Trong nhiều năm, tôi đã thử nghiệm qua vô vàn công cụ ghi chú và quản lý kiến thức cá nhân (PKM) mạnh mẽ như Obsidian, Notion và Capacities, với hy vọng tìm kiếm một hệ thống hoàn hảo. Mặc dù mỗi công cụ đều sở hữu những thế mạnh riêng, hành trình đi tìm không gian làm việc thông minh và linh hoạt của tôi dường như không có hồi kết. Đó là khi tôi tình cờ khám phá Tana, và tôi rất hào hứng chia sẻ phát hiện này.
Công cụ năng suất này không chỉ cạnh tranh mà trong nhiều trường hợp còn vượt trội hơn hẳn các đối thủ với tính năng supertags và khả năng tích hợp AI đột phá (chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn sau). Dưới đây là cách Tana đã tinh gọn quy trình làm việc của tôi và chứng tỏ bản thân là giải pháp “sát thủ” mà tôi hằng mong ước bấy lâu.
Ứng dụng gốc trên mọi nền tảng
Trải nghiệm tốt hơn Notion và Obsidian
Một trong những điểm đầu tiên khiến tôi ấn tượng về Tana chính là cách tiếp cận với các ứng dụng gốc trên mọi nền tảng. Trong khi Notion thường mang lại cảm giác như một trang web được đóng gói trong ứng dụng máy tính cơ bản, và Obsidian, dù có ứng dụng desktop mạnh mẽ, lại quá phụ thuộc vào các chủ đề và plugin cộng đồng, Tana lại cho cảm giác được xây dựng riêng cho từng môi trường.
Dù tôi sử dụng Tana trên MacBook Pro, Google Chrome hay iPhone 15 Pro Max, ứng dụng Tana đều hoạt động nhanh chóng, phản hồi mượt mà và trôi chảy. Nó không có độ trễ nhỏ hoặc sự giật lag kiểu web-view mà đôi khi tôi gặp phải với Notion. Ngoài ra, tôi cũng không cần phải dựa vào một chủ đề của bên thứ ba để thay đổi giao diện cho nó (như cách tôi từng làm với Obsidian). Các ứng dụng dành riêng cho iOS và Android không chỉ đơn thuần là phiên bản thu nhỏ của bản desktop, mà còn được tối ưu riêng biệt.
Supertags thực sự kỳ diệu
Bạn nhất định phải sử dụng chúng
Giao diện tính năng Supertags của Tana, thể hiện các trường tùy chỉnh cho loại tài nguyên
Đây là điểm mà Tana tạo nên sự khác biệt so với Notion, Obsidian và Capacities. Supertags trong Tana giống như các template tùy biến mà bạn có thể áp dụng cho bất kỳ “node” (nút thông tin) nào vào bất cứ lúc nào. Khái niệm này khá tương đồng với “Objects” trong Capacities. Chúng định nghĩa một mảnh thông tin là gì và nó nên có những thuộc tính nào.
Ví dụ, nếu tôi đang viết ghi chú về “AI trong giáo dục”, tôi có thể thêm #resource và Tana sẽ nhắc tôi điền vào các trường mặc định mà tôi đã định nghĩa cho supertag #resource của mình: URL, Tác giả, Tóm tắt, Trạng thái. Khả năng tùy chỉnh ở đây là vô tận. Bạn cần dành thời gian để thiết kế supertags trong không gian làm việc của mình để tận dụng tối đa.
Tích hợp AI tinh tế
Không như nhiều công cụ AI nửa vời khác
Tana AI tạo hình ảnh dựa trên mô tả văn bản, thể hiện khả năng tích hợp AI
Hầu hết các ứng dụng PKM hiện nay đều cung cấp tiện ích bổ sung AI, và Tana cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên, việc triển khai tổng thể của Tana lại vô cùng mượt mà. Công ty không cung cấp tích hợp AI như một tính năng phụ trợ; nó được tích hợp trực tiếp vào cốt lõi cách bạn tương tác với thông tin.
