Notion mang lại sự linh hoạt vượt trội để xây dựng các không gian làm việc và wiki tùy chỉnh. Tuy nhiên, ứng dụng này còn nhiều điểm chưa hoàn thiện. Notion thiếu các tính năng thiết yếu như chế độ xem đồ thị (graph view), mã hóa đầu cuối (end-to-end encryption) và chế độ ngoại tuyến (offline mode). Nếu những tính năng này là yếu tố không thể thiếu cho hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM) của bạn, đã đến lúc tìm kiếm một giải pháp khác.
Sau khi thử nghiệm hàng tá lựa chọn thay thế, tôi cuối cùng đã tìm thấy một công cụ khắc phục những thiếu sót của Notion và mang lại trải nghiệm “bộ não thứ hai” thông minh, liền mạch và kết nối chặt chẽ. Đó chính là Reflect Notes – không chỉ là một ứng dụng ghi chú thông thường mà còn được thiết kế để phản ánh cách bộ não bạn thực sự hoạt động. Dưới đây là những lý do tại sao Reflect chính là “Notion phiên bản nâng cấp” mà bạn hằng mong đợi.
Biểu đồ so sánh các lý do người dùng tìm kiếm lựa chọn thay thế Notion
Hỗ trợ ghi chú hàng ngày tiện lợi
Nhật ký kỹ thuật số tích hợp sẵn
Một nhật ký kỹ thuật số là phần quan trọng trong hệ thống PKM của tôi. Một trong những rào cản lớn nhất tôi gặp phải với Notion khi cố gắng duy trì nhật ký nhất quán là lượng thiết lập quá lớn mà nó đòi hỏi. Không sai khi nói rằng bạn hoàn toàn có thể tạo một hệ thống ghi nhật ký tuyệt vời trong Notion, nhưng nó yêu cầu lập kế hoạch thủ công đáng kể. Tôi phải tạo một cơ sở dữ liệu, thiết lập nhiều cột với các thuộc tính khác nhau, sau đó liên kết nó với chế độ xem lịch chỉ để có được một mục nhập hàng ngày cơ bản.
Với Reflect Notes, mọi chuyện hoàn toàn khác. Ngay khi tôi mở ứng dụng, có một phần ghi chú hàng ngày (daily notes) tích hợp sẵn đang chờ tôi. Tôi chỉ cần bắt đầu viết về những sự kiện trong ngày. Thêm vào đó, nó có một lịch nhỏ hàng tháng ngay tại đó, rất tiện lợi để chuyển đổi giữa các ngày và xem nhanh các mục nhập của mình.
Giao diện tính năng ghi chú nhật ký hàng ngày (daily notes) của Reflect Notes với lịch tháng
Trải nghiệm đồng bộ hóa mượt mà
Notion chậm chạp với dữ liệu lớn
Đây là điểm mà Reflect Notes thực sự nổi bật đối với tôi, đặc biệt khi so sánh với Notion. Tôi thường xuyên cảm thấy độ trễ và trải nghiệm đồng bộ hóa không nhất quán, đặc biệt khi xử lý các trang có nhiều nội dung. Rõ ràng là khi bạn có một “bộ não thứ hai” khổng lồ trong Notion, chứa đầy các yếu tố kết nối, công thức và widget, hiệu suất có thể bị ảnh hưởng đáng kể.
Reflect Notes lại mang đến cảm giác nhanh nhạy và phản hồi tốt. Các ghi chú của tôi đồng bộ hóa gần như ngay lập tức trên các thiết bị, dù tôi dùng Mac, iPhone hay máy tính để bàn Windows (qua web). Không có độ trễ khi tôi gõ phím, ngay cả với các ghi chú dài, và việc điều hướng giữa các trang hoặc tìm kiếm nội dung cũng rất mượt mà.
Giao diện ứng dụng Reflect Notes đang hiển thị các ghi chú được đồng bộ hóa nhanh chóng
Hỗ trợ ghi chú liên kết với chế độ xem đồ thị
Hình thành mạng lưới ý tưởng nhanh chóng
Notion chắc chắn cho phép bạn kết nối các ghi chú liên quan, nhưng nó thiếu một biểu diễn trực quan của những kết nối đó. Khi tôi có hàng trăm ghi chú liên kết với nhau trong Notion, việc hiểu rõ mối quan hệ giữa chúng trở nên khó khăn.
Reflect Notes tự động tạo một chế độ xem đồ thị (graph view) dựa trên tất cả các ghi chú được kết nối của tôi. Giả sử tôi đang nghiên cứu một chủ đề phức tạp như “tác động của AI đối với các ngành công nghiệp sáng tạo”. Khi tôi ghi chú về “AI trong âm nhạc”, “nghệ thuật tạo sinh”, “các vấn đề bản quyền AI”, v.v., tôi có thể tự nhiên liên kết các ghi chú đó trong Reflect.
