Trong môi trường làm việc hiện đại, việc phải thường xuyên sắp xếp các cuộc họp trực tuyến với nhiều đối tác, khách hàng hoặc đồng nghiệp là điều không thể tránh khỏi. Dù bạn là chuyên viên nhân sự thường xuyên phỏng vấn ứng viên, một freelancer quản lý nhiều dự án, hay một quản lý cấp cao cần phối hợp lịch trình, thách thức lớn nhất thường là tìm được một khung giờ chung phù hợp cho tất cả mọi người. Quá trình này có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức, trừ khi bạn biết cách tận dụng các ứng dụng lên lịch họp online tự động hiệu quả.
Nhiều dịch vụ và ứng dụng hiện nay cho phép người dùng dễ dàng lên lịch họp hoặc chia sẻ lịch trống của mình. Bạn chỉ cần chọn những ngày và khung giờ rảnh rỗi, sau đó gửi lịch này cho những người cần gặp. Khi một người tham gia chọn khung giờ phù hợp, các ứng dụng này sẽ tự động thêm sự kiện vào ứng dụng lịch của bạn, kèm theo đường dẫn đến nền tảng hội nghị trực tuyến được sử dụng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm đáng kể công sức quản lý lịch trình. Dưới đây là 4 công cụ đặt lịch họp tự động nổi bật, giúp cuộc sống công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.
Calendly: Lựa chọn kinh điển cho việc đặt lịch hẹn chuyên nghiệp
Nếu bạn đã quen thuộc với khái niệm lên lịch họp trực tuyến bằng cách chia sẻ lịch trống, chắc chắn bạn đã từng nghe đến Calendly. Dịch vụ này đã có mặt trên thị trường từ lâu và cung cấp một cách hiệu quả để sắp xếp cuộc họp online một cách gọn gàng và chuyên nghiệp. Bạn có thể bắt đầu sử dụng miễn phí cho cá nhân bằng cách đăng ký qua website. Sau khi liên kết tất cả các lịch cần thiết, chọn những ngày và khung giờ bạn có mặt, và thế là xong.
Calendly cũng cho phép bạn chọn nhiều tùy chọn nền tảng cho cuộc họp, bao gồm Google Meet, Zoom, và thậm chí là cuộc họp trực tiếp tại một địa điểm cụ thể. Nếu bạn chọn nhiều tùy chọn, người được mời có thể lựa chọn giữa chúng. Bạn cũng có thể cài đặt thời lượng cuộc họp, thêm chi tiết liên quan và giới hạn phạm vi ngày mà lịch sẽ hiển thị cho người mời. Sau khi thiết lập tất cả, hãy chia sẻ liên kết tùy chỉnh với bất kỳ ai bạn muốn đặt lịch hẹn. Phiên bản miễn phí tuy hữu ích nhưng bị giới hạn về khả năng tùy chỉnh và tính năng, cũng như không cho phép kết nối nhiều lịch. Để sử dụng đầy đủ các tính năng này, bạn cần nâng cấp lên gói Standard với mức phí 10 USD/tháng.
Giao diện Calendly hiển thị trang đặt lịch hẹn với các tùy chọn thời gian và loại cuộc họp.
Google Calendar: Tích hợp hoàn hảo với hệ sinh thái Google Workspace
Nếu bạn có tài khoản Google (rất có thể là vậy), nhiều khả năng Google Calendar là ứng dụng lịch mặc định của bạn. Google Calendar hoàn toàn miễn phí, đồng bộ hóa trên mọi thiết bị và dễ dàng tích hợp với Google Workspace nếu tổ chức của bạn sử dụng. Gần đây, Google đã bổ sung khả năng lên lịch cuộc họp vào Google Calendar, biến nó thành một công cụ quản lý lịch toàn diện.
Cá nhân tôi rất thích sử dụng Google Calendar để sắp xếp cuộc họp vì nó không yêu cầu cấp quyền cho bất kỳ ứng dụng bên thứ ba nào khác để truy cập lịch của tôi. Chỉ cần truy cập trang web hoặc ứng dụng, nhấn vào nút Tạo (Create) để mở menu thả xuống, và chọn Lịch hẹn (Appointment schedule). Sau đó, nhập tất cả các chi tiết liên quan như ngày khả dụng, khung giờ, v.v. Sau khi hoàn tất, bạn có thể tạo một liên kết ngắn để chia sẻ với những người có thể tham gia. Google cũng cho phép bạn nhúng trang đặt lịch của mình vào một trang web. Tất nhiên, Google Calendar chỉ cho phép bạn lên lịch họp trực tuyến qua Google Meet. Các tùy chọn khác bao gồm gọi điện thoại hoặc họp trực tiếp.
