Notion và Capacities là hai trong số những công cụ quản lý tri thức cá nhân (PKM) hàng đầu hiện nay, mỗi nền tảng đều hứa hẹn một cách tiếp cận riêng biệt để sắp xếp và tổ chức thông tin. Sau khi chứng kiến sự phổ biến rộng rãi của chúng trong cộng đồng những người đam mê năng suất, tôi đã quyết định thử nghiệm cả hai trong một thử thách đối đầu kéo dài một tháng. Mục tiêu là tìm hiểu xem liệu Capacities có thực sự mang đến một giải pháp thay thế hấp dẫn, hay Notion vẫn sẽ tiếp tục khẳng định vị thế dẫn đầu của mình. Đây không chỉ là một bài so sánh tính năng đơn thuần, mà còn là những nhận định cá nhân sau khi di chuyển toàn bộ dữ liệu của tôi sang cả hai ứng dụng trong suốt một tháng trải nghiệm thực tế.
Giao diện người dùng của Capacities, một công cụ quản lý tri thức cá nhân
Capacities Ưu Việt Hơn Trong Việc Tạo Nhật Ký Hàng Ngày
Capacities được thiết kế với các ghi chú hàng ngày như một khối xây dựng cơ bản, mang đến trải nghiệm mượt mà và tích hợp ngay từ đầu. Tại đây, mỗi ngày tự động được gán một trang riêng biệt mà bạn không cần phải tạo hoặc cấu hình thủ công. Ngoài ra, Capacities còn có chế độ xem lịch tiện lợi giúp bạn dễ dàng di chuyển giữa các mục nhập chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Vì mọi thứ trong Capacities đều được coi là một “đối tượng” và dễ dàng liên kết với nhau, các mục nhập trong nhật ký hàng ngày của bạn có thể được kết nối liền mạch với các dự án, người, thẻ (tags) hoặc bất kỳ thông tin liên quan nào khác trong biểu đồ tri thức của bạn. Với Notion, bạn cần phải dựa vào các mẫu (templates), cơ sở dữ liệu (databases), tiện ích bổ sung (widgets) và nhiều yếu tố khác để có thể tạo một hệ thống nhật ký tương tự.
Màn hình chính và giao diện nhật ký hàng ngày tích hợp lịch của Capacities
Notion Sở Hữu Thư Viện Mẫu Phong Phú
Thư viện mẫu (template library) rộng lớn của Notion là một lợi thế đáng kể và là yếu tố tiết kiệm thời gian cực lớn cho người dùng ở mọi cấp độ. Thay vì bắt đầu từ một trang trắng và phải tự xây dựng cấu trúc cũng như thiết kế, bạn có thể chọn các mẫu được thiết kế chuyên nghiệp và hoàn thành một trang trong thời gian ngắn.
Dù bạn cần quản lý dự án, ghi chú cuộc họp, theo dõi hồ sơ ứng tuyển việc làm, quản lý khách hàng hay thậm chí theo dõi thói quen cá nhân, Notion đều cung cấp vô số mẫu để bạn bắt đầu ngay lập tức. Trong khía cạnh này, Capacities còn rất nhiều điều phải học hỏi để bắt kịp.
Capacities Tối Ưu Hơn Trong Việc Quản Lý Các Loại Thông Tin Khác Nhau
Sau khi dành khá nhiều thời gian trải nghiệm cả Notion và Capacities, tôi phải nói rằng cách Capacities xử lý các loại thông tin khác nhau thực sự phù hợp với cách não bộ tôi tổ chức mọi thứ. Cách tiếp cận định hướng đối tượng (object-oriented approach) của nó mang lại cảm giác tự nhiên hơn.
Notion đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn trong việc cấu trúc mọi thứ một cách logic. Tôi đã xây dựng một số hệ thống phức tạp trong Notion, nhưng đôi khi cảm thấy như mình liên tục phải duy trì kiến trúc đó. Với Capacities thì khác biệt. Việc tập trung vào việc coi mọi thứ là một đối tượng – dù đó là một người, một dự án, một cuốn sách, một ý tưởng hay một ghi chú hàng ngày – và sau đó dễ dàng liên kết các đối tượng này với nhau mang lại cảm giác trực quan hơn. Ví dụ, nếu tôi đang ghi chú về một cuốn sách trong Capacities, tôi có thể dễ dàng liên kết tác giả (cũng là một đối tượng) và các khái niệm chính (cũng là đối tượng). Sau đó, tôi có thể kiểm tra mối quan hệ giữa các ghi chú đó từ chế độ xem đồ thị chuyên dụng.
