Việc quản lý tài chính cá nhân thường là một thách thức đối với nhiều người, và tôi cũng không phải là ngoại lệ. Tôi thường xuyên gặp khó khăn trong việc theo dõi các khoản chi tiêu hàng tháng, dẫn đến tình trạng “cháy túi” vào cuối kỳ. Để khắc phục vấn đề này, tôi đã thử qua rất nhiều ứng dụng theo dõi chi tiêu, và mặc dù chúng có hiệu quả nhất định, tôi lại cảm thấy không thoải mái khi cấp quyền truy cập vào email và tin nhắn cá nhân của mình.
Tìm kiếm một giải pháp tối ưu hơn, tôi quyết định tự tạo công cụ theo dõi chi tiêu riêng bằng nền tảng n8n. Gần đây, tôi đã bắt đầu tìm hiểu về n8n và nhận thấy nó khá dễ sử dụng. Thành thật mà nói, tôi không nghĩ việc xây dựng một hệ thống theo dõi chi tiêu từ đầu lại đơn giản đến vậy, và đây chính là chìa khóa giúp tôi kiểm soát tài chính cá nhân hiệu quả hơn mà không phải lo lắng về quyền riêng tư dữ liệu.
Hệ Thống Theo Dõi Chi Tiêu “Không Quá Phức Tạp”
Ưu Điểm Vượt Trội So Với Ứng Dụng Tự Động Hoàn Toàn
Mục tiêu của tôi không phải là xây dựng một công cụ theo dõi chi tiêu tự động hoàn toàn, có khả năng quét mọi tin nhắn và email để tự động ghi lại các khoản phát sinh. Một hệ thống như vậy không thực sự phù hợp với nhu cầu của tôi vì những lý do sau:
- Theo dõi tiền mặt thủ công: Các ứng dụng tự động hóa thường chỉ ghi nhận các giao dịch qua ngân hàng hoặc ví điện tử. Nếu bạn là người vẫn thường xuyên sử dụng tiền mặt như tôi, bạn sẽ không thể theo dõi được các khoản chi tiêu bằng tiền mặt một cách chi tiết. Điều này đòi hỏi phải nhập liệu thủ công, làm giảm đi tính “tự động” của ứng dụng.
- Khó phân loại chi tiêu chi tiết từ tin nhắn/email: Các tin nhắn hoặc email thông báo giao dịch thường không cung cấp đủ thông tin để phân loại chi tiêu rõ ràng (ví dụ: thực phẩm, tạp hóa, đi lại, hóa đơn). Việc này khiến cho việc phân tích tài chính trở nên khó khăn hơn.
Hơn nữa, việc xây dựng một hệ thống tự động hóa hoàn toàn sẽ tăng thêm độ phức tạp đáng kể, và tôi cũng không hoàn toàn tự tin mình có thể thực hiện được một cách trọn vẹn.
Giải Pháp Thông Minh: Theo Dõi Bằng Tin Nhắn Với Sức Mạnh Của AI
Thay vào đó, tôi quyết định tạo một công cụ theo dõi chi tiêu được kích hoạt thông qua tin nhắn văn bản. Tôi chỉ cần gửi một tin nhắn đơn giản chứa thông tin chi tiêu, ví dụ: “mua sắm, 15 USD, 28/01/25”, và khoản chi đó sẽ được tự động thêm vào Google Sheet của tôi. Hệ thống này mang lại sự linh hoạt đáng kinh ngạc trong việc nhập liệu, vì nó sử dụng một mô hình AI để phân tích tin nhắn và đưa dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.
Cơ chế này đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa tự động hóa và kiểm soát thủ công. Tôi không cần phải truy cập một giao diện người dùng phức tạp hay đăng nhập vào một ứng dụng khác. Chỉ cần một tin nhắn nhanh đến n8n, mọi chi tiêu sẽ được ghi lại. Trình phân tích AI mà tôi sử dụng giúp trích xuất ngày, số tiền và danh mục từ ngôn ngữ tự nhiên, nghĩa là tôi không phải tuân thủ một định dạng cố định nào. Cho dù tôi nhập “cà phê, 3 USD, hôm nay” hay “mua tạp hóa; 25.5 usd; 29 tháng 5 năm 2025”, hệ thống đều hoạt động trơn tru.
Theo thời gian, tôi có thể bổ sung thêm các tính năng như tạo danh mục, biểu đồ chi tiêu hoặc thậm chí tổng hợp chi tiêu hàng tháng. Nhưng hiện tại, giải pháp này đã giúp tôi kiểm soát chi tiêu một cách nhất quán và hiệu quả hơn rất nhiều so với trước đây.
Hướng Dẫn Thiết Lập Hệ Thống Theo Dõi Chi Tiêu Với n8n
Toàn bộ quy trình chỉ mất chưa đầy một giờ
Việc tạo công cụ theo dõi chi tiêu tự động này không hề tốn nhiều thời gian. Dưới đây là các bước tôi đã thực hiện:
Bước 1: Chuẩn Bị Google Sheet
Đầu tiên, tôi tạo một Google Sheet đơn giản để lưu trữ tất cả các khoản chi tiêu của mình. Bảng tính này chỉ có ba cột: mô tả, số tiền và ngày. Tôi giữ mọi thứ đơn giản để dễ dàng xem xét và tổng hợp. Mỗi mục chi tiêu mới sẽ xuất hiện dưới dạng một hàng mới trong bảng tính này.
