tôi đã tải hàng tấn ứng dụng từ nhiều cửa hàng ứng dụng khác nhau, thử nghiệm một loạt dịch vụ trực tuyến, và cuối cùng dừng lại ở một ứng dụng mà tôi thấy là tốt nhất về mặt chức năng, không yêu cầu thông tin thẻ tín dụng hay hiển thị quảng cáo rác – đó chính là PDFgear. Ứng dụng này hoàn toàn miễn phí để tải về và có sẵn trên hầu hết các nền tảng phổ biến. Không chỉ bởi yếu tố miễn phí mà tôi gắn bó với PDFgear. Nhiều khía cạnh của dịch vụ này đã thu hút tôi và có lẽ cũng sẽ gây ấn tượng với bạn. Dưới đây là những lý do tại sao tôi đã loại bỏ hầu hết các trình chỉnh sửa PDF trực tuyến để chuyển sang PDFgear.
Người dùng đang gõ bàn phím laptop để làm việc với tài liệu PDF
Hạn chế phổ biến của các trình chỉnh sửa PDF miễn phí khác
Như đã đề cập trước đó, tôi đã sử dụng ilovepdf – một dịch vụ trực tuyến – trong nhiều năm cho tất cả các nhu cầu chỉnh sửa PDF của mình. Trang web này hoạt động tốt với các tác vụ cơ bản như hợp nhất hai file PDF, chia một PDF thành hai file riêng biệt, chuyển đổi bảng tính thành PDF, v.v. Hơn nữa, đây là một dịch vụ miễn phí, nên không có nhiều điều để phàn nàn. Tuy nhiên, tôi đã gặp một vài vấn đề hoặc hạn chế khi sử dụng ilovepdf, điều này khiến tôi phải tìm kiếm các lựa chọn khác.
Thứ nhất, chức năng OCR trên ilovepdf không hoạt động trên tất cả các file PDF. Nó chỉ có xu hướng hoạt động với những tài liệu được đánh máy trên máy tính, nhưng lại thất bại khi sử dụng PDF có chữ viết tay, hình ảnh được quét, hoặc bảng tính được chuyển đổi sang PDF. Đây là một điểm yếu lớn đối với tôi vì nhiều file PDF mà tôi muốn trích xuất văn bản hoặc thực hiện thay đổi lại có kèm theo hình ảnh hoặc tài liệu được quét. Một vấn đề khác mà tôi gặp phải không chỉ với ilovepdf mà còn với một số trình chỉnh sửa PDF miễn phí khác là định dạng của đầu ra cuối cùng. Khi nó hoạt động đúng cách, tôi tải lên một tài liệu lớn và được yêu cầu trả tiền cho phiên bản cao cấp vì phiên bản miễn phí chỉ cho phép các file có kích thước nhất định.
Giao diện yêu cầu đăng ký gói Premium trên ilovepdf, minh họa các hạn chế của công cụ PDF miễn phí
Một vấn đề phổ biến với nhiều trình chỉnh sửa PDF miễn phí là chúng không thực sự cho phép bạn thay đổi nội dung tài liệu. Chẳng hạn, tôi đã thử một vài ứng dụng chỉnh sửa PDF mà chỉ cho phép tôi chú thích, đánh dấu và thêm hình ảnh vào PDF. Muốn làm nhiều hơn, chúng đều yêu cầu tôi phải trả tiền để nâng cấp lên phiên bản cao cấp. May mắn thay, trong quá trình tìm kiếm một giải pháp tốt, tôi đã tìm thấy PDFgear.
Tại sao PDFgear là lựa chọn vượt trội?