Sau đó, tôi có thể chuyển sang chế độ xem đồ thị của Reflect và đột nhiên, mọi thứ được hiển thị trực quan. Mỗi ghi chú là một nút (node), và các liên kết tôi đã tạo là những đường thẳng nối chúng lại.
Chế độ xem đồ thị (graph view) hiển thị các ghi chú được liên kết trong Reflect Notes
Chế độ xem tác vụ tích hợp
Theo dõi công việc hàng ngày dễ dàng
Trong Notion, các lời nhắc chắc chắn có, và bạn có thể gắn chúng với ngày tháng trong cơ sở dữ liệu hoặc trực tiếp trên một trang. Vấn đề là, ngay cả với tất cả các tính năng và sự linh hoạt này, không có một nơi duy nhất, tập trung để quản lý tất cả các tác vụ của bạn. Để xem lại chúng, tôi thường phải quay lại trang hoặc cơ sở dữ liệu cụ thể. Đó là một trong những lý do tôi gọi Notion là “ứng dụng ôm đồm nhiều việc nhưng không tinh thông việc nào”.
Reflect Notes đi kèm với chế độ xem tác vụ tích hợp, nơi tôi có thể thêm tác vụ trực tiếp, kiểm tra các tác vụ hiện tại và thậm chí lọc chúng theo ngày. Điều làm cho nó mạnh mẽ là Reflect thu thập tất cả các tác vụ này từ tất cả các ghi chú của tôi vào một phần “Tasks” chuyên dụng, dễ truy cập ở thanh bên. Nó đơn giản, tập trung và cực kỳ hiệu quả.
Người dùng đang tổ chức công việc và cuộc sống bằng ứng dụng Notion trên laptop
Tích hợp mẫu thông minh
Các mẫu tùy chỉnh hợp lý
Giống như Notion, Reflect Notes sẽ không “khủng bố” bạn với hàng trăm mẫu để lựa chọn. Thay vào đó, bạn có thể tạo các mẫu tùy chỉnh cho các mục đích cụ thể và chèn chúng ngay từ menu lệnh chéo (slash command). Chẳng hạn, tôi có thể tạo một mẫu “Meeting” từ Cài đặt và thêm các tiêu đề và các điểm chung liên quan.
Bây giờ, khi tôi tạo một ghi chú mới về một dự án cụ thể, tôi có thể gõ /meeting và thêm mẫu ngay lập tức. Tương tự, tôi có thể gõ /journal và thêm các phần được định nghĩa trước mà không mất thời gian.
Giao diện tính năng quản lý tác vụ (tasks view) tập trung của Reflect Notes
Mã hóa đầu cuối và chế độ ngoại tuyến
Bảo mật tuyệt đối và truy cập mọi lúc
Bây giờ, hãy đến với một phần quan trọng nơi Reflect Notes vượt trội hơn Notion một cách phong cách. Tất cả các đồ thị của tôi trong Reflect Notes đều được mã hóa đầu cuối (end-to-end encrypted) theo mặc định. Không ai (ngay cả Reflect Notes) có thể xem hoặc truy cập ghi chú của tôi. Một tiện ích bổ sung khác là chế độ ngoại tuyến (offline mode).
Dù tôi đang trên chuyến bay, bị mắc kẹt ở vùng xa xôi hay gặp phải kết nối internet chập chờn, tôi vẫn không mất quyền truy cập vào những suy nghĩ và ghi chú của mình trong Reflect Notes.
Menu lệnh chéo (slash command) để chèn template tùy chỉnh trong Reflect Notes
Reflect Notes: Như Notion, nhưng tốt hơn nhiều
Trước khi bạn hoàn toàn từ bỏ Notion để chuyển sang Reflect Notes, hãy lưu ý một điều. Reflect Notes không có các cơ sở dữ liệu (databases), bảng Kanban, và cũng không hỗ trợ biểu mẫu. Tuy nhiên, nếu bạn là người chủ yếu sử dụng các ứng dụng như vậy để tạo một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM), Reflect Notes cung cấp những lý do thuyết phục để bạn chuyển từ Notion.
Ứng dụng này ưu tiên luồng ý nghĩ tự nhiên và sự kết nối trực quan của các ý tưởng. Ngoài ra, không giống như Notion, Reflect Notes có một gói duy nhất (10 USD mỗi tháng) bao gồm tất cả các khả năng AI. Nếu Reflect Notes không phù hợp với bạn trong thời gian dùng thử miễn phí, hãy xem xét các lựa chọn thay thế Notion khác có chế độ ngoại tuyến.