Cài đặt thuộc tính đối tượng (Object properties) trong Capacities, minh họa khả năng tổ chức thông tin đa dạng
Notion Cung Cấp Hệ Thống Cơ Sở Dữ Liệu Vượt Trội
Notion cung cấp một hệ thống cơ sở dữ liệu linh hoạt và mạnh mẽ với nhiều tùy chọn hiển thị đa dạng. Đây là một lĩnh vực mà Notion thực sự tỏa sáng và mang lại mức độ linh hoạt mà nhiều người dùng đánh giá cao. Tôi có thể tạo một cơ sở dữ liệu và thêm nhiều chế độ xem khác nhau như dạng danh sách (list), bảng (board), lịch (calendar), thư viện (gallery), biểu đồ Gantt (Gantt chart) và nhiều hơn nữa.
Sự linh hoạt trong việc trực quan hóa thông tin này là điều mà tôi chưa tìm thấy ở Capacities, và nó vẫn là lý do chính khiến Notion tiếp tục là một phần cốt lõi trong quy trình làm việc của tôi để quản lý các loại thông tin có cấu trúc. Chẳng hạn, tôi có thể chuyển từ bảng Kanban sang chế độ xem lịch để kiểm tra thời hạn, và thậm chí mở chế độ xem Thư viện để xem các bản phác thảo thiết kế liên quan đến từng nhiệm vụ.
Một ví dụ về giao diện công cụ quản lý tri thức cá nhân (PKM)
Capacities Có Chế Độ Ngoại Tuyến Và Ứng Dụng Di Động Tốt Hơn
Một trong những điều gây khó chịu mà tôi gặp phải với Notion, đặc biệt là khi di chuyển hoặc ở những khu vực có internet không ổn định, là việc thiếu chế độ ngoại tuyến. Capacities cũng có khả năng hoạt động offline. Một khi dữ liệu của tôi đã được đồng bộ hóa, tôi có thể tiếp tục truy cập và chỉnh sửa ghi chú, tạo nội dung mới và thậm chí liên kết các đối tượng mà không cần kết nối internet. Những thay đổi tôi thực hiện sau đó sẽ tự động được đồng bộ lại lên đám mây khi tôi có kết nối trực tuyến.
Hơn nữa, các ứng dụng di động của Capacities (trên cả iOS và Android) mang lại cảm giác giống ứng dụng gốc (native applications) hơn nhiều so với trải nghiệm di động của Notion. Ứng dụng di động của Notion đơn thuần chỉ là các phiên bản web được đóng gói.
Cấu trúc thuộc tính đối tượng trong Capacities, hỗ trợ trải nghiệm ứng dụng di động và khả năng làm việc ngoại tuyến
Notion Vượt Trội Trong Cộng Tác Thời Gian Thực
Notion nắm giữ một lợi thế đáng kể trong khả năng cộng tác thời gian thực. Nhiều thành viên trong nhóm có thể cùng truy cập vào một trang hoặc cơ sở dữ liệu đồng thời và thực hiện chỉnh sửa theo thời gian thực. Notion cũng vượt xa Capacities về tính năng tự động hóa. Chẳng hạn, tôi có thể kết nối cơ sở dữ liệu quản lý dự án của mình với một kênh Slack và nhận các cập nhật trực tiếp mỗi khi ai đó thay đổi trạng thái của một nhiệm vụ. Khả năng tùy biến ở đây là vô tận.
Giao diện Notion hiển thị tính năng tự động hóa, tối ưu cho cộng tác và quản lý dự án nhóm
Lựa Chọn Công Cụ Quản Lý Tri Thức Cá Nhân Của Bạn
Sau một tháng sử dụng chuyên sâu, đặt cách tiếp cận tập trung vào cơ sở dữ liệu linh hoạt của Notion đối đầu với mạng lưới liên kết đối tượng của Capacities, kết quả đã rõ ràng. Trong khi Notion tỏa sáng ở khả năng cộng tác thời gian thực, thư viện mẫu phong phú và hệ thống cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, thì Capacities lại có ưu thế về chế độ ngoại tuyến, ứng dụng di động được tối ưu và mang lại cảm giác cá nhân hơn.
Công cụ lý tưởng không nhất thiết là công cụ có nhiều tính năng nhất, mà là công cụ phù hợp nhất với phong cách quản lý tri thức của bạn và cách bạn xử lý cũng như kết nối thông tin một cách tự nhiên. Dù cả Notion và Capacities đều bao gồm các tính năng cơ bản và hơn thế nữa, nhưng chúng đều còn hạn chế về quyền riêng tư. Hãy tìm hiểu thêm về các công cụ PKM hàng đầu mang lại mức độ bảo mật tối đa để có lựa chọn phù hợp nhất cho nhu cầu của bạn.