“Điểm cộng” đầu tiên khi tôi trải nghiệm PDFgear là việc nhà phát triển công bố trên trang web của ứng dụng rằng nó hoàn toàn miễn phí để sử dụng và không bao giờ yêu cầu thông tin thẻ tín dụng của bạn. Hơn nữa, không có quảng cáo trên trang web hay bên trong ứng dụng. Nói về ứng dụng, PDFgear có sẵn trên Windows, macOS, Android và iOS. Đây là tất cả các hệ điều hành tôi sử dụng, vì vậy dù tôi đang dùng máy tính để bàn hay máy tính bảng, tôi đều có thể nhanh chóng khởi động ứng dụng và thực hiện chỉnh sửa bất kỳ file PDF nào mà không cần chuyển đổi thiết bị. Tuy nhiên, ứng dụng này không có mặt trên Linux. Đây là một điều đáng tiếc vì dịch vụ cũng không có phiên bản trực tuyến. Vì vậy, nếu bạn đang chạy một bản phân phối Linux, bạn sẽ phải sử dụng máy ảo (VM) hoặc tạm thời chuyển sang một máy tính khác.
Giao diện người dùng (UI) đơn giản và trực quan của phần mềm PDFgear
Một khía cạnh khác của PDFgear mà tôi thích nhưng có thể không quan trọng đối với nhiều người dùng là việc ứng dụng có sẵn trên các cửa hàng ứng dụng chính thức của tất cả các nền tảng. Đây là một chi tiết nhỏ, nhưng nó củng cố niềm tin cho người dùng. Chẳng hạn, bố tôi không tải bất kỳ ứng dụng nào từ bên ngoài App Store của Apple trên Mac vì ông lo sợ đó có thể là một loại phần mềm độc hại. Đó là một mối lo ngại chính đáng vì hầu hết người dùng đều quan tâm đến quyền riêng tư và bảo mật của họ. Trên thực tế, điều này cũng giúp tôi dễ dàng giới thiệu ứng dụng cho người khác hơn, vì trước hết, tôi cảm thấy nó an toàn. Thêm vào đó, tôi chỉ cần yêu cầu họ tìm kiếm ‘PDFgear’ trong cửa hàng ứng dụng liên quan thay vì gửi cho họ một liên kết cụ thể đến trang web và bắt họ điều hướng để tìm nút Tải xuống phù hợp.
Bộ tính năng chỉnh sửa PDF chuyên nghiệp
Việc một ứng dụng có mặt trên các nền tảng chính thức rõ ràng không thể là yếu tố quyết định duy nhất để sử dụng và giới thiệu nó. PDFgear còn mang đến sự vượt trội về chức năng, cung cấp một loạt các tính năng cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn các file PDF của mình. Đầu tiên, có các tính năng thông thường như hợp nhất nhiều file PDF, chia tách chúng, chuyển đổi PDF sang tài liệu Word, xóa một trang khỏi PDF, v.v. Ngoài ra, PDFgear còn cung cấp khả năng nén PDF để giảm kích thước tệp và hai loại tùy chọn OCR khác nhau.
Tính năng nén file PDF trong PDFgear với các tùy chọn mức độ nén
Một số cổng thông tin trực tuyến nơi bạn có thể phải tải lên một file PDF thường có giới hạn kích thước. Hầu hết, giới hạn này thường thấp một cách bất thường. Tôi đã thấy từ 1MB đến 500KB – tùy thuộc vào trang web bạn đang truy cập. Trong những trường hợp như vậy, tính năng nén file trở nên cực kỳ hữu ích. Đơn giản chỉ cần chọn file PDF, chọn mức độ nén và nhấn nút Nén (Compress). Có ba mức độ để lựa chọn – Thấp (Low), Trung bình (Medium) và Cao (High). Nếu đó là một tài liệu văn bản, hãy chọn mức độ cao nhất vì văn bản vẫn dễ đọc. Nếu file PDF của bạn có hình ảnh, bạn có thể muốn chọn mức Thấp hoặc Trung bình để bảo toàn chất lượng hình ảnh tốt hơn.