Giao diện Google Calendar tạo lịch hẹn với các khung thời gian trống và tùy chọn cuộc họp.
Cal.com: Kiếm tiền từ thời gian và chuyên môn của bạn
Bên cạnh các tính năng lên lịch hẹn thông thường, một điểm nổi bật của Cal.com là khả năng tính phí khách hàng cho thời gian tư vấn của bạn. Tất nhiên, bạn vẫn có thể sắp xếp các cuộc họp miễn phí, nhưng Cal.com còn cho phép người khác đặt một buổi tư vấn riêng với bạn, nơi họ có thể hỏi ý kiến về một chủ đề cụ thể hoặc tiếp thu kiến thức từ bạn. Đây là một cách hiệu quả để kiếm tiền từ kỹ năng của mình, đặc biệt khi làm việc với các thương hiệu lớn hoặc tập đoàn.
Nếu bạn là một chuyên gia tư vấn tự do, bạn có thể trực tiếp yêu cầu khách hàng đặt lịch họp với bạn theo cách này thay vì phải gửi hóa đơn sau đó. Các tính năng còn lại của Cal.com khá tương đồng với các ứng dụng sắp xếp lịch họp khác trong danh sách này. Bạn có thể liên kết nhiều lịch, sử dụng Google Meet, Microsoft Teams, Zoom hoặc thậm chí Discord cho các cuộc họp, và đặt các thời lượng cuộc họp khác nhau. Cal.com miễn phí cho cá nhân và các gói trả phí cho doanh nghiệp cũng khá phải chăng.
Trang cài đặt tính khả dụng trên Cal.com cho phép người dùng định cấu hình thời gian rảnh để đặt lịch họp.
Doodle: Công cụ cộng tác và lên lịch họp nhóm hiệu quả
Trong khi các ứng dụng đã đề cập ở trên chủ yếu tập trung vào việc lên lịch các cuộc gọi cá nhân (một-đối-một), Doodle được thiết kế đặc biệt cho các cuộc họp nhóm hoặc các buổi họp có nhiều hơn hai người tham gia. Ý tưởng cốt lõi là tạo một cuộc họp với nhiều tùy chọn thời gian khác nhau, sau đó gửi một cuộc thăm dò ý kiến đến tất cả những người tham gia để hỏi khi nào họ có thể tham gia. Sau khi tất cả mọi người đã bỏ phiếu, người chủ trì có thể quyết định thời điểm tổ chức cuộc họp dựa trên kết quả thăm dò.
Khi ngày và giờ đã được quyết định, các bước còn lại tương tự như các dịch vụ khác. Sự kiện sẽ được thêm vào lịch của bạn, sau đó bạn có thể chọn ứng dụng hội nghị trực tuyến muốn sử dụng cho cuộc họp. Chức năng chính của Doodle hoạt động thực sự hiệu quả cho một cuộc họp gồm nhiều người. Tuy nhiên, một điểm gây khó chịu có thể là quảng cáo liên tục trên trang web của Doodle. Bạn có thể chọn gói Premium để loại bỏ chúng.
Giao diện Doodle hiển thị một cuộc thăm dò ý kiến để chọn thời gian họp phù hợp cho nhiều người tham gia.
Đừng để việc lên lịch họp làm bạn đau đầu
Nếu bạn đang căng thẳng về việc sắp xếp cuộc họp cho bản thân hoặc bất kỳ ai trong tổ chức, hãy giao phó nhiệm vụ này cho một trong những ứng dụng lên lịch họp online tự động được đề cập ở trên. Chúng chắc chắn sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn rất nhiều bằng cách tự động chặn lịch và thông báo trước cuộc họp, giúp bạn tối ưu hóa thời gian và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng khác.
Bạn đã từng sử dụng ứng dụng nào trong số này chưa? Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn với congnghetonghop.com trong phần bình luận bên dưới nhé!