Đây là một điểm khác biệt quan trọng so với Notion, nơi bạn có thể sử dụng các khối AI, hoặc Obsidian, nơi bạn phải phụ thuộc vào các plugin của bên thứ ba thường xuyên gặp lỗi. Trong Tana, AI như một phần mở rộng tự nhiên của quá trình tư duy của tôi.
Giả sử bạn có một cơ sở dữ liệu riêng để theo dõi những cuốn sách yêu thích của mình. Bạn có thể nhập tên sách vào cột đầu tiên và sử dụng Tana AI để điền vào cột tác giả chỉ bằng một cú nhấp chuột. Tôi cũng có thể tạo những hình ảnh bắt mắt cho các trang của mình bằng AI. Ví dụ, khi tạo các điểm nói chuyện cho một trang web về trang sức, tôi đã ngay lập tức tạo một hình ảnh biểu ngữ bằng các câu lệnh như “Vàng, đá quý và kim cương”. Tana AI cũng có thể tự động điền các trường trong các tác vụ dự án của bạn.
Hỗ trợ cơ sở dữ liệu mạnh mẽ
Tổ chức thông tin của bạn như một chuyên gia
Các chế độ xem cơ sở dữ liệu đa dạng trong Tana, bao gồm dạng bảng và thẻ
Một trong những điều ban đầu khiến tôi lo ngại khi khám phá Tana là liệu nó có thể thực sự thay thế các tính năng cơ sở dữ liệu mạnh mẽ mà tôi đã quen dùng trong Notion hay không. May mắn thay, Tana hỗ trợ nhiều chế độ xem cơ sở dữ liệu như bảng, danh sách, thẻ và biểu đồ.
Nó được tích hợp gọn gàng với supertags và các node, giúp bạn sắp xếp mọi thông tin một cách hiệu quả. Tôi chủ yếu sử dụng chế độ xem thẻ để quản lý các dự án cá nhân nhỏ của mình.
Tana bao trọn các tính năng cơ bản
Bạn sẽ không bỏ lỡ công cụ yêu thích của mình
Tana hiển thị chế độ chia đôi màn hình và đa tab, hỗ trợ tối ưu hóa quy trình làm việc
Các công cụ PKM như Logseq và Roam Research thường bỏ qua các tính năng cơ bản. Tuy nhiên, Tana thì không như vậy. Nó hỗ trợ chức năng đa tab cũng như chế độ chia đôi màn hình. Tôi có thể mở ghi chú hàng ngày ở một bên, trong khi một dàn ý dự án nằm trong một tab khác. Tôi thậm chí có thể mở một bài nghiên cứu vào chế độ chia đôi màn hình và đối chiếu mọi thứ mà không bỏ lỡ nhịp nào.
Là một công cụ phác thảo cốt lõi, mọi mảnh thông tin trong Tana đều là một node. Bạn có thể kéo và thả, thu gọn, mở rộng và lồng ghép nội dung một cách dễ dàng. Nó mang lại cảm giác tự nhiên khi cấu trúc các ý tưởng. Và đối với việc ghi lại hàng ngày, tính năng ghi chú hàng ngày với chế độ xem lịch là rất tuyệt vời. Mỗi ngày tự động có một trang riêng, một khung trống để ghi lại suy nghĩ, nhiệm vụ và ý tưởng.
Bí quyết năng suất của tôi
Nhìn chung, Tana đã kết thúc hành trình tìm kiếm “bộ não số” lý tưởng của tôi. Đây không chỉ là một cải tiến nhỏ so với các công cụ hiện có; nó là sự kết hợp tinh hoa giữa sự linh hoạt của Notion, khả năng liên kết của Obsidian và khả năng xử lý đa phương tiện phong phú của Capacities.
Tuy nhiên, như bất kỳ công cụ PKM nào, Tana còn xa mới hoàn hảo. Trải nghiệm bắt đầu sử dụng khá dài (và thành thật mà nói là hơi mệt mỏi). Ngoài ra, cũng có một đường cong học hỏi đối với Supertags và các khái niệm khác. Tôi thực sự khuyên bạn nên dành thời gian tìm hiểu kỹ Tana để làm quen với nó.