Khả năng OCR (Nhận dạng ký tự quang học) xuất sắc
Sau đó là tính năng OCR cục bộ (Local OCR). Tính năng này chủ yếu được sử dụng để trích xuất văn bản từ các file PDF, và PDFgear thực hiện công việc này một cách tuyệt vời. Không có lỗi chính tả trong kết quả đầu ra cuối cùng, đây là một dấu hiệu rất tốt. Khi văn bản được trích xuất, bạn có thể sao chép nó hoặc xuất sang một file PDF mới. OCR là một tính năng có mặt trong khá nhiều trình xem và chỉnh sửa PDF. Tuy nhiên, hầu hết trong số chúng không hoạt động tốt với các tài liệu được quét bằng camera điện thoại thông minh. May mắn thay, chức năng OCR trên PDFgear hoạt động hoàn hảo ngay cả với những file như vậy.
Chức năng OCR địa phương của PDFgear đang trích xuất văn bản từ tài liệu PDF
Tùy chọn thứ hai mà tôi thấy khá thú vị là tính năng Screenshot OCR (OCR từ ảnh chụp màn hình). Khi bạn nhấp vào đó, PDFgear sẽ khởi chạy một công cụ chụp màn hình cho phép bạn chọn bất kỳ phần nào trên màn hình bằng con trỏ chuột. Sau đó, ứng dụng sẽ đọc tất cả văn bản trên màn hình và trình bày cho bạn dưới dạng có thể chỉnh sửa. Thật thú vị, OCR chính xác đến mức nó còn phát hiện cả những yếu tố nhỏ và mờ nhạt mà thậm chí không phải là một phần của văn bản mà nằm trong các hình ảnh đi kèm. Quá tuyệt vời!
Giao diện tính năng Screenshot OCR của PDFgear, cho phép trích xuất văn bản từ ảnh chụp màn hình
Các tính năng bổ sung đáng giá
Ứng dụng di động đi kèm trên cả Android và iOS có cùng bộ tính năng như phiên bản máy tính để bàn. Nó cũng có một máy quét tài liệu tích hợp với OCR, đây là một bổ sung tuyệt vời nếu ứng dụng camera mặc định trên điện thoại thông minh của bạn không có tính năng quét gốc. Cũng cần lưu ý rằng ứng dụng hoạt động mà không cần kết nối internet. Vì vậy, nếu bạn lo lắng về quyền riêng tư khi chỉnh sửa các tài liệu nhạy cảm, bạn có thể chạy phần mềm trên một máy tính ngoại tuyến.
Khả năng chỉnh sửa trực tiếp nội dung văn bản trên file PDF bằng PDFgear
Trình chỉnh sửa PDF cơ bản trên ứng dụng cũng rất tuyệt vời. Bạn có thể nhấp vào bất kỳ văn bản nào để thay đổi hoặc thêm các yếu tố khác. Chẳng hạn, nếu có một biểu mẫu đã điền tên hoặc địa chỉ của người khác, bạn có thể chỉnh sửa và thay đổi thành thông tin của mình một cách dễ dàng.
Một vài điểm còn thiếu sót của PDFgear
Mặc dù tất cả các tính năng được bao gồm đều hoạt động tốt, nhưng PDFgear vẫn còn thiếu một số tính năng so với các đối thủ cạnh tranh. Ví dụ, khả năng mở khóa một file PDF được bảo vệ bằng mật khẩu, sắp xếp các trang bên trong PDF, sửa chữa các file PDF bị hỏng, thêm số trang vào tài liệu, v.v., là những tính năng có sẵn trên một số ứng dụng khác và khá hữu ích. Hy vọng, các nhà phát triển sẽ bổ sung những tính năng này vào PDFgear theo thời gian.
Kết luận: Giải pháp PDF miễn phí đáng tin cậy cho mọi người dùng
Từ những chỉnh sửa cơ bản đến việc thay đổi nội dung của một file PDF, tôi nhận thấy PDFgear là một trong những ứng dụng tốt nhất hiện có mà thực sự hoạt động hiệu quả. Nó có giao diện người dùng đơn giản, không quảng cáo, không yêu cầu thanh toán và gần như có tất cả các tính năng quan trọng. Nếu bạn thường xuyên làm việc với nhiều file PDF, tôi thực sự khuyên bạn nên dùng thử ứng dụng này.