Bước 2: Xây Dựng Quy Trình Làm Việc (Workflow) Trong n8n
Trong n8n, tôi bắt đầu bằng cách tạo một workflow (quy trình làm việc) được kích hoạt mỗi khi tôi gửi một tin nhắn chat.
- Tin nhắn này sẽ được đưa vào một nút AI Agent, sử dụng mô hình chat của OpenAI để hiểu nội dung tôi đã nhập.
- Tôi cũng kết nối nó với một nút memory nhỏ để AI có thể lưu giữ ngữ cảnh của các cuộc trò chuyện ngắn, mặc dù phần này không bắt buộc.
- Công cụ quan trọng nhất được kết nối với AI Agent là một sub-workflow (quy trình con). Quy trình con này có nhiệm vụ phân tích tin nhắn và lưu dữ liệu chi tiêu vào Google Sheet của tôi. Khi tôi gửi một tin nhắn như “cà phê; 120 VND; 29 tháng 5 năm 2025,” AI sẽ chuyển nó cho sub-workflow để xử lý.
Bước 3: Chi Tiết Sub-workflow
Bên trong sub-workflow, mọi thứ bắt đầu với một nút Workflow Input Trigger. Nút này nhận tin nhắn và sử dụng một mô hình OpenAI khác để chuyển đổi tin nhắn thành dữ liệu có cấu trúc. Kết quả là một đối tượng JSON gọn gàng với các trường như mô tả (description), chi phí (cost) và ngày (date).
Sau khi quá trình phân tích hoàn tất, dữ liệu sẽ được chuyển đến nút cuối cùng để lưu vào Google Sheets. Nút này ghi một hàng mới vào bảng tính mà tôi đã tạo trước đó, sử dụng các giá trị đã được trích xuất.
Lưu Ý Quan Trọng Khi Kết Nối
Phần duy nhất đòi hỏi một chút chú ý là đảm bảo AI Agent biết chính xác sub-workflow nào cần được gọi. Trong nút AI Agent, có một menu thả xuống nơi bạn phải chọn đúng workflow con. Nếu bạn quên thiết lập, hệ thống sẽ không hoạt động chính xác và dữ liệu sẽ không được chuyển đi.
Sơ đồ workflow của n8n cho công cụ theo dõi chi tiêu tự động, hiển thị các bước kết nối giữa tin nhắn, AI Agent và Google Sheets.
Chi Phí Triển Khai: Gần Như Miễn Phí!
Điều tuyệt vời nhất là hệ thống theo dõi chi tiêu này không tốn của tôi một xu nào. n8n hoàn toàn miễn phí nếu bạn tự host nó, điều mà tôi đã thực hiện bằng cách sử dụng Docker. Google Sheets API cũng miễn phí (trong giới hạn nhất định), và bạn có thể dễ dàng kích hoạt nó bằng cách tạo một tài khoản Google Cloud.
Chi phí tiềm năng duy nhất là OpenAI API. Tôi đã thử tạo cùng một workflow bằng khóa API từ gói miễn phí của OpenAI nhưng liên tục nhận được thông báo “Bạn đã vượt quá hạn mức hiện tại. Vui lòng kiểm tra gói và chi tiết thanh toán của bạn.” Sau đó, tôi thử lại bằng khóa API từ gói Plus và mọi thứ đều hoạt động.
Tất nhiên, bạn không nhất thiết phải sử dụng OpenAI. Bất kỳ mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) nào tốt cũng có thể thực hiện công việc này. n8n hỗ trợ hầu hết các LLM phổ biến, dù đó là Google Gemini, Claude hay thậm chí DeepSeek. Ngay cả Grok của X cũng khá tiện lợi, và nó đi kèm với 25 đô la tín dụng mỗi tháng.
Sức Hút Của Tự Động Hóa Trong Cuộc Sống
Tôi là một người tương đối mới với lĩnh vực tự động hóa, nhưng phải thừa nhận rằng nó cực kỳ thú vị. Bạn có thể tự động hóa rất nhiều tác vụ lặp đi lặp lại, cả trong công việc lẫn cuộc sống cá nhân. Các ứng dụng như IFTTT cho phép bạn tự động hóa những điều bạn có thể chưa từng nghĩ là có thể. Trong khi khám phá, đừng ngần ngại thử các lựa chọn thay thế mã nguồn mở như Huginn.
Việc nắm vững các công cụ tự động hóa không chỉ giúp bạn giải quyết các vấn đề cá nhân như quản lý chi tiêu mà còn mở ra vô số cánh cửa để tối ưu hóa công việc và cuộc sống hàng ngày.
Với n8n, tôi đã tìm thấy một cách đơn giản, hiệu quả và an toàn để quản lý tài chính của mình. Nếu bạn cũng đang tìm kiếm một giải pháp tương tự, hoặc muốn khám phá tiềm năng của tự động hóa, đừng ngần ngại thử nghiệm. Hãy chia sẻ ý kiến hoặc kinh nghiệm của bạn về việc tạo công cụ theo dõi chi tiêu tự động này hoặc các dự án tự động hóa khác của bạn!
